Dr. Phil hat die genialsten Einzeiler. "Egal wie flach man einen Pfannkuchen macht, er hat immer zwei Seiten." Das ist so wahr. "Wenn Sie mit mir debattieren wollen, sollten Sie Ihren Kolibri-Arsch nicht mit Ihrem Alligator-Mund überladen." Ich kann das nicht deuten, aber ich bin mir sicher, dass es zu der Zeit genau richtig war. Obwohl Dr. Phils selbstgesponnene Einzeiler etwas kryptisch wirken können, schlägt er Ihnen manchmal mit einer Wahrheit ins Gesicht, die Sie nie vergessen werden.
Ein solcher Dr. Phil-ismus wird mir während meiner ersten Veranstaltung zur kontinuierlichen Verbesserung immer wieder durch den Kopf gehen, nämlich: "Man kann nicht ändern, was man nicht anerkennt."
Weil es schwer ist, sich einzugestehen, dass man für seine eigene Situation verantwortlich ist, bleiben viele Menschen in einem Muster des Nichtstuns stecken, sagt der Arzt. Indem Sie die Sache, die Sie verbessern möchten, anerkennen, machen Sie den ersten Schritt zur Verbesserung. Der Arzt sprach zwar zu einem Ehepaar, als er dies sagte, aber es galt auch für das Unternehmen und die Beziehungen zwischen uns, den Teammitgliedern. Die Anerkennung dessen, was verändert werden muss, ist ein wichtiger Baustein für eine erfolgreiche Ehe UND ein erfolgreiches Unternehmen.
Die Worte von Dr. Phil sollten sich immer wieder bewahrheiten, als wir nach unserem Continuous Improvement Event tief im Unternehmen auf Veränderungen drängten. Hier ist, wie alles abgelaufen ist:
Die Hintergrundgeschichte
Bevor ich zu Planview AgilePlace kam, arbeitete ich bei einem Einzelhändler als E-Commerce Marketing Manager. Das Unternehmen war konservativ in seinen Ausgaben und hatte traditionell einen langsamen, aber stetigen Ansatz für sein Wachstum gewählt. Es war keine Überraschung, als sich das Führungsteam verpflichtete, "schlank" zu werden.
Als ich also gebeten wurde, in einem funktionsübergreifenden Team mitzuarbeiten, um den Print-Anzeigenprüfungsprozess des Unternehmens zu verbessern, habe ich die Chance ergriffen. Während unsere Printanzeigen Millionen an Einnahmen generierten, verschwendeten wir Millionen von Dollar an Gemeinkosten für ihre Produktion. Das waren Dollars, die das Unternehmen an unsere Kunden hätte weitergeben können!
Das Ereignis
Vier Tage lang saßen Vertreter aus den Bereichen Werbung, Merchandising, Beschaffung, Filialbetrieb, IT und anderen Abteilungen zusammen in einem Raum mit Whiteboards und Stapeln von Post-it-Notizen, um alles herauszufinden. Jeder brachte sein spezielles Wissen mit, und ehe wir uns versahen, waren die Wände mit Post-it-Zetteln bedeckt, auf denen Dutzende von "Wertströmen" oder Arbeitsabläufen abgebildet waren, die jeweils einen Teil des größeren Prozesses darstellten.
Hier ist eine stark vereinfachte Darstellung, wie wir einen neuen Prozess entwickelt haben:
Sie haben den aktuellen Prozess mit Hunderten von Haftnotizen kartiert (das hat den ganzen ersten Tag gedauert). Verschiedenfarbige Zettel und Abschnitte der Wand wurden den verschiedenen Abschnitten des Prozesses zugeordnet.
Identifizieren Sie die Verschwendung im aktuellen Prozess (Zeit für Nacharbeit, Korrekturen, Warten auf die Fertigstellung usw.) und gruppieren Sie die Verschwendungsposten nach den verschiedenen Arten von Arbeit.
Zeichnete einen neuen Prozess unter Verwendung der Entdeckungen, die wir gemacht hatten.
Erstellung von Aktionsplänen für die Umsetzung des neuen Prozesses.
Der 'Aha'-Moment
Wir wussten, dass dieses Ding riesig ist, aber ernsthaft? Wir hatten uns den gesamten Prozess noch nie vorgestellt, daher war es sehr aufschlussreich zu sehen, wie riesig er ist! Hunderte von Mitarbeitern und eine enorme Menge an Ressourcen innerhalb und außerhalb des Unternehmens arbeiteten mehrere Monate lang an der Erstellung einer einzigen Printanzeige. Unser Unternehmen produzierte jedes Jahr Dutzende von Printanzeigen, so dass Sie sich die möglichen Einsparungen vorstellen können.
Das Mapping, Re-Mapping und Re-Re-Mapping des Prozesses hat viel Arbeit gekostet, aber die Einsparungsmöglichkeiten, die wir in unseren Gesprächen gefunden haben, waren es wert.
Würde jemand den neuen Prozess tatsächlich befolgen? Wären wir in der Lage, diesen Wandel effektiv zu beeinflussen (und zu steuern)?
Anerkennen der Notwendigkeit von Veränderungen
Viele der Änderungen hingen von der Zusammenarbeit mit anderen Teams ab - vor allem mit denen, die in der Vergangenheit nicht gerade aufgeschlossen waren. Der neue Prozess verlangte von den Mitarbeitern, andere zur Verantwortung zu ziehen, was viele Abteilungen versäumt hatten, weil es auf diese Weise einfacher war. Die Einführung des neuen Prozesses wäre "wie Wackelpudding an die Wand zu nageln" gewesen.
Aber wie in einer guten Ehe braucht man auch im Geschäftsleben die Bereitschaft, sich seine Fehler einzugestehen, und die Motivation, die notwendige Arbeit zu leisten, um sich ständig zu verbessern. Die Worte von Dr. Phil, "Man kann nicht ändern, was man nicht anerkennt", machen im Hinblick auf die kontinuierliche Verbesserung so viel Sinn. Wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, Ihre Prozesse zu überprüfen und schwierige Fragen zu stellen, können Sie nicht einmal ansatzweise erkennen, was Sie nicht anerkennen, geschweige denn, dass Sie es anerkennen und Schritte zur Verbesserung unternehmen.
Jetzt, da wir den neuen Prozess mit einer Zahl verknüpfen konnten (die auf der Grundlage des Zeit- und Kostenaufwands für die Produktion einer Anzeige berechnet wurde), waren selbst die widerspenstigsten Teams gezwungen anzuerkennen, dass eine Änderung notwendig war, und begannen tatsächlich, den neuen Prozess zu akzeptieren! Diejenigen, die einst unsere größten Gegner waren, wurden zu unseren lautstärksten Befürwortern.
Sobald jeder den Vorteil sah, dass langsamer wurde, um schneller zu arbeiten, begannen unsere Prozessverbesserungen zu greifen, da die Mitarbeiter feststellten, dass sie durch die Änderungen tatsächlich Zeit bei ihrer täglichen Arbeit einsparten. Multiplizieren Sie das mit Hunderten von Menschen, Jahr für Jahr, und Sie haben nicht nur massive Einsparungen für das Unternehmen, sondern am Ende auch ein erfüllteres Team und glücklichere Kunden.
![Ein globaler Plan für kollaboratives Arbeitsmanagement [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
