Vi ägnar mycket tid åt att tänka på arbete, men många av oss ägnar inte tillräckligt mycket tid åt att tänka på hur Vi gör det arbetet. Vi vill alla bli mer produktiva och effektiva, men för att göra det på ett hållbart sätt måste vi granska de processer vi använder för att få arbetet gjort. Med andra ord måste vi lära oss hur man förbättrar arbetsflödet. 
Om du skulle rita din process som en karta skulle arbetet helst röra sig från ett steg till ett annat i en rak linje. Men i verkligheten är våra arbetsflöden i bästa fall väldigt ojämna om vi inte tar hänsyn till processen.
På Planview är vi lite besatta av arbetsflöde - hur arbetet går från "att göra" till "göra" till "gjort". Jag har personligen sett hur en betoning på arbetsflöde har hjälpt team att förbättra effektiviteten, minska omarbetet och undvika den förvirring och frustration som ofta är resultatet av en dålig process.
10 tips för att förbättra arbetsflödet
Om du har letat efter förslag på hur man förbättrar arbetsflödetHär är några tips som jag har sett har haft störst effekt.
- Visualisera ditt arbetsflöde.
- Sluta med multitasking.
- Dela upp stora uppgifter i mindre bitar.
- Anpassa först, sedan genomföra.
- Standardisera/automatisera repetitiva processer.
- Identifiera/minska beroenden.
- Dokumentera allt (särskilt processer).
- Prioritera arbetet utifrån hur viktigt/brådskande det är.
- Håll en löpande lista över "senare" uppgifter.
- Fokusera på/mät flödet.
Visualisera ditt arbetsflöde
Det kan tyckas uppenbart, men du skulle bli förvånad över hur många team i världen som inte har en gemensam förståelse för den process de följer; den har aldrig varit tydligt definierad. Visualisera ditt arbetsflöde - på ett papper under en workshop, eller helst, på en Kanban-tavla som du använder varje dag-är ett viktigt steg för att förbättra ditt arbetsflöde. När du kan se hur arbetet går från "att göra" till "göra" till "gjort" kan du se var det finns möjligheter att förbättra ditt arbetsflöde.
Sluta med multitasking
Som du säkert vet vid det här laget: Forskning inom neurovetenskap säger att multitasking är en myt. Men hindrar det dig från att göra det? Kanske, kanske inte. Eftersom så många av oss tillbringar dagarna med att delta i olika möten tenderar vi att växla från en uppgift till en annan och till en annan utan att ens märka det. Vi ägnar några minuter åt uppgift A, har ett möte om uppgift B samtidigt som vi förbereder oss för ett möte om uppgift C, och återgår sedan till uppgift A osv.
Även om en del av denna kontextväxling är oundviklig finns det saker du kan göra för att begränsa den, vilket är en viktig faktor när du bestämmer hur du ska förbättra arbetsflödet. Tänk på:
- Planera in långa, fokuserade perioder av "nedskärningstid" för att faktiskt slutföra uppgifter.
- Begränsning av icke nödvändiga möten
- Att avsätta särskilda dagar eller tider för särskilda uppgifter eller typer av arbete.
- Avsätta särskilda dagar eller tider för möten.
- Begränsning av ditt pågående arbete (WIP) - mer om det här
Dela upp stora uppgifter i mindre delar
När du prioriterar arbete är det viktigt att se till att du bryter ner det i bitar som faktiskt är användbara - du äter elefanten en bit i taget, som man brukar säga. Annars kan det sluta med att du hamnar:
- Jag stirrar på elefanten och vet inte ens hur jag ska börja.
- Starta och starta om samma "bett" flera gånger.
- Att skjuta upp ätandet av elefanten till sista ansvarsfulla ögonblicket.
- Du gör inte ett så bra jobb som möjligt med varje del, eftersom du försöker ta itu med allting på en gång, vilket leder till omarbetning senare.
Att dela upp stora projekt i konkreta uppgifter före När du påbörjar arbetet kan det hjälpa dig att hålla stora projekt i tid, med god kvalitet och inom budget.
Anpassa först, sedan utföra
Det finns inget mer frustrerande än att komma halvvägs in i ett arbete och inse att du arbetade med fel sak eller att du arbetade med föråldrad information. 
Abraham Lincoln sägs ha sagt: "Ge mig sex timmar för att hugga ner ett träd och jag kommer att ägna de första fyra timmarna åt att vässa yxan." Detta kan tolkas på många olika sätt, men vi använder det här för att säga: Om du vill förbättra ditt arbetsflöde, se till att du bygger in ett steg för att samla in krav eller planera. Ett snabbt 10- eller 15-minuterssamtal om anpassning kan spara dig timmar av omarbetning i slutändan.
Standardisera repetitiva processer
Oavsett vilken bransch du arbetar inom är det troligt att mycket av ditt arbete följer en eller flera processer. Låt oss säga att för 90 procent av ditt teams projekt finns det ett steg för att samla in krav, ett steg för att undersöka, ett steg för att utföra, ett steg för att granska och ett steg för att distribuera.
Har ni gemensamma riktlinjer för vad som ingår i varje steg och vad definitionen av "klar" är för varje steg? Att arbeta med att standardisera processtegen kan drastiskt förbättra teamets totala effektivitet och är ett viktigt steg för att lära sig hur man förbättrar arbetsflödet.
Identifiera (och arbeta för att minska) beroenden.
Det finns ett stort värde i att ha en annan uppsättning ögon på ett arbete - det kan vara svårt att upptäcka även uppenbara problem när man är alltför insyltad i ett visst projekt. Men beroenden kan vara ett stort hinder för produktiviteten - och ofta är de inte så nödvändiga som vi tror.
Som ett första steg kan det vara bra att identifiera beroenden innan du påbörjar ett projekt, så att berörda intressenter kan planera i förväg. Nästa nivå är att aktivt börja minska beroendet av projekt genom att konsolidera eller eliminera onödiga granskningssteg.
Dokumentera allt
Om du försöker att "gå snabbt fram och bryta saker" som Mark Zuckerberg kan det kännas kontraintuitivt att ta det lugnt för att dokumentera din process eller dina resultat. Det kan till och med kännas som ett arbete, särskilt om du aldrig gör något med all dokumentation.
Enligt min erfarenhet är grupper som noggrant, nästan religiöst, dokumenterar allt de gör betydligt effektivare än grupper som inte gör det. Men det som skiljer dem åt är att de faktiskt använder sin dokumentation - det är ett levande bibliotek med insikter, processer och resurser - inte bara något som chefen eller compliance-teamet tvingar dem att göra. De använder tidigare erfarenheter för att styra framtida beteenden och skapar arbetsdokument som gör det enkelt för alla att hålla sig på samma sida.
Prioritera arbetet utifrån vikten/brådskan.
Oavsett om du använder en att-göra-lista eller ett Kanban-bräde för att hantera dina uppgifter är det viktigt att ha ett systematiskt - och helst visuellt - sätt att skilja dina viktigaste och mest brådskande uppgifter från de "trevliga att ha" utan fasta tidsfrister. Vissa lag använder sig av T-shirtstorlekar för detta, andra använder sig av siffror. Ta reda på vad som är meningsfullt för ditt team och börja prioritera uppgifterna därefter.
Håll en löpande lista över "senare" uppgifter
Du är mitt uppe i ett projekt och får en av de där spännande "stora idéerna" till en ny funktion, kampanj eller produkt - vad gör du då? Om du släpper allt och dyker ner i ett kaninhål kan du hamna på efterkälken i ditt pågående arbete. Men om du inte "slår till medan järnet är varmt" kan du förlora inspirationen!
En bra egenskap hos Kanban-tavlor är att du kan använda dem för att brainstorma, planera, prioritera och utföra ditt arbete, allt på ett och samma ställe. Du kan skapa en fil längst till vänster på tavlan och använda den för att samla de "halvfärdiga" idéerna. Men till skillnad från den pappersservett som du vanligtvis använder för att skriva ner idéer är Kanban-tavlan något du kan återkomma till, idéera och sedan använda för att skapa ett fullfjädrad, prioriterat kort.
Fokusera på/måla flödet
Om du verkligen vill förbättra ditt arbetsflöde behöver du mätvärden för att mäta dina resultat. Det finns flera sätt att mäta arbetsflödet, t.ex. Genomströmning, ledtid, cykeltid, med mera.. Du kan mäta dessa manuellt eller, om du använder en digitalt Kanban-verktyg Som Planview AgilePlace kan du ställa in styrelsen så att den samlar in dessa mätvärden åt dig.
Börja med att samla in grunddata om din nuvarande prestation och sätt sedan in en påminnelse om att se över dina mätvärden med några veckors eller månaders mellanrum. Se till att anteckna när du genomför specifika förbättringar så att du kan förstå orsakssamband.
Läs mer
För mer information om Kanban - plus en lista med 10 Kanban-inspirerade tips som ditt team kan börja använda idag för att förbättra fokus och flöde - ladda ner vår e-bok: Kanban 101: Öka teamets produktivitet med visuell projektledning.
