Von allen Dokumenten, die im Laufe eines Projekts erstellt, überprüft und ausgetauscht werden - Projektpläne, Zeitpläne, Budgets, Statusberichte und Fehlerprotokolle, um nur einige zu nennen - ist die Projektumfangserklärung möglicherweise dasjenige, das den größten Einfluss auf das Projekt als Ganzes hat.
Das Scope Statement beschreibt die Ziele, Fristen und Beziehungen, die das Projekt von Anfang bis Ende prägen werden. Die Erstellung eines genauen, vollständigen Dokuments zum Projektumfang kann die Erfolgschancen Ihres Projekts drastisch erhöhen. Wenn Sie die folgenden Elemente in Ihr Umfangsdokument aufnehmen, können Sie eine effektive Umfangsangabe erstellen und das Risiko minimieren, dass Änderungsaufträge oder andere Störungen Ihr Budget oder Ihren Zeitplan sprengen.
Sechs Punkte, die Sie in Ihr Project Scope Statement aufnehmen sollten
1. Der Business Case
Große Unternehmen verbringen in der Regel viel Zeit damit, Vorschläge zu prüfen und zu analysieren, bevor sie einem Projekt zustimmen. Die Erklärung zum Projektumfang muss den Vorschlag nicht in allen Einzelheiten wiederholen, aber sie sollte eine Zusammenfassung der geschäftlichen Anforderungen enthalten, die mit dem Projekt erfüllt werden sollen. Dies kann dazu beitragen, das Projekt für Interessengruppen, die nicht am ursprünglichen Genehmigungsprozess beteiligt waren, in den richtigen Kontext zu stellen.
2. Ziele
Im Anschluss an die Beschreibung des Geschäftsfalls sollte die Erklärung zum Umfang die Ziele, die mit dem Projekt erreicht werden sollen, klar definieren. Während sich andere Aspekte des Projektumfangs, einschließlich der spezifischen Ergebnisse, im Laufe der Zeit ändern können, wird sich das grundlegende Ziel eines Projekts in der Regel nicht ändern.
Wenn Interessengruppen versuchen, Ziele hinzuzufügen oder den Umfang zu erweitern, nachdem das Projekt begonnen hat, müssen PMs Projektumfangsmanagement betreiben und darauf bestehen, dass alle Änderungen durch einen formellen Prozess erfolgen.
3. Ergebnisse
In einer Umfangsangabe sollten die Produkte oder Dienstleistungen aufgeführt werden, die bei Abschluss des Projekts geliefert werden sollen, um die Projektziele zu erreichen. Die Ergebnisse sollten so detailliert beschrieben werden, dass Verwirrung oder Fehlinterpretationen durch die Beteiligten vermieden werden.
Obwohl die Leistungen von Projekt zu Projekt variieren, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass die endgültige Liste der zu liefernden Produkte oder Dienstleistungen bei vielen Ihrer Projekte ähnlich ist.
4. Kriterien für die Akzeptanz
Wenn in einer Umfangsangabe zwar Leistungen aufgelistet werden, aber keine Kriterien definiert sind, die die Leistungen erfüllen müssen, ist das Ergebnis oft problematisch. Die Anbieter sind vielleicht der Meinung, dass sie genau das geliefert haben, was in der Umfangsangabe gefordert wurde, während die Kunden glauben, dass sie etwas völlig anderes erhalten haben.
Durch die Festlegung von Akzeptanzkriterien, die erfüllt werden müssen, kann sichergestellt werden, dass jede Projektaktivität das Team seinem Endziel näher bringt.
5. Ausschlüsse
Genauso wie die Umfangsangabe die Elemente definieren sollte, die als Teil des Projekts geliefert werden müssen, sollte sie auch alle Produkte oder Dienstleistungen auflisten, die nicht in das Projekt aufgenommen werden sollen.
Auch hier ist es das Ziel, Verwirrung oder Missverständnisse zu vermeiden. Daher sollte die Liste der Ausnahmen so detailliert sein, wie es notwendig ist, um die Projektgrenzen für alle Beteiligten zu definieren.
6. Technologie
Auch wenn dies in der Regel nicht in den Angaben zum Projektumfang enthalten ist, können Stakeholder und andere Teammitglieder eine Einführung oder Erklärung der mit dem Projekt verbundenen Technologie hilfreich finden.
Ganz gleich, ob es sich um Informationen darüber handelt, welche professionellen Dienstleistungen Sie nutzen werden, um Talente zu finden, oder welche Projektmanagement-Software Sie zu verwenden beabsichtigen, es ist wahrscheinlich, dass die Beteiligten die Transparenz zu schätzen wissen und sich wohler fühlen, wenn das Projekt voranschreitet.
Bei einer guten Verwaltung des Projektumfangs geht es vor allem um Transparenz. Projektmanagement-Software kann es Ihnen erleichtern, sich einen Überblick über den Projektfortschritt zu verschaffen. Wenn Sie mehr über die preisgekrönte Lösung von Planview AdaptiveWork erfahren möchten, melden Sie sich noch heute für eine Live-Demo an: .
