Tabellenkalkulationen können im richtigen Kontext durchaus sinnvoll sein, aber allzu oft werden sie für alles Mögliche verwendet, nur nicht für ihren eigentlichen Zweck. Excel-Dateien sind auch eine der schlechtesten Methoden, um Projekte und Aufgabenabläufe zu koordinieren. Das Ergebnis sind endlose Iterationen zur Anpassung von Projektaktualisierungen, ohne dass jemand wirklich sicher sein kann, dass er über aktuelle Informationen verfügt.
Sie werden nicht nur überstrapaziert und verbreiten Ineffizienzen, sondern sind auch dafür bekannt, dass sie vor Fehlern nur so strotzen. Untersuchungen haben ergeben, dass fast 90% der Tabellenkalkulationen Fehler enthalten.Die Verbreitung von Fehlern in einem Unternehmen führt dazu, dass sich diese Fehler häufen und langfristig große Probleme verursachen können. Bei den Ermittlungen gegen den in Ungnade gefallenen Energieversorger Enron wurde zum Beispiel eine Kalkulationstabelle mit satten 83,000 Fehlern aufgedeckt.
Wir wissen also alle, warum wir uns von Tabellenkalkulationen verabschieden müssen, aber das nächste Problem besteht darin, Ihr Team von deren allgegenwärtiger Verwendung zu entwöhnen und Prozesse von Tabellenkalkulationen zu migrieren zur Projektmanagement-Software die eigentlich speziell für diesen Zweck gebaut wurde.
Als Projektmanager gehört es zu Ihren Hauptaufgaben, die vollständige Integration effizienterer Prozesse sicherzustellen, die zu einer höheren Produktivität führen. Wie können Sie also am besten verhindern, dass Ihr Team in alte Gewohnheiten zurückfällt, was die Verwendung von Tabellenkalkulationen angeht?
Mit gutem Beispiel vorangehen
Natürlich können Sie nicht erwarten, dass einer Ihrer Mitarbeiter andere Arbeitsmethoden anwendet, wenn Sie es nicht selbst tun. Als Projektleiter erwartet das Team von Ihnen, dass Sie den Standard vorgeben. So schwer es Ihnen auch fallen mag, von Excel wegzukommen, so wichtig ist es, dass Sie sich vollständig auf neue Prozesse einlassen.
Halten Sie Integrations- und Informationstreffen ab
Es wäre ziemlich unfair, Ihrem Team eine Anweisung oder ein Memo zu schicken, in dem es aufgefordert wird, die Gewohnheiten eines ganzen Lebens zu ändern, ohne gleichzeitig Informationen und Aufklärung darüber zu liefern, wie sie diese Änderungen erfolgreich durchführen können.
Veranstalten Sie umfassende Integrations- und Informationstreffen, um Ihr Team mit der Nutzung und den Funktionen Ihrer neuen Software vertraut zu machen. Wenn einige Mitglieder immer noch Schwierigkeiten haben, lassen Sie sie wissen, dass Sie für alle Fragen zur Verfügung stehen.
Definieren Sie, was akzeptable und inakzeptable Nutzung ist
Auch wenn die Verwendung von Tabellenkalkulationen inzwischen weit über ihre Aufgabe hinausgehtDennoch hat es eine Funktion in einer Büroumgebung, insbesondere im Hinblick auf die Buchhaltung und die Verfolgung numerischer Daten. Ein pauschales Verbot der Verwendung von Excel kann für jedes Team ein zu großer Schock sein. Stellen Sie klar, welche Nutzungen erlaubt sind und welche definitiv nicht. Versuchen Sie, diese verschiedenen Verwendungszwecke in einfache Kategorien einzuteilen, z.B:
- Dafür ist Excel da
- Diese sind in Ordnung, vorerst
- Diese sind nicht erlaubt, niemals
Setzen Sie lustige Teamziele
Eine der besten Möglichkeiten, Gewohnheiten zu ändern, ist der Einsatz von Belohnungen. Das kann alles sein, von Pizzen zum Mittagessen über Freitagscocktails im Büro bis hin zu Geldspenden für eine ausgewählte Wohltätigkeitsorganisation. Sie können die Qualifikation für diese Belohnungen als absolutes Ziel festlegen, d.h. die Anzahl der neuen Arbeitsblätter, die das Team in einer Woche oder einem Monat erstellt hat, oder auf einer gleitenden Skala, d.h. je weniger sie Arbeitsblätter verwenden, desto vorteilhafter ist es für das Team.
