Bei jedem Projekt gibt es Stakeholder, und die Identifizierung ihrer Rolle und Bedeutung für Ihr Projekt kann der Schlüssel für eine schnelle Entscheidungsfindung und die Fähigkeit sein, zu erkennen, welche Bedürfnisse Vorrang vor anderen haben. Wenn Sie sich fragen, wie Sie Projektbeteiligte identifizieren können, können sie allgemein definiert werden als:
Ein Stakeholder ist jede Person, Gruppe oder Organisation, die vom Ergebnis eines Projekts betroffen ist. Sie können sich innerhalb oder außerhalb der Einrichtung befinden, die das Projekt sponsert. Und sie können einen positiven oder negativen Einfluss auf das Projekt haben.
Legen Sie diese Definition als Grundlage zugrunde, verschiedene Kategorien von Projektbeteiligten festgelegt werden kann:
- Interne Interessengruppen: Projektleiter, Projektteam, die Organisation selbst und die Sponsoren des Projekts.
- Externe Interessengruppen: Kunden, Lieferanten, Auftragnehmer, Regierungsbehörden und die lokale Gemeinschaft.
Indem Sie die Stakeholder identifizieren, die direkt und indirekt von den Entscheidungen betroffen sind, die Sie treffen, wird es Ihnen leichter fallen, deren Bedürfnisse in die Gleichung und den Projektverlauf einzubeziehen.
Erstellung eines Stakeholder-Registers
Zu Beginn eines Projekts ist es sinnvoll ein Stakeholder-Register erstellen in dem jeder Stakeholder und Informationen über seine Beziehung zum Projekt aufgeführt sind, wie z.B.
- Name
- Benennung
- Rolle im Projekt
- Kommunikationsbedarf
- Interesse am Projekt
- Auswirkungen auf das Projekt
- Klassifizierung
So haben Sie ein leicht verständliches Dokument, das Sie immer dann zu Rate ziehen können, wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Rolle ein Stakeholder spielt oder wer bei einer bestimmten Entscheidung berücksichtigt werden sollte.
Wie Sie Projektbeteiligte nach Wichtigkeit identifizieren
Dies kann jedoch eine sehr weit gefasste Definition sein und bedeuten, dass Ihre Liste der Projektbeteiligten sehr lang sein kann und nicht unbedingt effektiv ist, wenn sie im Entscheidungsprozess berücksichtigt wird. Daher müssen Sie nicht nur wissen, wer sie sind, sondern auch, wie Sie die Projektbeteiligten identifizieren können. die für den Erfolg Ihres Projekts am wichtigsten sind.
Graham Kenny, Geschäftsführer von Strategic Factors, einer Agentur für strategische Planung, hat in der Harvard Business Review geschrieben Es gibt fünf Fragen, die Sie stellen können, um herauszufinden, wer Ihre wichtigsten Stakeholder sind.
Diese sind:
- Haben sie einen wesentlichen Einfluss auf die Leistung Ihres Projekts?
Dies hängt davon ab, ob die Projektbeteiligten direkt oder indirekt sind. Wenn Ihr Projekt beispielsweise darin besteht, Ihr internes Kommunikationsnetzwerk zu verbessern, sind Ihre Kunden nicht direkt betroffen, da sie sich in diesem Fall nur für das Endprodukt interessieren, das am Ende Ihres Produktionsprozesses entsteht, und nicht dafür, wie es zustande kommt.
- Können Sie klar erkennen, was Sie von ihnen wollen?
Einige Stakeholder können einen sehr abstrakten Einfluss auf Ihr Projekt haben. Ein Beispiel wäre Ihre lokale Gemeinde, die Sie zwar mit Ihrem Projekt beeinflussen, aber oft nur sehr wenig Einfluss auf dessen Planung oder Ausführung haben.
- Ist es eine Beziehung, die Sie ausbauen möchten oder die statisch bleibt?
Wenn Sie die Stärke einer Beziehung durch ein Projekt erhöhen wollen, z.B. zu Kunden oder anderen Abteilungen im Unternehmen, dann sollten Sie diese berücksichtigen. Andere Beziehungen, wie z.B. zu kostenpflichtigen Datenhosts oder Steuererhebungsdiensten, werden sich nur durch Skalierung ändern, so dass sie als wichtige Projektbeteiligte ausgeschlossen werden können, selbst wenn sie einen Einfluss auf das Projekt haben.
- Können Sie sie leicht ersetzen?
Das bedeutet zwar nicht, dass ihre Interessen nicht berücksichtigt werden sollten, aber Stakeholder, die relativ leicht ersetzt werden können, wie z.B. Lieferanten oder Geldgeber, können von der Liste der wichtigsten Stakeholder ausgeschlossen werden, da sie für den Fortgang des Projekts nicht von grundlegender Bedeutung sind.
- Haben Sie sie bereits unter einem anderen Begriff gezählt?
Auch wenn es sich noch um wichtige Interessengruppen handelt, ist es möglich, dass bestimmte Gruppen bereits berücksichtigt wurden. Auftragnehmer, die beispielsweise für die Implementierung bestimmter Geräte oder Systeme abgestellt wurden, würden sich mit dem Lieferanten überschneiden, bei dem sie beschäftigt sind und der möglicherweise bereits gezählt wurde.
Da Sie nun wissen, wie Sie Stakeholder identifizieren können, ist es wichtig, dass Sie wissen, wie Sie diese stärker in den Erfolg Ihres Projekts einbinden können. Hier sind einige unserer besten Tipps.
