Ein effektiver Projektmanager zeichnet sich durch seine Fähigkeit zur Planung aus, und eine der wichtigsten Säulen dieses Plans sollte der Zeitplan sein. Die Erstellung eines Projektzeitplans ist wie das Zeichnen der Karte vor der Reise - sie legt die Ziele und Grenzen der Projektdauer fest, damit die Teams auf Kurs bleiben (und wichtige Fristen einhalten). Ohne einen detaillierten Zeitplan kann ein Projekt schnell zu einem Chaos aus verschwendeten Ressourcen und gebrochenen Versprechen an die Beteiligten werden.
Zeitplan für das Projektmanagement
Aber wie sollten PMs eigentlich einen funktionierenden Zeitplan erstellen? Dazu braucht man eine Kombination aus genauer Schätzung, Erfahrung und Flexibilität. Jeder Zeitplan wird je nach Projekt ein wenig anders aussehen, aber ein erfolgreicher Projektzeitplan hat im Allgemeinen einige gemeinsame Elemente und Schlüsselschritte, die ein PM kennen sollte.
Wie Sie einen funktionierenden Projektzeitplan erstellen
1. Skizzieren Sie den Projektumfang.
A Umfangsangabe ist wie ein Versprechen, was Sie am Ende des Projekts zu liefern gedenken. Die Festlegung des Umfangs eines Projekts sollte immer der erste Schritt eines Projektmanagers sein. Die Definition des Umfangs kann schwierig sein, aber die allgemeine Idee ist, dass Sie:
- Begründen Sie den Bedarf des Projekts, und
- Skizzieren Sie, wie Sie dorthin gelangen wollen
Wenn es um Zeitmanagement geht, geht es beim Projektumfang genauso sehr darum, was NICHT enthalten ist, wie um das, was enthalten ist - d.h. um das, was Sie nicht versprechen und somit nicht zur Rechenschaft gezogen werden können. Das liegt daran, dass Projekte mit schlecht umrissenen Aufgabenbereichen anfälliger sind für schleichende Ausweitung des AufgabenbereichsWenn Interessengruppen nach Beginn des Projekts weitere Anforderungen, Ziele oder Leistungen hinzufügen.
Die Folgen einer Ausweitung des Projektumfangs liegen auf der Hand: Projekte können zu einem Engpass bei den Ressourcen werden und natürlich länger als erwartet dauern, bis sie abgeschlossen sind. Sie haben eine bessere Chance, die Ausweitung des Projektumfangs (und die damit verbundenen Terminüberschreitungen) zu verhindern, wenn Sie einen klaren Projektumfang festlegen und sich daran halten.
2. Erstellen Sie einen Projektstrukturplan (WBS).
Sobald Sie den Umfang klar definiert haben, sollten Sie die Projektleistungen festlegen. Damit sind noch nicht unbedingt Aufgaben gemeint, sondern eher größere Abschnitte des Projekts, die in einem so genannten "Projektstrukturplan." Ein anderer Name für diesen Schritt ist "Scope Baseline" und hilft dabei, die Ergebnisse zu erklären, die später in Arbeitspakete und dann in Aufgaben unterteilt werden.
3. Grenzen Sie die Aufgaben ab.
In dieser Phase unterteilen Sie die Teilziele in Aufgaben und erstellen "To-Do"-Listen. An dieser Stelle muss die Lücke zwischen dem Ausgangswert und dem Ziel berücksichtigt werden, damit Sie genau wissen, was getan werden muss, um dieses Ziel zu erreichen.
Es ist wichtig, Aufgaben, die sich über Arbeitspakete hinweg ähneln, miteinander zu verknüpfen, da diese Ihnen später helfen werden, Ihre Abhängigkeiten zu bestimmen.
4. Bestimmen Sie die Abhängigkeiten.
Wie das Wort schon sagt, sind Abhängigkeiten Aufgaben, die erst begonnen werden können, wenn andere beendet sind. Sie sind also voneinander "abhängig" und beeinträchtigen den Zeitplan des Projekts, wenn Sie sie nicht entsprechend planen.
Viele Projektmanager sind der Meinung, dass dies der schwierigste Teil bei der Erstellung eines Zeitplans ist, denn je komplexer die Projekte werden, desto mehr Aufgaben können mit Abhängigkeiten verbunden sein. Dies ist der Punkt, an dem Software kann Ihnen bei der Erstellung des Zeitplans behilflich sein.
5. Berücksichtigen Sie Zeitrahmen und Ressourcen.
Die Angabe, wie lange jede Aufgabe dauern wird und welche Ressourcen dafür benötigt werden, ist ebenfalls wichtig, um einen Zeitplan zu erstellen. Auch wenn Sie eine bestimmte Zeit für eine Aufgabe und ein Teammitglied vor Augen haben, kann deren Zeitplan mit dem Zeitrahmen des Projekts kollidieren - vor allem, wenn Sie viele Projekte innerhalb eines Portfolios verwalten.
Bei der Erstellung eines Zeitplans ist es daher wichtig, dass Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen berücksichtigen.
6. Identifizieren Sie Meilensteine.
Um den Fortschritt zu messen, müssen Sie frühzeitig Standards festlegen. Auswahl von Projektmeilensteinen und Metriken zur Erfolgsmessung helfen Ihnen, auf Kurs zu bleiben und zu erkennen, wo und wann Sie ins Hintertreffen geraten. Dann können Sie die Leistung entsprechend anpassen.
7. Erstellen Sie den Zeitplan.
Jetzt muss nur noch die Zeitleiste selbst erstellt werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Aufgaben durchgängig sind und verwenden Sie ggf. eine Farbcodierung. Fügen Sie Ihre Meilensteine ein, um eine routinemäßige "Kontrolle" für jede Aufgabe einzurichten. Am besten verwenden Sie eine Software, die viele Berechnungen und die Erstellung des Zeitplans automatisiert durchführen kann.
Die Festlegung eines Projektzeitplans ist wichtig, um die Ziele des Teams aufeinander abzustimmen und Hindernisse einzuplanen. Die Festlegung des Umfangs und des Projektstrukturplans ist Ihr erster Schritt. Danach können die Ergebnisse und Aufgaben umrissen und die Ressourcen zugewiesen werden. Denken Sie daran: Wenn die Karte bereits erstellt ist, müssen Sie nicht raten, wohin Sie gehen.
