Lange Zeit, eigentlich zu lange, waren Tabellenkalkulationen das Hauptinstrument, das Unternehmen für Budgetierung, Planung und Prognosen verwendeten. Es hat sich in die DNA der Funktionsweise von Organisationen eingeschlichen, ist die Grundlage der täglichen Berichterstattung und der Übermittlung wichtiger Informationen. Einige Teams Täglich Hunderte von Tabellen austauschen, und das obwohl fast 90% der Tabellenkalkulationen Fehler aufweisen, wobei eine Untersuchung der Tabellenkalkulation von Enron eine mit mehr als 83,000 Fehlern fand.
Warum also sind Tabellenkalkulationen immer noch so verbreitet? Ein Grund dafür ist, dass das schon immer so war. Elektronische Tabellenkalkulationen gibt es seit den späten 1960er Jahren, und mit der zunehmenden Nutzung von Computern haben Tabellenkalkulationen auch die Welt erobert. Sie haben sicherlich eine Funktion, aber leider ist die Art und Weise, wie sie von vielen Unternehmen genutzt werden, bestenfalls umständlich und zeitraubend und schlimmstenfalls setzt Ihr Unternehmen massiven Verlusten und regulatorischen Risiken aus.
Da es sich jedoch um einen Eckpfeiler der modernen Geschäftspraxis handelt, könnte man meinen, dass der Wechsel von manuell eingegebenen Tabellenkalkulationen zu einer automatisierten Version einer unnötigen Gehirntransplantation gleichkäme. Kompliziert, teuer und mit großen Risikofaktoren behaftet.
Eigentlich ist genau das Gegenteil der Fall. Die Vorteile von automatisierte und cloudbasierte Projektplanung sind vielfältig, während die Implementierung schnell, flexibel und schmerzfrei ist. Man muss das Rad nicht neu erfinden, um ein Auto schneller zu machen, man muss ihm nur einen besseren Motor geben.
Wie die Automatisierung Ihrer Daten Ihre Welt verändern kann:
- Dashboards und Übersicht: Von einem einzigen Standort aus können Sie ganz einfach auf alle Elemente des Projektfortschrittskönnen Sie die Zeit, die Sie für die Suche nach den benötigten Informationen benötigen, drastisch reduzieren. Da jeder einzelne Arbeitsstrang und jede Kennzahl in der Cloud aktualisiert und gespeichert wird, können alle Benutzer ein Projekt aus der Ferne verfolgen, ohne Dutzende oder gar Hunderte von Tabellenkalkulationen gemeinsam nutzen zu müssen.
- Governance und Compliance: Die Vorschriften des Sarbanes-Oxley Act über Rechenschaftspflicht, Verantwortung und Transparenz machen die einfache Verfügbarkeit von Daten zu einem wesentlichen Aspekt guter Unternehmensführung. Die automatisierte Eingabe von Projekt- und Organisationsdaten ermöglicht es den Wirtschaftsprüfern, Ihre Bücher schneller abzuschließen, wodurch die damit verbundenen Risiken verringert werden und Sie weniger Zeit darauf verwenden müssen, sicherzustellen, dass alles mit den Vorschriften übereinstimmt.
- Zusammenarbeit in Echtzeit: Eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers ist es, das Bindeglied zwischen einem Team und anderen Beteiligten zu sein. Leider bedeutet dies, dass ein großer Teil ihrer Arbeit damit verbracht wird, Projektaktualisierungen über Tabellenkalkulationen zu erfassen und weiterzugeben, was bei weitem nicht die sinnvollste Nutzung ihrer Zeit ist. Mit der automatisierten Nachverfolgung kann jedes Teammitglied auf seinen individuellen Status zugreifen und diesen eingeben. So entsteht ein zentrales Portal, von dem aus alle Beteiligten den Fortschritt und die Anforderungen eines Projekts überwachen und darüber kommunizieren können.
- Onboarding neuer Mitarbeiter: Wenn ein neues Teammitglied eingeführt wird, ist es das Letzte, was es braucht, dass eine Menge Tabellen in seinem Posteingang landet, um es "auf den neuesten Stand zu bringen". Schnelligkeit ist das Letzte, was es ihnen geben wird. Der beste Weg, einem neuen Mitglied dabei zu helfen, die Arbeitsweise eines Teams oder einer Organisation zu verstehen, besteht darin, ihm Zugang zu historischen Projektaufzeichnungen zu verschaffen, die er für sein spezielles Fachgebiet leicht aufschlüsseln kann.
Tabellenkalkulationen zerstören Ihr Geschäft und je länger Ihre Organisation ihre Funktionen um sie herum aufbaut, desto weniger werden Sie in der Lage sein, sie zu stoppen. Gleichzeitig sind die Vorteile der automatischen Verfolgung in Bezug auf Transparenz, Zeitersparnis und Entscheidungsfindung unbestreitbar. Was ist der Grund dafür, dass Sie noch nicht umgestiegen sind?
