Das Hauptziel des Projektmanagements besteht darin, einen Auftrag zu bewerten und ihn in verdauliche Aufgaben aufzuteilen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Die Fähigkeit, ein Projekt zu managen und von der Konzeption bis zum Abschluss zu begleiten ist im Allgemeinen eine Fähigkeit, die man durch Erfahrung erlernt.
Ein erfolgreicher PM hat die Fähigkeit, das große Ganze zu sehen und entsprechend zu organisieren und zu delegieren. Das sind Menschen, die immer ein Endziel vor Augen haben und dafür sorgen, dass dieses Ziel in dem versprochenen Zeitrahmen erreicht wird. Daher kann es manchmal die klügste Entscheidung sein, ein Unternehmen in die Portfolioverwaltung zu überführen.
Was ist Projekt-Portfoliomanagement?
Um den Umfang eines Projekts abzuschätzen, muss ein Projektmanager einen Zeitrahmen festlegen. Dazu ist es manchmal notwendig, das Unternehmen als Ganzes zu betrachten. Dazu gehört, dass Sie jedes Projekt auf dem Tisch haben und die Aufgaben darin nach Prioritäten ordnen. Die Projekte können dann zu Programmen gruppiert werden, die schließlich ein Portfolio bilden.
Das Projektportfoliomanagement wird oft schon im Tagesgeschäft durchgeführt, es fehlt nur die Bezeichnung. Jedes Mal, wenn ein Unternehmen Projekte und Programme auf ein gemeinsames Ziel ausrichtet, praktiziert es PPM. Dieser Prozess schafft eine hierarchische Beziehung zwischen verschiedenen Elementen, die wie folgt definiert werden kann:
- Aufgaben bilden Projekte
- Projekte bilden Programme
- Programme bilden Portfolios
Die ganze Idee besteht darin, Projekte und Programme in einem Portfolio so zu gruppieren, dass die Gewinnspanne maximiert und der ROI insgesamt erhöht wird. Bevor Sie den Sprung ins kalte Wasser wagen, sollten Sie die Vor- und Nachteile eines aktiven Portfoliomanagements abwägen, bevor Sie sich ganz auf den Prozess einlassen.
Ist Projektportfolio-Management die richtige Wahl?
Um zu verstehen, ob diese PM-Lösung das Richtige für Ihr Unternehmen ist, ist es wichtig, die Vor- und Nachteile des Projektportfoliomanagements als Ganzes zu betrachten.
Vorteile
Ein aktives Projektportfoliomanagement bietet unglaublich viele Vorteile. Im Folgenden finden Sie einige Gründe, warum dies die richtige Wahl sein könnte:
Inventar
Bei einer Vielzahl von Programmen ist es schwierig, genau zu bestimmen, welche Ressourcen wo verfügbar sind. Der gesamte Prozess ist fragmentiert. PPM ermöglicht es einem Unternehmen, einen gemeinsamen Überblick über das Gesamtbild zu gewinnen. Jeder weiß genau, womit er in den frühen Phasen der Planung arbeiten muss. Die Angleichung spornt ein Unternehmen dazu an, einige Projekte zu beschleunigen und Entscheidungen auf der Grundlage der strategischen Ausrichtung zu treffen.
Mitwirkung
PPM ermöglicht eine tiefere Einbindung in allen vertikalen Bereichen. Portfolios ziehen in der Regel die Aufmerksamkeit der Geschäftsleitung auf sich, und wenn diese von Anfang an einbezogen wird, ist ein größerer Erfolg für alle Projekte gewährleistet. Durch diese Art der Ausrichtung werden auch Leistungsprobleme besser sichtbar und können leichter behoben werden.
Risiken
Wann immer Sie ein Projekt für die gemeinsame Nutzung von Ressourcen in einem Portfolio öffnen, verringern Sie das Risiko, dass das Projekt scheitert. Durch die Bündelung mehrerer Programme und die Zuweisung von Ressourcen kann ein Unternehmen mehr Arbeit übernehmen und gleichzeitig sicherstellen, dass seine laufenden Projekte erfolgreich sind.
Benachteiligungen
Obwohl PPM auf den ersten Blick ein Selbstläufer zu sein scheint, gibt es bei den Vorteilen, die ein Unternehmen daraus ziehen kann, auch Wege, die drastisch schief gehen oder das Tagesgeschäft stören können. Die folgenden sind nur einige Beispiele dafür, dass PPM möglicherweise nicht das Richtige für Ihr Unternehmen ist:
Ressourcen
Genauso wie Ressourcen ein Vorteil sein können, wenn die Programmverantwortung geteilt wird, kann dies auch der Untergang des Projektportfoliomanagements sein. Wenn die falsche Person mit der Zuteilung von Ressourcen betraut wird, besteht die Gefahr, dass diese veruntreut werden. Damit PPM funktioniert, ist es wichtig, dass die Ressourcen gleichmäßig und entsprechend verteilt werden.
Definition
Projektmanagement erfordert die Fähigkeit, Elemente innerhalb eines Projekts zu definieren und zu kategorisieren, um sie zu priorisieren. Das ist viel einfacher, wenn es sich nur um die Definition von Aufgaben innerhalb eines Projekts handelt. Sobald der Umfang jedoch von Programmen auf ein Portfolio übergeht, wird es schwieriger, die Dinge zu sortieren.
Wenn man sich nicht auf eine Priorisierung der Programme einigen kann, weil man nicht in der Lage ist, die Elemente innerhalb des gesamten Portfolios richtig zu definieren, kann diese Art der Verwaltung nicht funktionieren. In der Tat könnte es die Dinge nur verkomplizieren.
Größe
Die Größe eines Unternehmens kann der einzige Faktor sein, der über den Erfolg des Portfolio-Projektmanagements entscheidet. Wenn ein Unternehmen eher klein ist oder nur wenige laufende Projekte hat, scheint es nicht notwendig zu sein, die Arbeit oder die Kosten für deren Organisation zu verschwenden. Vor allem, wenn sie bereits auf dem Höhepunkt ihrer Leistungsfähigkeit sind. PPM ist nur dann notwendig, wenn es Raum für Wachstum gibt, der durch einen größeren Umfang der Verwaltung definiert ist.
Es gibt mehrere Vor- und Nachteile des Projektportfoliomanagements . Daher ist es wichtig, dass Sie sich darüber im Klaren sind, ob dies der richtige Prozess für Ihr Unternehmen ist, bevor Sie sich für einen Wechsel entscheiden. Das Portfolioprojektmanagement ermutigt die Mitarbeiter auf allen Ebenen des Unternehmens, sich zu beteiligen. Dies verringert das Risiko und ermöglicht es der Geschäftsleitung, den gesamten Bestand besser im Auge zu behalten.
PPM kann auch eine Belastung für die Ressourcen sein und ist für ein kleineres Unternehmen nicht die richtige Wahl. Insgesamt geht es darum, das große Ganze zu sehen und sich für die Werte und Ziele des Unternehmens einzusetzen. Portfolios können der Schlüssel zu einer unordentlichen Einrichtung sein, aber Sie müssen zuerst sicherstellen, dass das System funktioniert.
