Als Projektmanager ist das Abwägen und Setzen von Prioritäten die halbe Miete. Sie müssen in der Lage sein, den Teammitgliedern Aufgaben so zuzuweisen, dass die begrenzte Zeit aller optimal genutzt wird. Dies kann jedoch schwierig sein, wenn Ihre Projektbeteiligten scheinbar jede einzelne Aufgabe als oberste Priorität ansehen.
Wenn Sie sich von den Herausforderungen der Projektpriorisierung überwältigt fühlen, denken Sie daran, dass es immer einen Weg nach vorne gibt. Sie werden vielleicht nicht alle Projektbeteiligten zufrieden stellen können, aber wenn Sie die unten beschriebenen Strategien anwenden, können Sie die verfügbaren Ressourcen so effektiv wie möglich nutzen und Ihre Projekte auf Kurs halten.
Verfolgen Sie Ihre Aufgaben an einem einzigen Ort
Wenn Sie Ihre Projektaufgaben und -anforderungen nicht alle an einem Ort bewerten können, wird es Ihnen schwer fallen, vernünftige Entscheidungen darüber zu treffen, was zuerst kommen soll. Fortschrittliche Projektmanagement-Lösungen wie Planview AdaptiveWork machen es Ihnen leicht, Projektaufgaben zu definieren, zu verfolgen und zu organisieren, so dass nichts durch die Maschen fällt. Mit Planview AdaptiveWork können alle Mitglieder des Projektteams den aktuellen Projektplan in Echtzeit einsehen, so dass jeder über Änderungen des Zeitplans oder der Prioritäten informiert bleibt.
Bestätigen Sie Ihre Zeit- und Aufwandsschätzungen
Selbst die besten Projektmanager verfehlen manchmal das Ziel, wenn Schätzung des Zeitbedarfs für bestimmte Projektaufgaben. Wenn Sie mit einer langen Liste von Aufgaben mit hoher Priorität konfrontiert sind, lohnt es sich, einen zweiten Blick darauf zu werfen und zu prüfen, ob Sie für eine der Aufgaben Ihres Teams zu viel oder zu wenig Zeit eingeplant haben. Bitten Sie Ihre Teammitglieder um Feedback, um Ihre Schätzungen zu verfeinern, und erwägen Sie, bei der Projektplanung zu einem Bottom-up-Ansatz überzugehen, statt des traditionellen Top-down-Modells.
Bewerten Sie Risiken und Auswirkungen
Wenn Sie mit einer Situation konfrontiert sind, in der einige Aufgaben oder Ergebnisse erst spät fertiggestellt werden können, ist es wichtig, dass Sie sich darüber im Klaren sind, welche Auswirkungen eine verpasste Frist haben wird. Oft ist es besser, eine Aufgabe mit hoher Priorität und weniger Abhängigkeiten später im Projektplan zurückzustellen, als eine scheinbar weniger wichtige Aufgabe, von der Dutzende anderer Aktivitäten abhängen, zu verschieben. Es ist auch wichtig, die Auswirkungen auf das Budget zu verstehen, wenn die Fristen für verschiedene Aufgaben verlängert werden, insbesondere wenn die Teammitglieder länger als erwartet im Projekt bleiben müssen.
Holen Sie sich den Input von hochrangigen Stakeholdern
Wie jeder erfahrene Projektmanager weiß, kommunizieren hochrangige Interessengruppen ihre Prioritäten nicht immer auf Anhieb klar und deutlich. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, konkurrierende Aufgaben in Ihren Zeitplan einzupassen, erklären Sie die Situation dem Kunden, dem Sponsor oder andere hochrangige Interessenvertreter. Vielleicht erhalten Sie Klarheit über einige Punkte, die Ihnen den Stress bei der Festlegung von Prioritäten für Ihr Projektmanagement nehmen.
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