Agiles Programmmanagement ist ein Ansatz, bei dem mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet werden, um Organisationen bei der Umsetzung strategischer Prioritäten zu unterstützen. Zu diesen Zielen könnten die Steigerung des Umsatzes, die Verbesserung der Kundenzufriedenheit, die Verringerung der Kundenabwanderung, die Beschleunigung der Produktentwicklung, die Erhöhung des Markenbewusstseins, die Verbesserung des Mitarbeiterengagements und vieles mehr gehören.
Es gibt jedoch Szenarien, in denen das herkömmliche Programmmanagement nicht in der Lage ist, mit der Komplexität, der Geschwindigkeit und dem Wandel umzugehen, die für die heutige Unternehmenslandschaft charakteristisch sind. Hier kann agiles Programmmanagement den entscheidenden Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen.
Agile Programm-Management-Prinzipien
Im Wesentlichen gibt es drei Leitprinzipien des agilen Programmmanagements: Konzentration auf den Kundennutzen, Förderung des ständigen Wandels und effektive Zusammenarbeit. Jedes dieser Prinzipien wird im Folgenden kurz erläutert.
- Konzentration auf den Kundennutzen
Im agilen Programmmanagement liegt der Schwerpunkt auf der Bereitstellung dessen, was die Kunden benötigen, und zwar auf reaktionsschnelle und zuverlässige Weise. Dies erfordert ein umfassendes Verständnis des zu lösenden Geschäftsproblems oder des zu erreichenden Ziels. Es bedeutet auch, die Teams so auszustatten und zu befähigen, dass sie einen Mehrwert liefern, und die richtigen Metriken und Leistungsindikatoren (KPIs) zu verwenden, um den Fortschritt zu messen und zu überwachen. - Förderung des ständigen Wandels
Für agile Teams sind Veränderungen nichts, was man vermeiden sollte. Vielmehr ist es etwas, das erzeugt und genutzt werden muss. Um dies zu erreichen, müssen Unternehmen einen iterativen Ansatz verfolgen, der es den Teams ermöglicht, sich schnell anzupassen und zu verändern, während sie kontinuierlich Kundenfeedback integrieren. Man kann es auch so sehen, dass die Ungewissheit nicht gefürchtet, sondern umarmt wird. - Effektive Zusammenarbeit
Wie bereits erwähnt, müssen die Teams über die aktuellen Informationen und Pläne verfügen, die sie benötigen, um laufende Anpassungen vorzunehmen. Ohne eine effektive Zusammenarbeit zwischen allen internen und externen Beteiligten würden diese Änderungen auf Vermutungen statt auf Daten beruhen - und unweigerlich zu Doppelarbeit, unzufriedenen Kunden und erschöpften Teammitgliedern führen.
Agile Programm-Management-Governance
Ein erfolgreiches agiles Programmmanagement basiert auf einer effektiven Governance. Dies wird häufig vom PMO durchgeführt und beinhaltet:
- Entwicklung von Standards, Strukturen und Verfahren zur Kontrolle der Abläufe.
- Auswahl von Metriken und KPIs zur Überwachung und Verwaltung der Leistung.
- Sicherstellen, dass jedes Programm mit den Prioritäten der Organisation im Einklang steht.
- Zuweisung von Ressourcen (Personal, Technologie, Ausrüstung usw.) zur Optimierung der Leistung.
- Durchführung der Finanzverwaltung, um die Durchführbarkeit und Rentabilität des Programms sicherzustellen.
- Einführung von Best Practices im gesamten Programmportfolio (mehr dazu weiter unten).
Bewährte Praktiken des agilen Programm-Managements
Es gibt keinen allgemeinen "one-size-fits-all" Ansatz für agiles Programmmanagement. In einigen Unternehmen werden mehrere agile Projekte verwaltet (auch bekannt als "Scrum of Scrums"). In anderen Organisationen zeichnet sie sich durch die Umsetzung agiler Aktivitäten aus (z.B. tägliche Stand-up-Meetings) in ein eher konventionelles Programmmanagement-Paradigma.
Unabhängig vom Umfang gibt es jedoch einige grundlegende Best Practices, die alle Organisationen und Teams übernehmen sollten. Dazu gehören:
- Implementieren Sie ein standardisiertes, berechenbares und wiederholbares System, das den Kunden einen Mehrwert bietet. Das System sollte so einfach und schlank wie möglich sein.
- Verfolgen Sie einen adaptiven Entwicklungsansatz, der zu laufenden Ergebnissen führt, die klar gemessen und analysiert werden können.
- Verstehen Sie, wie wichtig es ist, dass Ihre Teams gut ausgerüstet und engagiert sind. Wenn Sie dies vernachlässigen, führt dies zu erschöpften Teammitgliedern, die regelmäßig Fristen versäumen, minderwertige Arbeit produzieren, Feedbackschleifen blockieren oder umgehen und wie Zombies durch die Flure streifen (wenn dieses Phänomen in Ihrem Unternehmen bereits auftritt, dann sollten Sie Folgendes tun).
- Verwenden Sie eine ausgefeilte, aber einfach zu bedienende Programmverwaltungssoftware, die die Leistung fördert und nicht behindert. Diese Technologie sollte sich in die vorhandenen Tools in der Umgebung integrieren lassen, sehr flexibel und konfigurierbar sein, die Wahrscheinlichkeit von Doppelarbeit minimieren und die interne und externe Zusammenarbeit fördern.
Rollen und Verantwortlichkeiten im agilen Programmmanagement
Agile Teams setzen sich aus verschiedenen und unterschiedlichen Fachleuten zusammen - von Strategen, die das große Ganze im Blick haben, bis hin zu Nischenspezialisten. Im Allgemeinen gibt es fünf Schlüsselrollen, die vor allem in IT-Organisationen im Mittelpunkt stehen: Programmmanager, Produktmanager, Systemarchitekten, Release-Train-Ingenieure und Geschäftsinhaber.
- Programmmanager leiten und koordinieren die Teams, die den verschiedenen Projekten des Portfolios zugeordnet sind. Zu den typischen Tätigkeiten gehören die Unterstützung der Release-Planung, die Moderation von "Scrum of Scrums", die Aktualisierung von Roadmaps, die Verfolgung von Programmabhängigkeiten und -risiken, die Durchführung von Portfolio-Reifegradbewertungen und die Unterstützung bei der Vertragsverwaltung mit externen Auftragnehmern und Anbietern. Viele agile Programmmanager besitzen eine oder mehrere Zertifizierungen, wie z.B. Certified Scrum Master (Scrum Alliance), Agile Project Management (IC Agile) und Agile Certified Practitioner (Project Management Institute).
- Produktmanager stellen sicher, dass die Produkt-Roadmap korrekt, aktuell und abgestimmt ist - eine wichtige und anspruchsvolle Aufgabe, da sich die Roadmap aufgrund interner und externer Faktoren ständig ändert. Produktmanager arbeiten auch eng mit Programmmanagern zusammen, um festzulegen, was, wann und wie gebaut werden soll, um die Unternehmensressourcen zu optimieren und die Kundenbedürfnisse zu erfüllen.
- Systemarchitekten (auch als Systemingenieure bezeichnet) haben die Aufgabe, die technischen Aspekte eines Programms zu entwickeln, zu präsentieren, zu optimieren und aufeinander abzustimmen und sicherzustellen, dass sie mit der Gesamtvision übereinstimmen.
- Release-Train-Ingenieure erleichtern agile Release-Train-Prozesse (ART) wie die Planung der Programmimplementierung, Innovations- und Planungsiterationen sowie Inspektions- und Anpassungsereignisse. In einigen Unternehmen, die einen strukturierten Ansatz zur Skalierung von Agile verfolgen, kann der Release Train Engineer auch der Programmmanager sein.
- Die Geschäftsverantwortlichen konzentrieren sich darauf, sicherzustellen, dass die agilen Release-Züge den erwarteten Wert liefern, indem sie die Prioritäten mit den wesentlichen Geschäftsfaktoren und -zielen in Einklang bringen. Geschäftsinhaber haben in der Regel auch die Aufgabe, Anpassungen und Umschwünge zu kommunizieren und zu präsentieren.
Das Fazit
Agiles Programmmanagement ist eine Denkweise und keine Methodik. Was in einem Unternehmen, auf einem Markt oder in einem Sektor funktioniert, muss daher nicht unbedingt auch in einem anderen funktionieren. Das Wichtigste ist jedoch, dass die Bemühungen und Investitionen Ressourcen und Infrastruktur optimieren, einen sinnvollen und messbaren Kundennutzen liefern und die Unternehmensziele gewinnbringend erreichen.
