Als Projektmanager ist es von entscheidender Bedeutung, wie Sie Ihre Zeit einteilen. Strategien zum Zeitmanagement kann alles umfassen, von der 20/80-Regel bis hin zum Verständnis Ihrer Mitarbeiter, der Verkleinerung von Aufgaben, der Bewertung von Abhängigkeiten und der Erledigung der schwierigen Aufgaben zuerst. Die Zeit zu managen und gleichzeitig eine Million anderer Aufgaben unter einen Hut zu bringen, macht das Projektmanagement zu einer so vielseitigen Aufgabe.
Wenn Sie Probleme mit Ihrem Zeitplan haben, keine Sorge! Es gibt eine Vielzahl von Techniken, die Sie anwenden können, um Ihren Tag zu strukturieren und mehr aus Ihrer Zeit zu machen.
Zeitmanagement-Strategien und die 20/80 Regel
Ein gängiges Konzept im Projektmanagement, die 20/80-Regel (auch bekannt als Pareto-Prinzip) besagt, dass 20% der Arbeit 80% der Ergebnisse hervorbringen wird. Warum sollten Sie also diesen Teil der Arbeit nicht als erstes erledigen? Der Wert dieses Prinzips besteht darin, dass es Sie daran erinnert, sich auf die 20% der Aufgaben zu konzentrieren, die wichtig sind, und sich nicht mit Mikromanagement ablenken zu lassen.
Ihr Personal kennen
Haben Sie Freiberufler oder Mitarbeiter, die international an Ihrem Projekt arbeiten? Wie managen Sie die Zeit, wenn nicht alle den gleichen Zeitplan haben? Das moderne Geschäftsleben kann sich über das ganze Land erstrecken, aber das ist keine Entschuldigung dafür, dass ein Projektmanager ein schlechtes Zeitmanagement hat. Wenn Sie wissen, in welchen Zeitzonen alle Mitarbeiter leben, können Sie Besprechungen besser planen, bessere Leistungsziele setzen und Erwartungen steuern.
Aufgaben verkleinern für Zeitmanagement-Strategien
Effektive Zeitmanagementstrategien beinhalten auch die Fähigkeit, Aufgaben in leichter verdauliche Häppchen zu zerlegen. Je mehr Zeit Sie in Ihre Projektstrukturplan (WBS), desto einfacher wird es, das Gesamtbild zu sehen.
Wenn die Arbeit in kleinere Teile zerlegt wird, ist es einfacher, die Zeit abzuschätzen, die für die Erledigung der Aufgaben benötigt wird. Wenn eine Aufgabe beispielsweise in einen Tag statt in eine Woche aufgeteilt werden kann, erleichtert dies die Verwaltung eines Zeitplans für diese Aufgabe. Achten Sie darauf, dass Sie nichts so weit herunterbrechen, dass es mehr Zeit in Anspruch nimmt, die Aufgabe zu verwalten, als sie zu erledigen.
Abhängigkeiten neu bewerten
Zu den Zeitmanagement-Strategien gehört auch die Fähigkeit, den Projektzeitplan ständig neu zu bewerten und festzustellen, wo Abhängigkeiten bestehen. Nicht alle Aufgaben müssen der Reihe nach erledigt werden, und einige können auch in Verbindung miteinander durchgeführt werden. Nehmen Sie sich ein wenig Zeit für Ihre Projektabhängigkeiten und prüfen Sie alles, was zeitgleich laufen kann, um Zeit zu sparen. Dies wird Ihnen auch helfen, Ihren Ressourcenbedarf zu einem bestimmten Zeitpunkt besser zu verstehen, was Ihnen hilft, effizienter zu planen.
Das Schwierigste zuerst
Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Aufgabenliste und versuchen Sie, die komplexeren Aufgaben zuerst zu erledigen. Wenn Ihnen also die Zeit davonläuft, werden die einfachsten Aufgaben die einzigen sein, die noch zu erledigen sind. Zusätzlich, Stakeholder betrachten in der Regel die wertvollsten Aufgaben so schnell wie möglich abgeschlossen werden, so dass die Erfüllung dieses Standards ein doppelter Gewinn ist. Wenn sich kleinere Aufgaben verspäten, sind die Leute in der Regel etwas nachsichtiger mit dem Zeitplan.
Die besten Zeitmanagementstrategien für Projektmanager können variieren, je nachdem, was für Sie am besten funktioniert. Es gibt eine Vielzahl von Methoden, um nicht nur ein Team zu managen, sondern auch Ihre persönliche Zeit.
Wenn es darum geht, bei einem Projekt pünktlich zu sein, ist die 20/80-Regel, die Beurteilung von Abhängigkeiten, die Kenntnis Ihres Teams, die Zerlegung von Aufgaben und die Erledigung der komplexen Aufgaben zuerst ein wirklich guter Anfang. Letztlich geht es bei einem effektiven Zeitmanagement um Strategie und Planung. Solange Sie das Timing irgendwo auf dem Teller haben, ist es ein kontinuierlicher Prozess, und verwenden Projektmanagement-Software für Unternehmenwerden Sie nur selten von verspäteten Fristen überrascht werden.
