Die Planung einer Strategie zur Risikobewältigung, die flexibel genug ist, um die wichtigsten Probleme zu bewältigen, mit denen Ihr Projekt konfrontiert werden könnte, ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Sie auf alles vorbereitet sind, was während des Projektverlaufs auftreten könnte. Wie bei so vielen Elementen des Projektmanagements liegt der Schlüssel für eine qualitativ hochwertige Risikobewertung und die Entwicklung einer wirksamen Reaktionsstrategie in der Vorbereitung.
Identifizierung des Risikos
Der erste Schritt bei der Erstellung der Risikostrategie für Ihr Projekt erfolgt in der Planungsphase, wenn die Risiken zunächst identifiziert werden. Dies geschieht in der Regel durch ein gemeinsames Brainstorming des PM, des Projektteams und relevanter Interessengruppen, die Erfahrung mit ähnlichen Projekten haben, wie z.B. ein Projektsponsor. Es wird ein Dokument, das Risikoregister, erstellt, um die aufgedeckten Risiken zu verfolgen.
Analyse und Einstufung von Risiken
Während des Projektrisikobewertungsprozesses gibt es nach der Identifizierung der Risiken zwei wichtige Faktoren, die für jedes Risiko zu berücksichtigen sind: die Wahrscheinlichkeits-/Auswirkungsmatrix und die Risikoreaktion. Bei der ersten geht es darum, festzustellen, wie wahrscheinlich der Eintritt eines Risikos ist und welche Auswirkungen es auf das Projekt haben wird, wenn es eintritt. Dies kann effektiv in ein Kästchen oder eine Matrix aufgeteilt werden, mit der Wahrscheinlichkeit auf einer Achse und der Auswirkung auf der anderen, was zu der folgenden führt:
- Hohe Auswirkungen/geringe Wahrscheinlichkeit
- Hohe Auswirkungen/Hohe Wahrscheinlichkeit
- Geringe Auswirkungen/geringe Wahrscheinlichkeit
- Geringe Auswirkungen/Hohe Wahrscheinlichkeit
Risiko-Reaktion
Der nächste Teil der Projektrisikobewertung besteht darin, zu entscheiden, wie mit den identifizierten Risiken umgegangen werden soll. In der 6th Edition des PMBOK werden fünf Strategien zur Risikobewältigung beschrieben:
- Eskalieren: Wenn Sie der Meinung sind, dass das Risiko über Ihren Job hinausgeht, z.B. bei der Zusammenarbeit mit nationalen oder internationalen Regulierungsbehörden, informieren Sie eine zuständige Führungskraft und holen deren Zustimmung ein, sich um das Risiko zu kümmern.
- Abschwächen: Hier versuchen Sie, die Auswirkungen des Risikos auf Ihr Projekt zu minimieren, indem Sie z.B. Ihre Transportanforderungen auf mehrere Unternehmen verteilen, anstatt sich nur auf ein einziges zu verlassen.
- Übertragung: Eine gängige Form der Risikoreaktion, bei der Sie das Risiko auf einen Dritten oder Verkäufer übertragen, indem Sie beispielsweise eine Versicherung gegen den Eintritt eines bestimmten Risikos abschließen.
- Vermeiden: Dabei wird versucht, das Risiko chirurgisch zu beseitigen, indem die Teile des Projekts herausgeschnitten werden, die am stärksten gefährdet sind, wie z.B. der Verzicht auf die Verwendung bestimmter Hardware, wenn die Möglichkeit besteht, dass diese nicht mehr importiert werden kann. Diese Strategie kann größere strukturelle Änderungen am Projektumfang erfordern und schwierig umzusetzen sein.
- Akzeptieren: Dies ist die passivste Risikoreaktion. Sie müssen lediglich das Vorhandensein des Risikos anerkennen, ohne einen Reaktionsplan zu erstellen. Sie wird in der Regel nur für sehr unwahrscheinliche Risiken verwendet.
Sobald Sie die Risiken, denen Ihr Projekt ausgesetzt ist, ermittelt haben, eine Risikobewertung durchgeführt haben, um festzustellen, wie wahrscheinlich ihr Eintreten ist und welche Auswirkungen sie haben werden, wenn sie eintreten, und eine Strategie zur Reaktion auf die Risiken festgelegt haben, wird Ihr Risikoregister ein effektives und wichtiges Projektdokument sein. Es kann im Laufe des Projekts geändert werden, um entweder neue Risiken hinzuzufügen oder die Variablen der ursprünglich identifizierten Risiken zu ändern, aber während des gesamten Projekts wird es ein Schlüsselelement bleiben, nicht nur für Ihre eigene Projektplanung sondern auch für die interne und externe Compliance.
