Die klassische Definition einer Organisation ist "eine Gruppe von Menschen mit einem bestimmten Ziel". Die Art und Weise, wie dieses "Gremium von Menschen" konfiguriert und zusammengesetzt ist, wirkt sich jedoch direkt darauf aus - manchmal zum Guten und manchmal zum Schlechten - wie, wann und ob der "besondere Zweck" erfüllt wird. Mit anderen Worten: Um Projektmanagementorganisation zu verstehen, müssen wir die zugrunde liegende Struktur erfassen und bewerten.
Organisationsstruktur des Projektmanagements
Nachfolgend finden Sie einen Überblick über vier gängige Projektmanagement-Organisationsstrukturen Typen: funktional, Matrix, projektorientiert und zusammengesetzt.
Funktionale Organisationsstruktur
In einer funktionalen Organisationsstruktur (auch als konventionelle und traditionelle Organisationsstruktur bezeichnet) liegt die Entscheidungsgewalt bei den funktionalen Managern. So sind Abteilungen, Bereiche, Teams und Arbeitsgruppen nach der Art der anfallenden Arbeit geordnet (z.B. &Technik, Forschung und Entwicklung, Vertrieb, professionelle Dienstleistungen, usw.).
Projektmanager haben wenig oder gar keine Befugnisse, und daher ist die Arbeit an Projekten in der Regel eher eine Teilzeit- als eine Vollzeittätigkeit. So kann eine Person beispielsweise als Projektmanager für eine bestimmte Initiative eingesetzt werden, wobei sie einem funktionalen Manager unterstellt ist, der die Budgetzuweisung, die Ressourcenzuweisung usw. kontrolliert. Sobald das Projekt beendet ist, kehrt die Person in ihre normale (funktionale) Rolle zurück.
Projektierte Organisationsstruktur
In einer projektorientierten Organisationsstruktur erhalten die Projektmanager ein hohes Maß an Befugnissen (und in einigen Fällen die vollständige und totale Autorität), um verschiedene Entscheidungen in Bezug auf Budgetzuweisung, Ressourcenzuweisung, Zeitplanung usw. zu treffen. Da diese Organisationen im Wesentlichen auf die Durchführung von Projekten ausgelegt sind, haben Projektmanager keine funktionale Rolle, auf die sie zwischen den Initiativen zurückgreifen. Sie arbeiten von Projekt zu Projekt und können oft mehrere kleinere Projekte gleichzeitig leiten.
Matrix-Organisationsstruktur
Eine Matrix-Organisationsstruktur ist eine Mischung aus funktional und projektbezogen. In dieser Konfiguration - die die häufigste Art der Struktur ist - haben sowohl Funktionsmanager als auch Projektmanager ein gewisses Maß an Macht und Autonomie. Im ersten Fall bewegt sich die Autorität vertikal (im Organigramm nach oben und unten). Bei letzteren bewegt sich die Autorität vertikal (über Abteilungen und Teams hinweg).
Mitarbeiter, die in einer Matrix-Organisationsstruktur arbeiten, berichten möglicherweise an mehrere Manager. Zum Beispiel kann ein Elektriker, der normalerweise 40 Stunden pro Woche arbeitet, beauftragt werden, 10 Stunden pro Woche an einem Bauprojekt zu arbeiten. Während dieser 10 Stunden berichtet sie dem Projektmanager. In den anderen 30 Stunden untersteht sie ihrem Funktionsleiter.
Im Allgemeinen gibt es drei Untertypen von Matrix-Organisationsstrukturen: starke, schwache und ausgewogene Strukturen:
- Stark: Projektmanager haben mehr Autorität als Funktionsmanager.
- Schwach: Funktionsmanager haben mehr Autorität als Projektmanager.
- Ausgewogene: Sowohl Projektmanager als auch Funktionsmanager haben gleiche (oder ähnliche) Befugnisse.
Eine ausgewogene Matrix-Organisationsstruktur mag zwar ideal und demokratisch erscheinen, aber es kann eine ziemliche Herausforderung sein, diesen Ansatz effizient umzusetzen. Das liegt daran, dass es immer wieder Probleme geben wird, die einen Managertyp gegenüber einem anderen begünstigen.
Um auf das obige Beispiel zurückzukommen, stellen Sie sich vor, dass der Projektleiter des Bauprojekts möchte, dass der Elektriker 20 Stunden pro Woche für das Projekt aufwendet, anstatt zehn. Auch wenn dieser Antrag völlig legitim und gerechtfertigt sein mag - sagen wir, der Bauherr hat den Termin um drei Monate vorverlegt und deshalb muss der Zeitplan beschleunigt werden -, kann der Funktionsmanager diesen Antrag ablehnen.
Um ständige Konflikte auf dem Organigramm für Bauprojekte zu vermeiden, müssen sowohl der Funktionsmanager als auch der Projektmanager über klare Protokolle und Prozesse für die Entscheidungsfindung verfügen. In einigen Fällen kann dies bedeuten, dass bestimmte Angelegenheiten zur endgültigen Entscheidung an eine Führungskraft (oder ein Führungsteam) weitergegeben werden.
Komposit-Organisationsstruktur
Eine zusammengesetzte Organisationsstruktur kombiniert alle drei oben genannten Typen: funktional, projektbezogen und hybrid.
Auf den ersten Blick mag diese Art der Konfiguration übermäßig - wenn nicht gar unmöglich - komplex und unpraktisch erscheinen. Diese Kombination bedeutet jedoch nicht, dass die Projektmanager unterschiedliche Befugnisse für ein und dasselbe Projekt haben (d.h. am Montag haben sie volle Befugnisse und am Dienstag haben sie keine). Ein solches System wäre wirklich chaotisch!
In einer gemischten Organisationsstruktur werden den Projektmanagern verschiedene Ebenen von Befugnissen für verschiedene Projekte übertragen. Zum Beispiel:
- Auf "Projekt A" haben sie möglicherweise die volle Autorität (wie es in projektorientierten Organisationen der Fall ist).
- Auf "Projekt B" haben sie möglicherweise nur wenig Befugnisse und dienen eher als Projektkoordinator oder -vermittler (wie es in funktionalen Organisationen der Fall ist).
- Auf "Project C" können sie sich die Befugnisse mit einem Funktionsmanager teilen (wie es in Matrixorganisationen der Fall ist).
Aufgrund der Komplexität einer zusammengesetzten Organisationsstruktur wird dieser Ansatz nur selten von kleineren oder mittelgroßen Unternehmen verwendet. Stattdessen wird es von einigen großen Unternehmen und Regierungsbehörden eingesetzt, die sich auf mehrere Sektoren derselben Branche konzentrieren. Google wird oft als Beispiel für eine zusammengesetzte Organisationsstruktur (mit einem deutlichen Schwerpunkt auf einer Matrix-Organisationsstruktur) angeführt.
Projektorganisation und -management
Das folgende Diagramm veranschaulicht den relativen Umfang der Befugnisse von Projektmanagern in jeder Art von Struktur, wobei der Grad der Befugnisse von links nach rechts zunimmt:
Quelle: PMI: Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)
Ein Wort zu PMOs
Project Management Offices (PMOs) können in allen Arten von Organisationsstrukturen existieren. Die meisten Befugnisse und die meiste Kontrolle haben PMOs jedoch in projektorientierten Organisationen und die wenigsten in funktionalen Organisationen (in denen das PMO in der Regel eine unterstützende und keine kontrollierende oder lenkende Rolle spielt).
Faktoren bei der Wahl einer Organisationsstruktur
Wie das Project Management Institute (PMI), einer der weltweit führenden Projektmanagementverbände, hervorhebt, gibt es eine Vielzahl von Faktoren, die bei der Wahl einer Organisationsstruktur berücksichtigt werden müssen. Diese umfassen (sind aber nicht beschränkt auf):
- Ausmaß der Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen
- Fähigkeiten zur Spezialisierung
- Delegationsmöglichkeiten
- Kontrollspanne, Effektivität und Effizienz
- Klare Linien für eskalierende Entscheidungen
- Kommunikation (z.B. Politik, Vision, Stand der Arbeit)
- Umfang der Befugnisse
- Zuordnung der Verantwortlichkeit
- Zuweisung von Verantwortung
- Einfachheit und Anpassungsfähigkeit des Designs
- Effizienz der Leistung
- Kostenüberlegungen,
- Physische Standorte (an einem Ort, regional und/oder virtuell)
Projektmanagement Organisation Software
Unabhängig von der Struktur ist eine gute Projektmanagement-Organisationssoftware unerlässlich, um Initiativen im Zeit- und Budgetrahmen zu halten. Zu den wichtigsten Merkmalen und Funktionen gehören:
- Cloud-basierter Zugang
- Konfigurierbare Workflows
- Kontextbezogene Zusammenarbeit
- Automatisierte Geschäftsprozesse
- Transparenz in Echtzeit
- Flexible Benutzeroberfläche
- Dynamische Berichte und Dashboards
- Integration mit anderen Systemen und Tools in der Umgebung (z.B. CRM, ERP, Dateiablage, Chat, Aufgabenverwaltung, Präsentation, usw.).
Bei der Bewertung verschiedener Softwarelösungen für das Projektmanagement ist es auch wichtig, auf Aspekte wie die sofortige Einsatzbereitschaft, den einfachen Einstieg und die Informationssicherheit (sowohl bei der Datenübertragung als auch bei der Datenaufbewahrung) zu achten. Und natürlich ist es ratsam, sich auf Kundenrezensionen,Analystenrezensionen und Auszeichnungen zu konzentrieren.
Das Fazit zur Projektmanagement-Organisation
Eine Projektmanagementstruktur ist nicht statisch und fest. Vielmehr ist sie dynamisch und anpassungsfähig. Unternehmen, die grundlegende Stabilität mit reaktionsschneller Agilität kombinieren, sind in der Regel diejenigen, die an die Spitze ihres Marktes aufsteigen, das Tempo vorgeben und den Weg vorgeben.
