Hur viktigt är det att ha en omfattande, flexibel och funktionell tidsplanering? Tänk på följande: Den mest värdefulla resurs som projektledare har är vanligtvis inte budgeten - det är tiden. För många av dem är tiden tyvärr inte på deras sida. Till exempel har Harvard Business Review analyserat nästan 1,500 IT-projekt och fann att ett av sex hade en genomsnittlig överskridande av tidsplanen på nästan 70%. Och det är lika viktigt att ha en effektiv tidsplaneringsplanerare för andra typer av projekt, t.ex. marknadsföring, professionella tjänster, ingenjörsarbete och byggnation (kom ihåg att Bostons "Big Dig" ursprungligen var planerad att vara klar i 1997, men avslöjades i 2007!).
Planering och tidsplanering
Innan vi utforskar de centrala delarna av programvara för tidsplanering, är det bra att titta på de integrerade tidsplaneringsprocesser som godkänts av Project Management Institute i dess Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide - Sixth Edition, 2017). Dessa inkluderar:
Planering av tidsplanering:
Detta är processen för att skapa riktlinjer, förfaranden och dokumentation för att planera, utveckla, hantera, utföra och kontrollera projektets tidsplan.
Definiera aktiviteter:
Detta är en process där man fastställer och dokumenterar olika åtgärder som måste genomföras för att uppnå projektets resultat.
Sekvenser av aktiviteter:
Detta är en process där man fastställer och dokumenterar olika relationer mellan olika projektaktiviteter.
Uppskatta aktivitetslängder:
Detta är en process där man uppskattar hur många arbetsperioder som krävs för att slutföra olika aktiviteter med hjälp av de uppskattade resurserna.
Utarbeta en tidsplan:
Detta är en process för att bygga upp en projektplaneringsmodell genom att analysera olika aktivitetssekvenser, varaktigheter och resurskrav.
Kontrollschema:
Detta är processen för att övervaka projektets status, uppdatera tidsplanen och (om nödvändigt) justera baslinjen för tidsplanen.
Den tidshanteringsplanerare som organisationer väljer måste göra det möjligt för projektledare (och tillhörande teammedlemmar, t.ex. schemaläggare, PMO-personal etc.) att utveckla, utföra, hantera och kontrollera alla de processer som beskrivs ovan. Denna medvetenhet är mycket viktig, eftersom vissa lösningar på marknaden som presenterar sig själva som "den bästa tidsplaneringsplaneraren" saknar de omfattande och anpassningsbara planeringsverktyg för tidsplanering som krävs för projektledning på företagsnivå. I stället är de mer lämpade för små, enkla och korta projekt med begränsad varaktighet, verksamhet och resurser. De kan också vara lämpligare för enskild användning (t.ex. en app för personlig tids- och uppgiftshantering) och inte för team.
Att välja den bästa tidsplaneringsplaneraren
När du utvärderar olika planeringsverktyg för tidsplanering på - och de leverantörer som bygger och stöder dem - fokuserar du på följande:
- Molnbaserad: tillgång till en tidsplaneringsplanerare online gör det möjligt för distansarbetare och distribuerade team att enkelt ladda upp och ladda ner tidsmässiga data, oavsett var de arbetar eller vilken tid på dygnet de arbetar.
- Spårning i realtid: Detta gör det möjligt för organisationer att spåra hur projekt (och portföljer) presterar och isolera de viktigaste faktorerna som bidrar till - eller hindrar - effektivitet, produktivitet och framsteg.
- Inbyggda tidrapporter: gör tidrapporteringen enkel och snabb för teammedlemmarna. Det gör det också möjligt för projektledare och andra chefer att visa en lista över alla rapporterbara arbetsmoment som är relevanta för en viss tidsperiod och använda filter för att söka efter ett specifikt arbetsmoment.
- Inbyggt stoppur: gör det möjligt för arbetstagarna att i realtid registrera exakt hur länge de har arbetat med varje arbetsmoment som visas i deras tidsredovisning. När de är klara med en uppgift sparas den förflutna tiden automatiskt som en tidsbokning. Detta är mycket bekvämt för arbetstagarna och eliminerar risken för mänskliga fel. Det innebär också att projektledare inte behöver uppleva frustrationen av att gång på gång vädja till arbetstagarna att lämna in sina färdiga tidrapporter. Alla vinner!
- Fullständig PPM-integration: gör det möjligt att ansluta och synkronisera all tids- och schemainformation med andra delar av projektledningspusslet, inklusive budgethantering, riskhantering, ändringshantering, resurshantering och kommunikationshantering.
Mall för tidsplanering
Det är också viktigt att fokusera på en lösning som gör det möjligt för organisationer att spara ett projekt som en budget och time management planner template, så att framtida projekt snabbt kan skapas med samma grundstruktur (och anpassas vid behov).
Strategier för tidshantering
Förutom att välja rätt tidsplaneringsplanerare bör projektledare som inte vill slippa kroniska överskridanden av tidsplanen - och irriterade sponsorer och intressenter - använda följande strategier för tidsplanering:
- Känn till din personal, inklusive deras kompetens, tillgänglighet, kostnad, plats/tidszon och engagemang (t.ex. anställd, anställd oberoende entreprenör, frilansare på begäran osv.).
- Fokusera på att skapa en väldefinierad projektplan som innehåller detaljerade uppgifter (varaktighet, förfallodatum osv.) samt en tydlig och accepterad beskrivning av omfattningen.
- Utveckla en detaljerad arbetsfördelningsstruktur (WBS) genom att dela upp stora leveranser i mindre uppgifter som är lättare att förstå, kommunicera och slutföra.
- Håll kontakten med relevanta intressenter under hela projektet. Om (eller snarare när) det är troligt eller säkert att en milstolpe eller leverans kommer att missas måste projektledarna hantera förväntningarna proaktivt.
Se till att alla möten är nödvändiga och har en tydlig dagordning, fasta start- och sluttider och att alla relevanta teammedlemmar och intressenter deltar. - Motstå frestelsen att övertilldela resurser, särskilt när det gäller projekt som ligger efter tidsplanen. Ibland är det inte så att "lägga till fler personer" i ett projekt att det går snabbare framåt. Tvärtom kommer det att förvärra flaskhalsar och förvirring. Detta kan också leda till att arbetstagarna blir oengagerade och utbrända.
The Final Word
Det finns inget sätt att 100% förhindra att alla projekt drabbas av skolade överskridanden. Projektledning är i sig osäkert och mycket av arbetet är iterativt (dvs. mer information om projektets faktiska krav, möjligheter och risker kommer fram allt eftersom det utvecklas). Organisationer som väljer rätt tidsplaneringsplanering och som också tillämpar optimala strategier för tidsplanering kommer dock att öka sannolikheten för att fler projekt når mållinjen i tid. Eller ännu bättre, till och med lite tidigare än planerat - vilket alltid är en välkommen bonus!
