Von allen Herausforderungen, die sich im Laufe der Karriere eines Projektmanagers ergeben können, gibt es nur wenige, die mehr Druck ausüben als die Übernahme eines Projekts, das ein anderer Manager initiiert hat. Anstatt Wochen oder Monate Zeit für die Vorbereitung und Planung zu haben, bevor die Projektaufgaben anstehen, werden Sie vielleicht mitten in die Phase der Projektdurchführung hineingeworfen, in der Dutzende von Teammitgliedern sofort Unterstützung und Anleitung von Ihnen erwarten.
Wenn die Übernahme eines Projekts auf halbem Wege nicht schon schwierig genug ist, bedeuten die Folgen, die zu einem Übergang führen, in der Regel, dass zusätzliche Herausforderungen auf den neuen Projektmanager warten. Viele Übergänge finden statt, weil ein Projekt in Zeitnot geraten ist oder haushaltspolitische Herausforderungen die der vorherige Projektleiter nicht lösen konnte. In anderen Fällen hat ein Projektmanager vielleicht beschlossen, das Unternehmen zu verlassen und sich bereits von den wichtigen alltäglichen Aufgaben, die er oder sie eigentlich erledigen sollte, zurückgezogen.
Unabhängig davon, warum Sie in diese Situation geraten sind, können Ihnen diese Projektmanagement-Tipps helfen, sich schnell einzuarbeiten und Ihr angenommenes Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.
Treffen mit wichtigen Interessenvertretern
Bevor Sie viel Zeit damit verbringen, den Projektplan oder andere Unterlagen durchzusehen, vereinbaren Sie Treffen mit Sponsoren und andere wichtige Interessengruppen um sich mit dem Zweck und dem aktuellen Stand des Projekts vertraut zu machen. Versuchen Sie, so viele Informationen wie möglich zu erhalten, z.B. über aktuelle Herausforderungen, Änderungen des Projektumfangs und andere Aspekte des Projekts, die aus den von Ihrem Vorgänger hinterlassenen Dokumenten nur schwer zu ermitteln sind. Wenn der ehemalige Projektleiter sich bereit erklärt hat, sich mit Ihnen zu treffen, sollte er natürlich Ihr erster Ansprechpartner sein, aber holen Sie auch die Meinung anderer Teammitglieder ein.
Überprüfen Sie den Projektplan
Sobald Sie die Grundzüge des Projekts kennen, ist es an der Zeit, sich mit den Aufgabenzuweisungen, Fertigstellungsterminen, Budgetzuweisungen und anderen wichtigen Details vertraut zu machen, von denen Sie die meisten im Projektplan finden. Wenn Ihr Unternehmen die Online-Projektmanagement-Software wie Planview AdaptiveWork kann dieser Schritt auf Ihrer Projektmanagement-Checkliste relativ einfach sein, da Sie sofortigen Zugriff auf alle aktuellen Metriken, Planungsdokumente und Online-Diskussionen des Teams haben.
Planen Sie häufige Meetings
Niemand möchte den Terminkalender seiner Teammitglieder mit unnötigen Besprechungen füllen, aber wenn Sie das Projekt eines anderen übernehmen, kann dies unerlässlich sein. Möglicherweise müssen Sie um etwas zusätzliche Zeit für Status-Updates und Wissenstransfer auf täglicher oder wöchentlicher Basis bitten, während Sie sich auf den neuesten Stand bringen. Sobald Sie mit den Abläufen vertraut sind, können Sie Ihre zusätzlichen Meetings nach und nach ausfallen lassen und das Team zu seinem gewohnten Rhythmus zurückkehren lassen.
Fokus auf Risikomanagement
Das Letzte, was Sie als neuer Projektmanager tun möchten, ist, etwas Neues durch die Maschen fallen zu lassen. Achten Sie in den ersten ein oder zwei Monaten Ihrer Tätigkeit besonders auf Ihre Risikomanagementplanund bitten Sie Ihr Team um Feedback zu allen Punkten, die Ihnen nicht sofort klar sind. Wenn Risiken bereits zu Problemen geworden sind, sollten Sie Ihre Aktionspläne aufmerksam verfolgen. Wenn Ihre Teammitglieder sehen, dass Sie sich dafür einsetzen, das Projekt zum Erfolg zu führen, sind sie eher bereit, sich ebenfalls anzustrengen.
