Die Projektpflege - der Prozess der Verfolgung und Aktivierung von Projektaktivitäten in Übereinstimmung mit dem Projektplan - ist ein wesentlicher, aber oft übersehener Faktor für den Gesamterfolg eines Projekts. Nachdem sie so viel Zeit in der Planungsphase verbracht haben, neigen viele Projektmanager dazu, einen Schritt zurückzutreten, sobald die anderen Mitglieder des Projektteams ihre Arbeit aufnehmen. Erfahrene Projektmanager wissen jedoch, dass die Projektüberwachung genauso wichtig ist wie projektplanung.
Vor allem Unternehmensprojekte erfordern ein ständiges Engagement bei der Projektpflege, da sie in der Regel eine viel längere Laufzeit haben als Projekte in kleineren Unternehmen. Je länger ein Projekt läuft, desto wahrscheinlicher wird es, dass sich eine kleine Abweichung vom Projektplan im Laufe des Projekts zu einem ernsthaften Problem auswächst. Unabhängig von der Größe der Projekte, die Sie heute verwalten, kann ein Verständnis für die Projektpflege Ihre Erfolgschancen nur verbessern. Die folgenden Strategien können Ihnen helfen, auch bei langwierigen Projekten den Überblick zu behalten.
Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen
Die meisten Projektmanager verstehen die Bedeutung der Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern während eines Projekts. Es ist aber auch wichtig, dass die Projektmanager selbst in jeder Phase des Projektmanagements mit dem Team zusammenarbeiten. Sie können sich einen Vorsprung bei der Projektwartung verschaffen, indem Sie das Team in die Planungsphase einbeziehen und den Bottom-up-Ansatz bei der Aufgabenschätzung und Terminplanung anwenden. Auf diese Weise können Sie nicht nur einen realistischeren Projektplan entwickeln, sondern die Teammitglieder fühlen sich auch für das Projekt verantwortlich und sind eher bereit, Probleme zu erkennen und zu melden, die andernfalls vielleicht unbemerkt geblieben wären.
Sobald Sie in die Ausführungsphase Ihres Projekts eintreten, können Sie die Collaboration-Tools Ihres Unternehmens nutzen, um regelmäßigen Kontakt mit Ihrem Team zu halten, ohne dessen Arbeit zu unterbrechen. Ein schneller Check-in per Instant Message ist zum Beispiel viel weniger störend als ein geplantes Treffen oder ein Chat von Angesicht zu Angesicht. Wenn Ihr Unternehmen die leistungsstarke Projektmanagement-Software verwendet, können Sie auf die kollaborativen Interaktionen anderer Teammitglieder zugreifen und sich über den Fortschritt von Aufgaben informieren, auch wenn niemand für ein Treffen oder einen Chat verfügbar ist.
Seien Sie so flexibel wie möglich
Es kommt selten, wenn überhaupt, vor, dass ein Projekt von der Initiierungsphase bis zum Abschluss ohne zumindest einige Änderungen abläuft. Wenn Sie den Zeitplan ändern oder neue Aufgaben zum Projektplan hinzufügen, bedeutet das nicht, dass Sie bei der Projektpflege versagt haben. Schließlich geht es bei der Wartung nicht nur darum, die Projektaktivitäten im Einklang mit dem Plan zu halten, sondern auch darum, Wege zu finden, Ihren Kurs mitten im Projekt anzupassen. Wenn Aufgaben ihre Zieldaten überschreiten und Aktivitäten ihre Budgetzuweisungen überschreiten, verschwenden Sie keine Zeit mit Schuldzuweisungen. Beurteilen Sie die tatsächliche Auswirkung auf das Projekt als Ganzes und erstellen Sie dann gemeinsam mit Ihrem Team einen überarbeiteten Plan, der es Ihnen ermöglicht, das angestrebte Ergebnis am Ende zu erreichen.
