Die Verwaltung eines Projekts mag einfach erscheinen, aber um zu lernen, wie man Projektbudgets verwaltet, bedarf es einer besonderen Mischung aus Ausbildung und Erfahrung. Ein Projekt, das aus dem Rahmen fällt, kann nicht nur das Projekt in Gefahr bringen, sondern auch den Ruf von Ihnen, Ihrem Team und dem Unternehmen, für das Sie arbeiten, gefährden. Wenn es für Sie an der Zeit ist, das Budget für ein Projekt festzulegen, gibt es ein paar Dinge, die Sie tun können, um Ihr internes Team und den Kunden zufrieden zu stellen:
- Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan
- Überprüfen Sie das Budget
- Verfolgen Sie das Projekt
- Immer proaktiv sein
Natürlich gibt es bei den meisten Projekten Stolpersteine, aber eine gute Vorbereitung auf eine Vielzahl möglicher Umstände kann dazu beitragen, dass Projekte auf dem vorgesehenen Kurs bleiben. Von über die Erstellung eines detaillierten Projektplans bis hin zum Verständnis der größten Überraschungen, die Ihr Budget sprengen, können Sie mit diesen Tipps lernen, wie man ein Projekt budgetiert.
Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan
Jeder Teil des Plans sollte detailliert ausgearbeitet werden. Es sollte dann von allen beteiligten Parteien überprüft und abgezeichnet werden, um spätere Unklarheiten zu vermeiden. Das Budget muss sorgfältig auf den Plan abgestimmt sein, vorzugsweise mit Spielraum für ein paar Änderungen. Wenn Sie Ihren ersten Projektplan schreiben, sollten Sie sich von einem erfahrenen Teammitglied oder Mentor helfen lassen. Ob Sie nun online oder bei einem Kollegen Hilfe suchen, Sie müssen das nicht alleine tun.
Überprüfen Sie den Haushalt
Die regelmäßige Überprüfung des Projektstatus und der Übereinstimmung mit dem Budget ist eine wichtige Aufgabe, die die Projektmanager übernehmen sollten. Wenn Sie während der verschiedenen Projektphasen systematisch Aktualisierungen erhalten, von der Projektinitiierung bis zum Abschluss, um zu sehen, ob die Ausgaben im Trend liegen, können Sie Probleme schnell erkennen. Wenn sich eine Kostenerhöhung abzeichnet, ist es wichtig, dass diese so schnell wie möglich angegangen und behoben wird.
Verfolgen Sie das Projekt
Es gehört zu den Aufgaben des Projektmanagers (und zu lernen, wie man Projektbudgets verwaltet), sich anzugewöhnen, regelmäßig alle Aspekte des Projekts zu überprüfen. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, nicht nur das Budget im Auge zu behalten, sondern auch die Aufgaben und Ressourcen zu überprüfen und gegebenenfalls umzuverteilen.
Seien Sie immer proaktiv
Wenn Sie einmal gelernt haben, wie man Projektbudgets verwaltet, sollten Sie sich niemals zurücklehnen und erwarten, dass das Projekt wie geplant ohne Einmischung abläuft. Wenn Sie warten, bis jemand Sie auf ein Problem aufmerksam macht, oder wenn Sie plötzlich am Ende des Projekts angelangt sind und die Ergebnisse präsentieren wollen, nur um festzustellen, dass Sie das Budget erheblich überschritten haben, werden Sie einen sehr unzufriedenen Kunden haben. Wenn Sie in der Lage sind, die Problembereiche zu erkennen, die mehr Mittel als geplant verschlingen, sind Sie in einer wünschenswerten Position, um das Projektbudget in einem überschaubaren Rahmen zu halten.
Projektmanagement-Software kann Ihnen helfen, Budgets zu verfolgen
Mit der robusten Projektmanagement-Software können Sie unter alle Ausgaben verfolgen, die bei einem Projekt anfallen: Mitarbeiter, Abteilung, Aufgabe und Arbeitselement. So können Sie die Ausgaben besser überwachen und sicherstellen, dass Ihr Projekt im Budget bleibt. Sie können Stundensätze für das gesamte Unternehmen auf einer hohen, allgemeinen Ebene oder für ein bestimmtes Projekt festlegen. Sie können auch Projekte und tatsächliche Mitarbeiterstunden in Echtzeit anzeigen und die Auslastungsrate und den Abrechnungsstatus für jedes Projekt analysieren. So können Sie sofort feststellen, wenn ein Projekt vom Kurs abweicht und darauf zusteuert, das Budget zu sprengen.
Um das Budget einzuhalten, ist eine aktive Beteiligung von Anfang bis Ende erforderlich. Beginnen Sie mit einem detaillierten Projektplan, der von allen Beteiligten überprüft wurde. Überprüfen Sie regelmäßig, wie es um das Budget bestellt ist und verfolgen Sie das Projekt genau. Projektmanager sollten die im Laufe des Projekts angefallenen Ausgaben proaktiv verwalten und alle Teammitglieder über den Status informieren, indem sie ein transparentes SaaS-Projektmanagementsystem verwenden.
