Das Project Baselining ist eine Reihe von gespeicherten Werten - wie geschätztes Budget, geplanter Zeitplan und erwarteter Aufwand - die als Referenz dienen, um festzustellen, ob ein Projekt auf oder neben dem richtigen Weg ist. Im Folgenden finden Sie vier wichtige Best Practices, die sicherstellen, dass das Projekt-Baselining ein Gewinn und keine Belastung ist:
- Warten Sie nicht, bis Sie alle verfügbaren Informationen haben, bevor Sie ein Baselining durchführen - denn das wird nie passieren.
Natürlich ist es ratsam, eine angemessene Menge an zuverlässigen Daten einzubeziehen und letztendlich eine solide Projektgrundlage zu schaffen, die dieses Etikett auch verdient. Wenn Sie die Aufgabe jedoch immer wieder aufschieben, um "noch mehr Informationen" zu erhalten, dann bleiben Sie auf einer Treppe ins Nichts stecken: denn die Suche endet nie.
Es werden immer mehr Informationen zu sammeln sein, denn Projekte sind von Natur aus iterativ. Je mehr sie sich entfalten, desto mehr enthüllen sie. Irgendwann vor dem Start des Projekts - nicht danach - müssen Sie also einen Bauchcheck machen und die Grundlinie festlegen. Andernfalls können und werden Projekt-Baselines nicht das tun, was sie sollen.
- Legen Sie im Voraus fest, welche Baselining-Berichte verwendet werden sollen, um den Fortschritt zu verfolgen, wer sie erhalten soll und was die Empfänger tun und lassen sollen.
Unternehmen können mehrere Projekt-Basisberichte erstellen, um die Planungsvariablen zu überwachen, darunter viele, die weit über die Angabe "X Arbeitsmenge bis Datum Y abgeschlossen" hinausgehen. Die Entscheidung darüber, welche Berichte erstellt werden sollen, wann sie erstellt werden sollen, wer sie erhalten soll und was die Empfänger tun und lassen sollen, sollte in einer vereinbarten Richtlinie und einem Arbeitsablauf formell festgehalten werden.
Dies ist besonders wichtig, wenn Kunden Basisberichte erhalten. Ohne Kontext können sie die falschen Schlüsse ziehen (und tun dies auch oft). Wenn beispielsweise die Ausgaben für das Projekt geringer ausfallen als erwartet, denken sie vielleicht, dass Effizienzgewinne erzielt wurden oder dass das ursprüngliche Budget falsch war, obwohl weder das eine noch das andere der Fall sein kann. Oder wenn sie sehen, dass der Zeitplan zwei Wochen hinter der Basisprognose zurückbleibt, geraten sie in Panik und treffen überstürzte Entscheidungen - obwohl diese Entwicklung in Wirklichkeit vielleicht gar keine schlechte Nachricht ist.
- Seien Sie bereit, die Projektbasis zu ändern - aber nur, wenn es nötig ist.
In der Projektmanagement-Schule wird das Thema "Re-Baselining" oft mit großer Bestürzung angegangen. Wie bei Star Trek, wenn der Feind das Schiff umzingelt hat, die Schilde auf null Prozent stehen, die Decks 6-14 irgendwo im Weltraum treiben und der Kapitän mit angsterfüllter Stimme sagt: "Notfallplan aktivieren zulu zulu zulu" (und der Bildschirm wird dunkel und wir müssen eine Woche warten, um zu sehen, was passiert!)
Nun, hier unten auf der Erde ist die Neubasierung eines Projekts zwar ein ernsthafter Schritt, aber man sollte ihn nicht als letztes Mittel betrachten, das nur einen Schritt von der totalen Projektvernichtung entfernt ist. Die Dinge ändern sich - und es sind nicht immer die schlechten Dinge. Und wenn diese Änderungen groß genug sind, dann ist ein Re-Baselining nicht nur klug, sondern auch notwendig.
Der Schlüssel liegt jedoch darin, sicherzustellen, dass das Re-Baselining einem klaren Change-Management-Prozess folgt, der die Zustimmung aller betroffenen Interessengruppen einschließt. Andernfalls werden einige Leute mit der neuen Basislinie zurechtkommen, andere nicht - und dann wird es wirklich beängstigend.
- Graben Sie tiefer, um das WARUM herauszufinden - und trennen Sie es vom WAS.
Wie vieles in der Welt des Projektmanagements erscheint auch das Project Baselining von außen betrachtet einfach und leicht. Was ist denn so schwierig daran, eine Momentaufnahme zu machen, bevor ein Projekt beginnt, und dann die Zahlen laufend zu vergleichen?
Nun, wenn Sie mit einem erfahrenen Projektmanager sprechen - oder mit einem neuen Projektmanager in ein paar Monaten, nachdem er ein paar Grundlagenschlachten hinter sich hat - sieht die Realität ganz anders aus. Die Baseline eines Projekts ist kein bürokratischer Prozess, und die Bewertung der Baseline ist es auch nicht, zumal es nicht automatisch oder notwendigerweise eine gute Nachricht ist, dass eine Baseline im Plan liegt.
Nehmen wir zum Beispiel an, dass die Kostenbasis eines Projekts übereinstimmt (d.h. Die tatsächlichen Ausgaben stimmen mit den Erwartungen überein), aber der Basiszeitplan zeigt eine Überschreitung von 7 Tagen. Oberflächlich betrachtet ist es verlockend, zu dem Schluss zu kommen, dass die Ausgaben in Ordnung sind, aber die Teammitglieder müssen einen Gang zulegen, um mehr in weniger Zeit zu erledigen. Was aber, wenn die geschätzten Kosten von Anfang an zu niedrig waren und die Teammitglieder dadurch gezwungen waren, langsamer zu arbeiten? Wenn ja, dann ist das Problem nicht der Zeitplan oder das Team: es ist das Budget.
Natürlich ist dies ein (extrem) vereinfachtes Beispiel. Aber es zeigt etwas sehr Wichtiges über Projekt-Baselines auf, das Unternehmen auf eigene Gefahr vernachlässigen oder vergessen: Baselines können aufzeigen, WAS in einem Projekt vor sich geht, aber sie zeigen nicht, WARUM - und sie geben sicherlich keine Hinweise darauf, ob Entwicklungen positiv oder negativ sind. Dieser Einblick kann nur durch zusätzliche Analysen und in vielen Fällen durch das beste Urteilsvermögen des Projektmanagers gewonnen werden.
- Nutzen Sie die Projektbasislinie als Motivationshilfe.
Einige der weltbesten Projektmanager ziehen sogar noch mehr Nutzen aus Baselines, indem sie sie als Motivationsmittel einsetzen, da sie Teams dabei helfen können, zusammenzukommen und sich um die Erreichung von Zielen zu bemühen (entweder intern oder im Vergleich zu Branchennormen).
Außerdem sind Baselines in Umgebungen, in denen sich Projekte relativ häufig wiederholen, nicht überflüssig, sondern können hier sogar noch nützlicher sein, da sie die Teams zu Innovation und Effizienz anspornen können. Anstatt ein schwammiges Bauchgefühl zu haben, dass sie die Dinge jetzt besser machen als in der Vergangenheit, können sie Basiswerte vergleichen und definitiv wissen, dass sie Fortschritte machen und die Messlatte höher legen.
Das Fazit
Projekt-Baselines sind wertvolle Werkzeuge, und wenn sie mit der richtigen Projektmanagement-Software erstellt, überwacht, verfolgt und optimiert werden, können - und sollten - sie dazu verwendet werden, Projekte auf Kurs zu halten, Portfolios gesund zu halten, Kunden zufrieden zu stellen und Unternehmen in die richtige Richtung zu lenken. Das bedeutet viele Erfolgsgeschichten und wenige (wenn überhaupt) Aktivierungen des Notfallplans zulu zulu zulu.
