Det främsta målet med projektledning är att bedöma ett arbete och dela upp det i lättförståeliga uppgifter för att uppnå ett fastställt mål. Förmågan att leda ett projekt och se till att det genomförs från idé till färdigställande är i allmänhet en färdighet som man lär sig genom erfarenhet.
En framgångsrik PM har förmågan att se till helheten för att organisera och delegera i enlighet med detta. Det är personer som alltid har ett slutmål i åtanke och som är ansvariga för att se till att det nås inom den utlovade tidsramen. Därför kan det ibland vara det klokaste valet att flytta en verksamhet till portföljförvaltning.
What is Project Portfolio Management?
För att bedöma projektets omfattning måste projektledaren fastställa en tidsram. För att göra det är det ibland nödvändigt att se verksamheten som en helhet. Detta innebär att man tittar på alla projekt på bordet och prioriterar uppgifter inom dem. Projekten kan sedan grupperas till program som slutligen bildar en portfölj.
Projektportföljhantering utförs ofta redan i den dagliga verksamheten, men saknar helt enkelt en etikett. När ett företag anpassar projekt och program till ett gemensamt mål tillämpar det PPM. Denna process skapar ett hierarkiskt förhållande mellan olika element som kan definieras som:
- Uppgifter utgör projekt
- Projekt bildar program
- Programmen bildar portföljer
Hela idén är att gruppera projekt och program i en portfölj på rätt sätt för att maximera vinstmarginalen och öka den totala avkastningen. Innan du tar steget är det klokt att överväga för- och nackdelar med aktiv portföljförvaltning innan du ger dig in i processen.
Är projektportföljhantering rätt val?
För att förstå om denna PM-lösning är rätt för ditt företag är det viktigt att titta på fördelar och nackdelar med projektportföljhantering som helhet.
Fördelar
Det finns otroligt många fördelar med aktiv projektportföljhantering. Nedan följer några skäl till varför det kan vara rätt val:
Lager
När det finns en mängd olika program är det svårt att veta exakt vilka resurser som finns tillgängliga var. Hela processen är splittrad. PPM gör det möjligt för ett företag att få en gemensam överblick över helheten. Alla vet exakt vad de har att arbeta med i början av planeringen. Anpassning sporrar ett företag att påskynda vissa projekt och göra val som baseras på den strategiska inriktningen.
Delaktighet
PPM gör det möjligt att engagera sig djupare inom alla vertikala områden. Portföljer tenderar att uppmärksammas av den högsta ledningen, och om de är involverade från första början är det en garanti för att alla projekt blir mer framgångsrika. Denna typ av anpassning gör också att prestandaproblem blir mer synliga och lättare att åtgärda.
Risk
När du öppnar upp ett projekt för att dela resurser i en portfölj, , minskar du risken för att projektet misslyckas. Genom att slå ihop flera program och fördela resurser kan företaget ta på sig mer arbete samtidigt som det säkerställer att de pågående projekten blir framgångsrika.
Nackdelar
Även om det verkar som om PPM är en självklarhet, finns det sätt som kan leda till att det går helt fel eller att den dagliga verksamheten störs. Följande är bara några exempel där PPM kanske inte är rätt för ditt företag:
Resurser
Precis som resurser kan vara en fördel när programansvaret delas kan det också vara en nackdel för projektportföljförvaltningen. Om fel person tilldelas uppgiften att fördela resurser finns det en risk för att de förskingras. För att PPM ska fungera är det viktigt att resurserna fördelas jämnt och på ett lämpligt sätt.
Definition
Projektledning kräver förmåga att definiera och kategorisera element inom ett projekt för att kunna prioritera dem. Det är mycket enklare när det bara handlar om att definiera uppgifter inom ett projekt. När omfattningen går från program till en portfölj blir det dock svårare att sortera.
Om man inte kan enas om programprioriteringar på grund av oförmågan att definiera delar av hela portföljen på ett korrekt sätt, kan denna typ av förvaltning inte fungera. I själva verket kan det komplicera saker och ting helt och hållet.
Size
Företagets storlek kan vara den enda faktorn som avgör hur framgångsrik portföljprojektledningen är. Om ett företag är ganska litet eller har få pågående projekt verkar det inte nödvändigt att slösa bort arbetskraft eller kostnader för att organisera dem. Särskilt om de redan har topprestanda. PPM är endast nödvändigt när det finns utrymme för tillväxt som definieras av ett större förvaltningsområde.
Det finns flera fördelar och nackdelar med projektportföljhantering så det är viktigt att förstå om detta är rätt process för din organisation innan du tar steget. Portföljprojektledning uppmuntrar människor att engagera sig från alla nivåer i organisationen. Det minskar riskerna och gör det möjligt för ledningen att hålla ett bättre öga på lagret över hela linjen.
PPM kan också vara en resursåtgång och inte passa ett mindre företag. Det handlar om att se till helheten och att förespråka företagets värderingar och mål. Portföljer kan vara nyckeln till en oorganiserad organisation, men först måste du se till att systemet fungerar.
