Wir verbringen viel Zeit damit, über die Arbeit nachzudenken, aber viele von uns verbringen nicht genug Zeit damit, über wie wir machen diese Arbeit. Wir alle wollen produktiver und effizienter werden - aber um das nachhaltig zu erreichen, müssen wir die Prozesse, die wir zur Erledigung unserer Arbeit nutzen, überprüfen. Mit anderen Worten, wir müssen lernen wie Sie den Arbeitsablauf verbessern können. 
Wenn Sie Ihren Prozess wie eine Landkarte zeichnen würden, würde die Arbeit im Idealfall von einem Schritt zum anderen in einer geraden Linie. Aber in Wirklichkeit sind unsere Arbeitsabläufe ohne sorgfältige Beachtung der Prozesse bestenfalls bedauerlich uneinheitlich.
Bei Planview sind wir ein wenig besessen von Arbeitsabläufen - wie die Arbeit von "zu tun" zu "tun" zu "erledigt" wird. Ich habe selbst erlebt, wie die Betonung von Arbeitsabläufen den Teams geholfen hat, ihre Effizienz zu steigern, Nacharbeit zu reduzieren und die Verwirrung und Frustration zu vermeiden, die oft das Ergebnis eines schlechten Prozesses ist.
10 Tipps zur Verbesserung des Arbeitsablaufs
Wenn Sie nach Vorschlägen zu folgenden Themen suchen wie Sie den Arbeitsablauf verbessern könnenHier sind einige Tipps, die meiner Erfahrung nach die größte Wirkung haben.
- Visualisieren Sie Ihren Arbeitsablauf.
- Hören Sie auf mit dem Multitasking.
- Teilen Sie große Aufgaben in kleinere Stücke auf.
- Erst ausrichten, dann ausführen.
- Standardisieren/automatisieren Sie sich wiederholende Prozesse.
- Identifizieren/Reduzieren Sie Abhängigkeiten.
- Dokumentieren Sie alles (insbesondere Prozesse).
- Priorisieren Sie die Arbeit nach Wichtigkeit/Dringlichkeit.
- Führen Sie eine laufende Liste mit "späteren" Aufgaben.
- Konzentrieren Sie sich auf den Fluss / messen Sie ihn.
Visualisieren Sie Ihren Arbeitsablauf
Es mag offensichtlich erscheinen, aber Sie wären überrascht, wie viele Teams auf der Welt kein gemeinsames Verständnis des Prozesses haben, dem sie folgen; er wurde nie klar definiert. Visualisieren Sie Ihren Arbeitsablauf - auf einem Blatt Papier während eines Workshops oder im Idealfall, auf einer Kanban-Tafel, die Sie jeden Tag benutzen-ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung Ihres Arbeitsablaufs. Sobald Sie in der Lage sind zu sehen, wie sich die Arbeit von "zu tun" über "zu tun" bis hin zu "erledigt" bewegt, können Sie erkennen, wo es Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Arbeitsablaufs gibt.
Hören Sie auf mit dem Multitasking
Wie Sie wahrscheinlich schon wissen: Neurowissenschaftliche Forschung sagt, Multitasking sei ein Mythos. Aber hält Sie das davon ab, es zu tun? Vielleicht, vielleicht auch nicht. Da so viele von uns den ganzen Tag in und außerhalb von Meetings verbringen, neigen wir dazu, von einer Aufgabe zur nächsten zu wechseln, ohne es überhaupt zu merken. Wir verbringen ein paar Minuten mit Aufgabe A, haben eine Besprechung zu Aufgabe B, während wir uns auf eine Besprechung zu Aufgabe C vorbereiten, und kehren dann zu Aufgabe A zurück, usw.
Obwohl ein Teil dieses Kontextwechsels unvermeidlich ist, gibt es einige Dinge, die Sie tun können, um ihn einzuschränken - ein wichtiger Faktor, wenn es darum geht, den Arbeitsablauf zu verbessern. Bedenken Sie:
- Planen Sie lange, konzentrierte Zeiträume ein, in denen Sie Aufgaben tatsächlich erledigen können.
- Begrenzung nicht notwendiger Sitzungen
- Bestimmte Tage oder Zeiten für bestimmte Aufgaben oder Arten von Arbeit vorsehen
- Bestimmte Tage oder Zeiten für Besprechungen vorsehen
- Begrenzung Ihrer laufenden Arbeiten (WIP) - mehr dazu hier
Große Aufgaben in kleinere Teile aufteilen
Wenn Sie Ihre Arbeit nach Prioritäten ordnen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie sie in Stücke zerlegen, die tatsächlich umsetzbar sind - den Elefanten Bissen für Bissen essen, wie man sagt. Andernfalls könnte es Ihnen so ergehen:
- Ich starrte den Elefanten an und wusste nicht, wie ich anfangen sollte.
- Mehrfaches Starten und erneutes Starten desselben "Bisses".
- Das Essen des Elefanten bis zum letzten verantwortlichen Moment aufschieben.
- Sie arbeiten nicht so gut an jedem Teil, wie Sie es könnten, weil Sie versuchen, die ganze Sache auf einmal anzugehen, was später zu Nacharbeiten führt.
Große Projekte in umsetzbare Aufgaben unterteilen vorher Wenn Sie mit der Arbeit beginnen, können Sie große Projekte im Zeit-, Qualitäts- und Budgetrahmen halten.
Erst ausrichten, dann ausführen
Es gibt nichts Frustrierenderes, als mit einer Arbeit halbwegs fertig zu sein und dann festzustellen, dass Sie an der falschen Sache gearbeitet haben oder mit veralteten Informationen arbeiten. 
Abraham Lincoln wird mit den Worten zitiert: "Geben Sie mir sechs Stunden, um einen Baum zu fällen, und ich werde die ersten vier damit verbringen, die Axt zu schärfen. Dies kann auf viele Arten interpretiert werden, aber wir verwenden es hier, um zu sagen: Wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe verbessern wollen, sollten Sie einen Schritt "Anforderungen sammeln" oder "Planung" einbauen. Ein kurzer 10- oder 15-minütiger Abgleich kann Ihnen später stundenlange Nacharbeit ersparen.
Standardisieren Sie sich wiederholende Prozesse
Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, ist es wahrscheinlich, dass ein Großteil Ihrer Arbeit einem oder mehreren Prozessen folgt. Nehmen wir an, dass es für 90 Prozent der Projekte Ihres Teams einen Schritt "Anforderungen erfassen", einen Schritt "Recherche", einen Schritt "Ausführen", einen Schritt "Überprüfen" und einen Schritt "Bereitstellen" gibt.
Haben Sie gemeinsame Richtlinien dafür, was zu jedem dieser Schritte gehört und was die Definition von "erledigt" für jeden dieser Schritte ist? Die Standardisierung von Prozessschritten kann die Gesamteffizienz Ihres Teams drastisch verbessern und ist ein wichtiger Schritt, um zu lernen, wie man den Arbeitsablauf verbessert.
Identifizieren Sie Abhängigkeiten (und arbeiten Sie daran, sie zu reduzieren)
Es ist sehr wertvoll, eine Arbeit mit anderen Augen zu betrachten - es kann schwierig sein, selbst eklatante Probleme zu erkennen, wenn man zu sehr mit einem bestimmten Projekt beschäftigt ist. Aber Abhängigkeiten können ein großer Produktivitätskiller sein - und oft sind sie gar nicht so notwendig, wie wir uns einreden.
In einem ersten Schritt kann es hilfreich sein, die Abhängigkeiten zu identifizieren, bevor Sie mit einem Projekt beginnen, so dass die relevanten Beteiligten vorausplanen können. Die nächste Stufe besteht darin, die Abhängigkeiten von Projekten aktiv zu reduzieren, indem Sie unnötige Prüfschritte konsolidieren oder eliminieren.
Alles dokumentieren
Wenn Sie wie Mark Zuckerberg versuchen, "schnell zu arbeiten und Dinge zu zerstören", könnte es sich kontraintuitiv anfühlen, langsamer zu werden, um Ihren Prozess oder Ihre Ergebnisse zu dokumentieren. Es könnte sich sogar wie Fleißarbeit anfühlen, vor allem, wenn Sie nie etwas mit der ganzen Dokumentation machen.
Meiner Erfahrung nach sind Teams, die alles, was sie tun, gewissenhaft, ja fast religiös, dokumentieren, wesentlich effizienter als Teams, die dies nicht tun. Was sie jedoch von anderen unterscheidet, ist die Tatsache, dass sie ihre Dokumentation tatsächlich nutzen - sie ist eine lebendige, atmende Bibliothek mit Erkenntnissen, Prozessen und Ressourcen - und nicht nur eine Sache, zu der ihr Chef oder das Compliance-Team sie zwingt. Sie nutzen die Lehren aus der Vergangenheit, um künftiges Verhalten zu steuern, und erstellen Arbeitsdokumente, die es allen Beteiligten leicht machen, auf dem gleichen Stand zu bleiben.
Priorisieren Sie die Arbeit nach Wichtigkeit / Dringlichkeit
Unabhängig davon, ob Sie eine Aufgabenliste oder eine Kanban-Tafel zur Verwaltung Ihrer Aufgaben verwenden, ist es wichtig, dass Sie eine systematische - und idealerweise visuelle - Möglichkeit haben, Ihre wichtigsten und dringendsten Aufgaben von den "Nice-to-have"-Aufgaben ohne feste Fristen zu unterscheiden. Einige Teams verwenden dafür T-Shirt-Größen, andere verwenden einen numerischen Ansatz. Finden Sie heraus, was für Ihr Team sinnvoll ist, und beginnen Sie, die Aufgaben entsprechend zu priorisieren.
Führen Sie eine laufende Liste mit "späteren" Aufgaben
Sie befinden sich mitten in einem Projekt und haben eine dieser aufregenden "großen Ideen" für eine neue Funktion, eine Kampagne oder ein Produkt - was tun Sie dann? Wenn Sie alles stehen und liegen lassen und in einen Kaninchenbau abtauchen, könnten Sie bei Ihrer aktuellen Arbeit ins Hintertreffen geraten. Aber wenn Sie nicht "das Eisen schmieden, solange es heiß ist", könnten Sie die Inspiration verlieren!
Eine großartige Eigenschaft von Kanban-Tafeln ist, dass Sie sie zum Brainstorming, zur Planung, zur Priorisierung und zur Ausführung Ihrer Arbeit verwenden können - alles an einem Ort. Sie können eine Spur ganz links auf Ihrem Board anlegen und diese für "halbgare" Ideen nutzen. Aber im Gegensatz zu der Papierserviette, die Sie normalerweise zum Notieren von Ideen verwenden, ist Ihre Kanban-Tafel etwas, auf das Sie zurückkommen können, auf dem Sie Ideen entwickeln können und das Sie dann verwenden können, um eine vollwertige, nach Prioritäten geordnete Karte zu erstellen.
Fokus auf / Messung des Flusses
Wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe wirklich verbessern wollen, brauchen Sie Metriken, um Ihre Leistung zu messen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Arbeitsablauf zu messen, zum Beispiel Durchsatz, Durchlaufzeit, Zykluszeit, und andere. Sie können diese manuell messen, oder, wenn Sie ein digitales Kanban-Werkzeug wie Planview AgilePlace, können Sie Ihr Board so einrichten, dass es diese Metriken für Sie sammelt.
Beginnen Sie mit der Erfassung von Basisdaten über Ihre aktuelle Leistung und setzen Sie sich dann eine Erinnerung, um Ihre Kennzahlen alle paar Wochen oder Monate zu überprüfen. Achten Sie darauf, dass Sie notieren, wann Sie bestimmte Verbesserungen umsetzen, damit Sie die Ursache-Wirkungs-Beziehungen verstehen können.
Weitere Informationen
Weitere Informationen über Kanban - sowie eine Liste von 10 Kanban-inspirierten Tipps, die Ihr Team noch heute anwenden kann, um den Fokus und den Fluss zu verbessern - finden Sie hier. Laden Sie unser Ebook herunter: Kanban 101: Erhöhen Sie die Produktivität Ihres Teams mit visuellem Projektmanagement.
