Nous passons beaucoup de temps à penser au travail, mais beaucoup d'entre nous ne passent pas assez de temps à penser à... comment nous faisons ce travail. Nous voulons tous être plus productifs et efficaces, mais pour y parvenir de manière durable, nous devons examiner les processus que nous utilisons pour accomplir notre travail. En d'autres termes, nous devons apprendre comment améliorer le flux de travail. 
Idéalement, si vous dessiniez votre processus comme une carte, le travail se déplacerait d'une étape à l'autre en ligne droite. Mais en réalité, sans une attention particulière portée au processus, nos flux de travail sont, au mieux, terriblement inégaux.
Chez Planview, nous sommes un peu obsédés par le flux de travail - comment le travail passe de "à faire" à "faire" et à "faire". J'ai personnellement vu comment l'accent mis sur le flux de travail a aidé les équipes à améliorer leur efficacité, à réduire les reprises et à éviter la confusion et la frustration qui sont souvent le résultat d'un mauvais processus.
10 conseils pour améliorer le flux de travail
Si vous cherchez des suggestions sur comment améliorer le flux de travailVoici quelques conseils qui, à mon avis, ont le plus d'impact.
- Visualisez votre flux de travail.
- Arrêtez le multitâche.
- Divisez les tâches importantes en petits morceaux.
- Alignez d'abord, puis exécutez.
- Normaliser/automatiser les processus répétitifs.
- Identifiez/réduisez les dépendances.
- Documentez tout (surtout les processus).
- Hiérarchiser le travail en fonction de l'importance/urgence.
- Gardez une liste courante des tâches à accomplir "plus tard".
- Concentrez-vous sur / mesurez le flux.
Visualisez votre flux de travail
Cela peut sembler évident, mais vous seriez surpris du nombre d'équipes dans le monde qui n'ont pas une compréhension commune du processus qu'elles suivent ; celui-ci n'a jamais été clairement défini. Visualisation de votre flux de travail - sur une feuille de papier pendant un atelier, ou idéalement, sur un tableau Kanban que vous utilisez tous les jours-est une étape importante pour améliorer votre flux de travail. Une fois que vous serez en mesure de voir comment le travail passe de "à faire" à "faire" et à "faire", vous serez en mesure de voir où il y a des possibilités d'amélioration dans votre flux de travail.
Arrêtez le multitâche
Comme vous le savez probablement maintenant : Recherche en neurosciences affirme que le multitâche est un mythe. Mais cela vous empêche-t-il de le faire ? Peut-être, peut-être pas. Parce que nous sommes nombreux à passer nos journées dans et hors des réunions, nous avons tendance à passer d'une tâche à une autre et à une autre sans même nous en rendre compte. Nous passons quelques minutes sur la tâche A, avons une réunion sur la tâche B tout en préparant une réunion sur la tâche C, puis revenons à la tâche A, etc.
Bien qu'une partie de ce changement de contexte soit inévitable, il y a certaines choses que vous pouvez faire pour le limiter, un facteur important pour déterminer comment améliorer le flux de travail. Considérez :
- Planifier de longues périodes de temps "tête baissée" pour accomplir réellement les tâches.
- Limiter les réunions non essentielles
- Consacrer des jours ou des heures spécifiques à des tâches ou des types de travail particuliers
- Consacrer des jours ou des heures spécifiques aux réunions
- Limiter votre travail en cours (WIP) - plus à ce sujet ici
Répartissez les tâches importantes en petits morceaux
Lorsque vous établissez des priorités dans votre travail, il est important de vous assurer que vous le décomposez en morceaux qui sont réellement réalisables - manger l'éléphant une bouchée à la fois, comme on dit. Sinon, vous risquez de vous retrouver :
- Je fixe l'éléphant, ne sachant pas comment commencer.
- Démarrer et redémarrer la même "morsure" plusieurs fois.
- Remettre à plus tard le fait de manger l'éléphant jusqu'au dernier moment responsable.
- Ne pas " mâcher " aussi bien que vous le pourriez chaque partie, parce que vous essayez de vous attaquer à l'ensemble en une seule fois, ce qui entraîne des retouches par la suite.
Décomposer les grands projets en tâches réalisables avant que vous commencez le travail peut vous aider à faire avancer les grands projets en respectant le calendrier, la qualité et le budget.
Alignez d'abord, exécutez ensuite
Il n'y a rien de plus frustrant que d'arriver à mi-chemin d'un travail, pour se rendre compte que vous travailliez sur la mauvaise chose, ou que vous travailliez avec des informations périmées. 
Abraham Lincoln aurait dit : "Donnez-moi six heures pour abattre un arbre et je passerai les quatre premières à aiguiser la hache". Cela peut être interprété de nombreuses façons, mais nous l'utiliserons ici pour dire : Si vous voulez améliorer votre flux de travail, assurez-vous d'intégrer une étape de "collecte des besoins" ou de "planification". Un appel d'alignement rapide de 10 ou 15 minutes peut vous épargner des heures de retouches en cours de route.
Normaliser les processus répétitifs
Quelle que soit la branche dans laquelle vous travaillez, il est probable qu'une grande partie de votre travail suive un ou plusieurs processus. Disons que pour 90 pour cent des projets de votre équipe, il y a une étape de "collecte des besoins", une étape de "recherche", une étape d'"exécution", une étape de "révision" et une étape de "déploiement".
Avez-vous des directives communes sur ce qui est inclus dans chacune de ces étapes, et sur la définition de "fait" pour chacune d'entre elles ? Travailler à la standardisation des étapes du processus peut améliorer considérablement l'efficacité globale de votre équipe et constitue une étape essentielle pour apprendre à améliorer le flux de travail.
Identifier (et travailler pour réduire) les dépendances
Il est très utile d'avoir une autre paire d'yeux sur un travail. Il peut être difficile de repérer des problèmes même flagrants lorsque vous êtes trop "dans le mille" d'un projet donné. Mais les dépendances peuvent être un grand tueur de productivité - et souvent, elles ne sont pas aussi nécessaires que nous nous l'imaginons.
Dans un premier temps, il peut être utile d'identifier les dépendances avant de commencer un projet, afin que les parties prenantes concernées puissent planifier à l'avance. Le niveau suivant consiste à commencer à réduire activement les dépendances des projets en consolidant ou en éliminant les étapes de révision inutiles.
Documentez tout
Si vous essayez "d'aller vite et de casser des choses" à la Mark Zuckerberg, il peut sembler contre-intuitif de ralentir pour documenter votre processus ou vos résultats. Cela peut même ressembler à de la paperasse, surtout si vous ne faites jamais rien avec toute cette documentation.
D'après mon expérience, les équipes qui documentent diligemment, presque religieusement, tout ce qu'elles font sont nettement plus efficaces que les équipes qui ne le font pas. Mais ce qui les distingue, c'est qu'ils utilisent réellement leur documentation - il s'agit d'une bibliothèque vivante d'idées, de processus et de ressources - et pas seulement d'une chose que leur patron ou leur équipe de conformité leur impose. Ils utilisent les enseignements du passé pour orienter le comportement futur, et ils créent des documents de travail qui permettent à chacun de rester facilement sur la même longueur d'onde.
Hiérarchiser le travail en fonction de l'importance / de l'urgence
Que vous utilisiez une liste de tâches ou un tableau Kanban pour gérer vos tâches, il est important d'avoir un moyen systématique - et idéalement visuel - de différencier vos tâches les plus importantes et les plus urgentes de celles qui ne sont pas assorties d'une échéance précise. Certaines équipes utilisent la taille des t-shirts pour cela, d'autres utilisent une approche numérique. Déterminez ce qui sera utile à votre équipe, et commencez à hiérarchiser les tâches en conséquence.
Conservez une liste des tâches à effectuer "plus tard".
Vous êtes au milieu d'un projet, et vous avez une de ces "grandes idées" passionnantes pour une nouvelle fonctionnalité, une campagne ou un produit - que faites-vous ? Si vous laissez tout tomber et plongez dans un terrier de lapin, vous risquez de prendre du retard sur votre travail actuel. Mais si vous ne "battez pas le fer tant qu'il est chaud", vous risquez de perdre l'inspiration !
L'une des grandes caractéristiques des tableaux Kanban est que vous pouvez les utiliser pour faire du brainstorming, planifier, établir des priorités et exécuter votre travail, le tout en un seul endroit. Vous pouvez créer un couloir, à l'extrême gauche de votre tableau, et l'utiliser pour contenir ces idées "à moitié cuites". Mais contrairement à la serviette en papier que vous utilisez habituellement pour noter vos idées, votre tableau Kanban est quelque chose sur lequel vous pouvez revenir, sur lequel vous pouvez avoir des idées, puis que vous pouvez utiliser pour créer une carte à part entière, avec des priorités.
Se concentrer sur / mesurer le flux
Si vous voulez vraiment améliorer votre flux de travail, vous avez besoin de paramètres pour mesurer vos performances. Il existe plusieurs façons de mesurer le flux de travail, telles que débit, délai d'exécution, temps de cycle, et autres. Vous pouvez les mesurer manuellement, ou, si vous utilisez un outil Kanban numérique comme Planview AgilePlace, vous pouvez configurer votre conseil pour qu'il collecte ces métriques pour vous.
Commencez par recueillir des données de base sur vos performances actuelles, puis programmez un rappel pour revoir vos mesures toutes les quelques semaines ou mois. Veillez à noter le moment où vous mettez en œuvre des améliorations spécifiques, afin de pouvoir comprendre les relations de cause à effet.
En savoir plus
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