How vital is a comprehensive, flexible and functional time management planner? Consider this: for project managers, the most precious resource they have is typically not budget – it is time. And unfortunately for many of them, time is not on their side. For example, Harvard Business Review analyzed nearly 1.500 IT projects, and found that one in six had an average schedule overrun of nearly 70%. And the essential for an effective time management planner is just as dire for other types of projects, such as marketing, professional services, engineering, and construction (recall that Boston’s “Big Dig” was initially scheduled to be completed in 1997, but was unveiled in 2007!).
Planung und Zeitmanagement
Bevor Sie sich mit den Kernelementen der time management planner software befassen, ist es hilfreich, einen Blick auf die integrierten Zeitplanmanagementprozesse zu werfen, die vom Project Management Institute in seinem Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide - Sixth Edition, 2017) empfohlen werden. Dazu gehören:
Planen Sie das Zeitmanagement:
Hierbei handelt es sich um den Prozess der Erstellung von Richtlinien, Verfahren und Dokumentation im Zusammenhang mit der Planung, Entwicklung, Verwaltung, Ausführung und Kontrolle des Projektplans.
Definieren Sie Aktivitäten:
Hierbei handelt es sich um den Prozess der Festlegung und Dokumentation verschiedener Maßnahmen, die durchgeführt werden müssen, um die Projektziele zu erreichen.
Sequenz Aktivitäten:
Hierbei handelt es sich um den Prozess der Bestimmung und Dokumentation verschiedener Beziehungen zwischen den Projektaktivitäten.
Schätzen Sie die Dauer der Aktivität:
Hierbei handelt es sich um den Prozess der Schätzung des Volumens der Arbeitsperioden, die für die Durchführung verschiedener Aktivitäten erforderlich sind, unter Verwendung der geschätzten Ressourcen.
Zeitplan entwickeln:
Hierbei handelt es sich um den Aufbau eines Projektplanungsmodells durch die Analyse verschiedener Vorgangsreihenfolgen, Zeiträume und Ressourcenanforderungen.
Zeitplan für die Kontrolle:
Dabei handelt es sich um den Prozess der Überwachung des Projektstatus, der Aktualisierung des Zeitplans und (falls erforderlich) der Anpassung der Zeitplan-Basislinie.
Der Zeitmanagementplaner, für den sich ein Unternehmen entscheidet, muss es den Projektmanagern (und den zugehörigen Teammitgliedern, wie Terminplanern, PMO-Mitarbeitern usw.) ermöglichen, alle oben beschriebenen Prozesse zu entwickeln, auszuführen, zu verwalten und zu kontrollieren. Diese Erkenntnis ist von entscheidender Bedeutung, denn einigen Lösungen auf dem Markt, die sich selbst als "der beste Zeitmanagement-Planer" bezeichnen, fehlen die umfassenden und anpassbaren Zeitmanagement-Planungstools, die für das Projektmanagement auf Unternehmensebene erforderlich sind. Stattdessen sind sie eher für kleine, einfache und kurze Projekte mit begrenzter Dauer, Aktivitäten und Ressourcen geeignet. Möglicherweise sind sie auch eher für die individuelle Nutzung geeignet (z. B. eine persönliche Zeit-/Aufgabenmanagement-App) und nicht für Teams.
Den besten Zeitmanagement-Planer auswählen
Bei der Bewertung der verschiedenen Zeitmanagement-Planungstools - und der Anbieter, die sie entwickeln und unterstützen - sollten Sie sich auf Folgendes konzentrieren:
- Cloud-basiert: Der Online-Zugriff auf einen Zeitmanagement-Planer ermöglicht es Fernarbeitern und verteilten Teams, zeitbezogene Daten einfach hoch- und herunterzuladen, unabhängig von ihrem Arbeitsort oder der Tageszeit.
- Nachverfolgung in Echtzeit: ermöglicht es Unternehmen, die Leistung von Projekten (und Portfolios) zu verfolgen und die Schlüsselfaktoren zu isolieren, die zu Effizienz, Produktivität und Fortschritt beitragen - oder diese behindern.
- Integrierte Zeiterfassungsbögen: macht die Zeiterfassung für Teammitglieder einfach und schnell. Darüber hinaus können Projektmanager und andere Führungskräfte eine Liste aller berichtspflichtigen Arbeitsposten anzeigen, die für eine bestimmte Dauer relevant sind, und Filter verwenden, um einen bestimmten Arbeitsposten aufzuschlüsseln.
- Eingebaute Stoppuhr: ermöglicht es den Mitarbeitern, in Echtzeit die genaue Dauer aufzuzeichnen, die sie für jeden auf ihrem Stundenzettel erscheinenden Arbeitsvorgang aufgewendet haben. Wenn sie eine Aufgabe erledigt haben, wird die verstrichene Zeit automatisch als Stundenzettel-Eintrag gespeichert. Das ist äußerst bequem für die Mitarbeiter und schließt die Möglichkeit menschlicher Fehler aus. Das bedeutet auch, dass die Projektmanager nicht mehr frustriert sein müssen, wenn sie ihre Mitarbeiter immer wieder bitten müssen, ihre ausgefüllten Zeiterfassungsbögen einzureichen. Alle gewinnen!
- Vollständige PPM-Integration: ermöglicht die Verknüpfung und Synchronisierung aller Zeit- und Terminplaninformationen mit anderen Teilen des Projektmanagement-Puzzles, einschließlich Budgetmanagement, Risikomanagement, Änderungsmanagement, Ressourcenmanagement und Kommunikationsmanagement.
Zeitmanagement Planer Vorlage
Es ist auch wichtig, sich auf eine Lösung zu konzentrieren, die es Unternehmen ermöglicht, ein Projekt als Budget und time management planner template zu speichern, so dass künftige Projekte schnell unter Verwendung derselben Grundstruktur (und nach Bedarf angepasst) erstellt werden können.
Zeitmanagement-Strategien
Projektmanager, die sich nicht mit chronischen Terminüberschreitungen - und verärgerten Sponsoren und Stakeholdern - herumschlagen wollen, sollten nicht nur den richtigen Zeitmanagement-Planer wählen, sondern auch die folgenden Zeitmanagement-Strategien anwenden:
- Kennen Sie Ihr Personal, einschließlich dessen Fähigkeiten, Verfügbarkeit, Kosten, Standort/Zeitzone und Engagement (z.B.. Angestellter, selbständiger Auftragnehmer, Freiberufler auf Abruf, usw.).
- Konzentrieren Sie sich auf die Erstellung eines klar definierten Projektplans, der Aufgabendetails (Dauer, Fälligkeitstermine usw.) sowie eine klare und akzeptierte Erklärung zum Umfang enthält.
- Entwickeln Sie einen detaillierten Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS), indem Sie große Aufgaben in kleinere Aufgaben unterteilen, die leichter zu verstehen, zu kommunizieren und zu erledigen sind.
- Bleiben Sie während des gesamten Projekts mit den relevanten Interessengruppen in Kontakt. Wenn (oder besser gesagt, wenn) es wahrscheinlich oder sicher ist, dass ein Meilenstein oder eine Leistung verpasst wird, müssen die Projektmanager die Erwartungen proaktiv steuern.
Stellen Sie sicher, dass alle Besprechungen notwendig sind und eine klare Tagesordnung sowie feste Anfangs- und Endzeiten haben und dass alle relevanten Teammitglieder und Interessengruppen daran teilnehmen. - Widerstehen Sie der Versuchung, zu viele Ressourcen zuzuteilen, insbesondere bei Projekten, die hinter dem Zeitplan zurückbleiben. Manchmal wird ein Projekt nicht schneller vorankommen, wenn man "mehr Leute" hinzufügt. Im Gegenteil, sie wird Engpässe und Verwirrung noch verschlimmern. Dies kann auch zu Desengagement und Burnout führen.
Fazit
Es gibt keine Möglichkeit zu 100% zu verhindern, dass es bei allen Projekten zu Überschreitungen kommt. Projektmanagement ist von Natur aus unsicher, und ein Großteil der Arbeit ist iterativ (d.h. im Laufe des Projekts wird mehr über die tatsächlichen Anforderungen, Chancen und Risiken bekannt). Unternehmen, die sich für den richtigen Zeitmanagementplaner entscheiden und optimale Zeitmanagementstrategien anwenden, werden jedoch die Wahrscheinlichkeit, dass mehr Projekte die Ziellinie oder den Zeitplan erreichen, deutlich erhöhen. Oder besser noch, sogar ein wenig früher als geplant - das ist immer ein willkommener Bonus!
