Das Veranstaltungsmanagement besteht aus vielen beweglichen Teilen: Termine, Menschen, Ergebnisse, Aktivitäten, Fristen und noch mehr Fristen. Der Versuch, den Überblick über alles zu behalten, kann kompliziert und herausfordernd sein. Wie stellen Sie sicher, dass das, was Sie brauchen, von den Leuten erledigt wird, auf die Sie sich verlassen, um es in der von Ihnen benötigten Zeit zu erledigen? Haben Sie Vertrauen in Ihre Prozesse und Systeme, oder lassen sie Sie im Stich?
Wenn Sie sich in einem Sumpf des Eventmanagements wiederfinden, in dem Sie sich ständig aus Aktionspunkten, Nachfassaktionen und Fälligkeitsterminen herauswinden, dann sollten Sie vielleicht überdenken, wie Sie Ihre Zeit und Energie einsetzen. Die kollaborative Arbeitsverwaltung könnte die perfekte Lösung sein.
Die gute Seite des Veranstaltungsmanagements
Die kollaborative Arbeitsverwaltung vereinfacht den Prozess der Veranstaltungsplanung. Es bringt alle beweglichen Teile an einem zentralen, organisierten und kollektiven Ort zusammen. Stellen Sie sich vor, dass Sie jederzeit genau sehen können, woran alle arbeiten, sowie den Status und den Fortschritt jeder Aufgabe... Egal, ob Sie nur ein Ereignis verwalten oder mehrere auf einmal, mit einer Lösung für das kollaborative Arbeitsmanagement behalten Sie den Überblick über Ihren Plan.
Planview ProjectPlace ist ein perfekter Begleiter, wenn es darum geht:
- Organisieren: Nutzen Sie einen Arbeitsbereich für die Veranstaltungsplanung, um alles zu erfassen, was mit Ihrer Veranstaltung zu tun hat. Mit Kanban-Tafeln und -Karten können Sie eine benutzerdefinierte Struktur einrichten, um jede Aktion und jeden Schritt im Prozess zu identifizieren - was wann und von wem erledigt werden muss. Fristen und Fortschritte können dann in einem Gantt-Diagramm weiter organisiert werden, das Ihnen hilft, sich überschneidende Projekte und Fristen zu visualisieren. Und eine integrierte Vorlage für die Veranstaltungsplanung führt Sie durch die verschiedenen Komponenten, so dass Sie auf dem Weg nichts vergessen.
- Kommunizieren: Sie müssen sich nicht auf E-Mails verlassen. Kommunizieren und arbeiten Sie mit Ihrem gesamten Team direkt vom Arbeitsplatz aus zusammen. Darüber hinaus sorgen die Funktionen für die Verwaltung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten dafür, dass alle Ihre Veranstaltungsdateien die aktuellsten Versionen enthalten und für alle, die sie benötigen, leicht zugänglich sind.
- Zuweisen und Nachverfolgen: Die Aufgabenverwaltung erfolgt nahtlos innerhalb einer kollaborativen Arbeitsverwaltungsstruktur. Mit den Kanban-Karten können Sie auf einfache Weise Aufgaben mit Fälligkeitsdatum zuweisen, Anweisungen geben und Feedback und Aktualisierungen erhalten. Die Karten sind in Spalten nach bestimmten Kategorien geordnet, wobei jede Spalte für eine andere Phase im Prozess steht (z.B.: Neu; In Bearbeitung; In Überprüfung; Abgeschlossen). Die Karten können von Spalte zu Spalte verschoben werden, wenn sich der Status des Gegenstands ändert... Auf diese Weise hat jeder einen Überblick darüber, in welchem Stadium sich ein bestimmter Gegenstand befindet, welche Fortschritte gemacht werden, was fertiggestellt wurde und was noch zu tun ist.
Die Planung von Veranstaltungen kann ohnehin schon ziemlich stressig sein - Sie möchten, dass die Veranstaltung erfolgreich ist und für alle Beteiligten ein tolles Erlebnis wird. Sie möchten diesen Stress nicht noch durch zu viele unzusammenhängende Tools für die Zusammenarbeit verstärken. Sie können sich beruhigt zurücklehnen, denn Sie wissen, dass alle Informationen an einem Ort gespeichert sind und auf dem neuesten Stand sind. Auf diese Weise können Sie einfach die After-Party genießen.
Um zu erfahren, wie jede Abteilung in Ihrem Unternehmen von ProjectPlace profitieren kann, lesen Sie die folgenden Blogs zu Anwendungsfällen: Public Relations, Human Resources, Blog Management, Abteilungsübergreifende Kommunikation, Demand Generation Marketing, Event Management, Digital Marketing, Customer Renewals, RFP Project Planning, Sales Team Collaboration, Customer Experience, Solutions Marketing, and Sales Project Management.
Schauen Sie sich den Planview Blog an, um mehr über die Verwendung von CWM zu erfahren, und melden Sie sich noch heute für Ihre kostenlose ProjectPlace-Testversion an. Kommentieren Sie unten die Vorlage, die Sie während des Prozesses am hilfreichsten fanden.
