Evenemangshantering innebär många rörliga delar: datum, personer, leveranser, aktiviteter, tidsfrister och ännu fler tidsfrister. Att försöka hålla reda på allt kan vara komplicerat och utmanande. Hur säkerställer du att det du behöver få gjort blir gjort av de personer som du räknar med att det ska bli gjort inom den tid du behöver det? Har du förtroende för dina processer och system, eller är det så att de sviker dig?
Om du befinner dig i en sump av evenemangshantering - där du ständigt gräver ut dig själv ur åtgärdsposter, uppföljningar och förfallodatum - bör du kanske omvärdera hur du spenderar din tid och energi. Samarbete arbetsledning kan vara den perfekta lösningen.
Den ljusa sidan av evenemangshantering
Samarbetshantering förenklar evenemangsplaneringen. Den tar alla rörliga delar och samlar dem på en centraliserad, organiserad och kollektiv plats. Föreställ dig att du kan se exakt vad alla arbetar med, tillsammans med status och framsteg för varje uppdrag eller uppgift, närhelst du behöver det... Oavsett om du hanterar ett evenemang i taget eller om du jonglerar med flera på en gång, kommer en lösning för samarbetshantering att hålla dig på topp med din plan.
Planview ProjectPlace är en perfekt följeslagare när det gäller:
- Organisering: Använd en arbetsplats för evenemangsplanering för att fånga upp allt som rör evenemanget. Med Kanban-tavlor och -kort kan du skapa en anpassad struktur för att identifiera varje åtgärd och steg i processen - vad som måste göras när och av vem. Deadlines och framsteg kan sedan organiseras ytterligare i ett Gantt-diagram som hjälper dig att visualisera överlappande projekt och deadlines. En inbyggd mall för evenemangsplanering hjälper dig att gå igenom de olika delarna så att du inte missar något på vägen.
- Kommunikation: Du behöver inte förlita dig på e-post. Kommunicera och samarbeta med hela teamet direkt från arbetsplatsen. Dessutom säkerställer dokumenthanterings- och delningsfunktionerna att alla dina evenemangsfiler innehåller de mest uppdaterade versionerna och är lättillgängliga för alla som behöver dem.
- Tilldelning och spårning: Uppgiftshantering är smidig inom en samarbetsstruktur för arbetsledning. Du kan enkelt tilldela åtgärdsobjekt med förfallodatum, ge vägledning och ta emot feedback och uppdateringar med hjälp av Kanban-korten.Korten är organiserade i kolumner efter specifika kategorier, där varje kolumn representerar ett annat skede i processen (t.ex. ny, pågående, granskad, avslutad). Korten kan flyttas från kolumn till kolumn när statusen för ett ärende förändras... På så sätt kan alla se i vilket skede ett visst ärende befinner sig, vilka framsteg som görs, vad som är färdigt och vad som återstår att göra.
Evenemangsplanering kan vara ganska stressigt - du vill att det ska bli lyckat och att alla inblandade ska gå därifrån med en bra upplevelse. Du vill inte öka stressen genom att ha för många olika samarbetsverktyg. Du kan vara lugn i vetskapen om att allt och alla är uppdaterade på information som lagras på ett och samma ställe. På så sätt kan du bara njuta av efterfesten.
Om du vill veta hur ProjectPlace kan gynna varje avdelning i din organisation kan du läsa följande bloggar om användningsfall: PR, Personal, Blogghantering, Kommunikation över avdelningsgränserna, Marknadsföring för efterfrågegenerering, Evenemangshantering, Digital marknadsföring, Kundförnyelse, Projektplanering för förfrågningsunderlag, Samarbete mellan säljteamen, Customer Experience, Marknadsföring av lösningar, och Projektledning för försäljning.
Besök Planview Blog för att lära dig mer om CWM-användning och registrera dig för din kostnadsfria provperiod med ProjectPlace idag. Kommentera nedan den mall som du tyckte var mest användbar under rättegången.
