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Renforcer la résilience économique en étant une organisation adaptable

5 Mesures que le PMO peut prendre pour protéger votre entreprise contre l'incertitude économique

Publié sur Par Angie Parsons
Renforcer la résilience économique en étant une organisation adaptable

Être une organisation adaptable est essentiel à la survie à long terme de votre entreprise.

Les périodes d'incertitude économique constituent l'une des plus grandes épreuves pour les chefs d'entreprise d'aujourd'hui. Pour survivre, les entreprises doivent être en mesure de changer de plan et de financement en toute confiance, avec peu de temps pour se préparer.

Nous connaissons tous l'histoire de Chicken Little. Parfois, la panique peut générer encore plus de chaos. Alors qu'en réalité, c'est d'une approche calme et pondérée dont nous avons besoin pour enquêter et affronter la tempête.

Plutôt que de prendre des décisions irréfléchies, votre entreprise peut profiter des périodes d'incertitude pour faire preuve d'agilité et de flexibilité lorsqu'elle réduit ses dépenses, revoit ses priorités et réaligne sa main-d'œuvre.

C'est le moment où les PMO peuvent s'affirmer. Notre dernier billet portait sur : comment les PMO créent de la valeur pendant les moments économiques difficiles. Maintenant, une question demeure lorsqu'on survit à une crise économique : comment le rôle du PMO joue-t-il ?

Nous vous expliquerons comment votre organisation peut adopter l'adaptabilité pour prouver encore plus sa valeur pendant les périodes de volatilité.

Comment faciliter l'adaptabilité et le pivotement en période de changement et d'incertitude ?

Pour devenir une organisation véritablement adaptable, les entreprises doivent passer de la rigidité au changement continu.

Il est préférable de déprioriser les projets à faible valeur ou en échec et de réaligner les plans que de couler avec le navire parce que "nous avons déjà tellement investi".

Si quelque chose ne fonctionne plus et qu'il ralentit votre organisation, prenez une page du livre de Marie Kondo. Remerciez-la pour ce qu'elle a apporté à l'entreprise et laissez-la partir.

Et oui, cela peut être décourageant. Les changements de plans et de priorités peuvent entraîner des risques et des coûts importants. Surtout si l'entreprise a fait des investissements critiques dans ces initiatives et travaux, ou lorsqu'il s'agit des projets et programmes les plus importants et les plus lointains de votre organisation.

Mais, en tant que PMO, c'est le moment idéal pour faire valoir la valeur que vous pouvez offrir à votre organisation.

Établissez-vous comme un partenaire stratégique qui a une valeur inestimable en période d'incertitude, au lieu d'un back-office qui se contente de fournir des rapports et de l'exécution.

Pour ce faire, vous devrez dépasser les outils de planification traditionnels et le travail d'équipe en silo.

Vous devrez également sortir de votre zone de confort en tant que PMO traditionnel. La bonne nouvelle est que nous avons cinq conseils pratiques pour vous aider à devenir une organisation adaptable. Vous pouvez donc indiquer clairement que votre PMO est un générateur de valeur en période d'incertitude économique. 

Commençons par l'un des éléments les plus importants - être à l'aise avec le changement.

1. Inspirer les équipes à embrasser le changement

Le changement, surtout en période d'incertitude, n'est pas toujours considéré comme une bonne chose par tout le monde. Oui - l'inconnu est une pensée effrayante !

Mais le PMO peut être le fer de lance d'une culture d'adhésion au changement dans votre entreprise.

Vous pouvez inspirer les équipes à aborder leur travail avec un état d'esprit scientifique et innovant, curieux, où elles sont constamment à la recherche de nouvelles idées et cherchent la meilleure façon d'accomplir leurs livrables.

Lorsque des inconnues font surface, c'est l'occasion idéale de secouer le statu quo et de continuer à améliorer les processus. Ce qui a fonctionné dans le passé n'est peut-être pas la meilleure solution aujourd'hui ou à l'avenir.

Encouragez les membres de l'équipe à faire preuve de créativité et à tirer parti de leur autonomie pour décider par eux-mêmes. Laissez-les "tester" des façons d'exécuter le travail et de gérer les charges de travail afin que tout le monde soit gagnant à la livraison.

Et lorsqu'il s'agit d'amélioration continue, les équipes peuvent utiliser la méthode "fail fast" et d'autres principes agiles. En considérant l'échec comme une expérience d'apprentissage, les membres de l'équipe doivent se sentir autorisés à expérimenter dans leur travail et à échouer sans crainte de représailles.

Mais ne vous complaisez pas dans l'échec. Faites quelque chose avec les leçons apprises.

L'approche "fail-fast" permet aux équipes de déterminer rapidement la meilleure marche à suivre pour mener à bien un projet et d'éviter les alternatives inefficaces et chronophages. Cette mentalité jette les bases pour devenir une organisation adaptable.

2. N'ayez pas peur d'agir

En parlant d'échec, la peur de l'échec peut conduire à la "paralysie de l'analyse".

C'est alors que les chefs d'entreprise évitent de prendre des décisions difficiles mais nécessaires.

Favoriser une culture qui accepte que chaque décision n'est pas la bonne est essentiel, surtout en période d'incertitude économique.

Agir rapidement peut être plus important que d'attendre la décision parfaite.

Dans ces situations, le PMO ne doit pas se contenter de proposer des données sans contexte. Au lieu de cela, fournissez aux parties prenantes des scénarios réfléchis dans lesquels les impacts et les résultats de chaque voie potentielle sont clairs pour votre public.

Embrassez votre rôle influent en tant que leader de la gestion du changement . Normaliser une hiérarchisation efficace des priorités, sachant qu'il y aura toujours plus d'idées que de ressources.

Les dirigeants ne sont pas les seuls à devoir connaître ces informations. Pensez à être le fil conducteur de la stratégie et de la livraison. Le PMO doit s'assurer que les équipes comprennent également les résultats possibles de leur travail et son impact sur l'organisation, afin de donner un sens et un contexte à leurs efforts.

3. Raccourcissez vos cycles de planification

Voici une chose importante à garder à l'esprit : l'introduction d'une mentalité d'échec dans votre organisation peut causer du stress sans soutien supplémentaire.

Pour garantir la réussite de sa mise en œuvre, ne vous contentez pas d'échouer rapidement, mais échouez souvent. Associez cette approche à d'autres pratiques agiles, telles que des cycles de planification plus courts.

Passez d'une planification annuelle inflexible à une approche de planification plus continue - comme une planification trimestrielle ou mensuelle - pour évaluer vos plans et vos progrès. Apportez des modifications si nécessaire. C'est ainsi que la planification itérative peut aider votre entreprise à devenir une organisation adaptable.

En divisant la planification en itérations plus courtes, vous pouvez plus facilement répartir le travail en petits lots de valeur. Vous pouvez livrer des projets en sprints de deux à quatre semaines.

Vous serez en mesure d'aider les équipes à gérer les charges de travail changeantes et la capacité. Ils peuvent ajuster en permanence les livrables du travail, en évitant les pièges et les revers potentiels. Cela devient particulièrement important en période de volatilité, où des changements rapides sont nécessaires pour s'adapter aux circonstances changeantes.

4. Restez concentré sur ce qui compte

Pour être un PMO efficace dans un marché volatil, vous devez vous assurer que les responsabilités et les travaux menés par le PMO font partie de la vue d'ensemble. C'est un élément essentiel pour être une organisation adaptable.

Vos projets, programmes et portefeuilles doivent être liés aux buts et objectifs stratégiques de votre organisation.

L'utilisation d'une solution PPM efficace qui peut centraliser les informations et créer une ligne de vue unique et exécutive peut être un grand avantage pour l'adaptabilité. Avec une source unique de vérité, vous disposez de données et d'informations précises et actualisées qui permettent de suivre clairement la création de valeur commerciale.

Les données sont un facteur essentiel lors de la prise de décisions - surtout lorsque la réduction des coûts et d'autres options à courte vue deviennent monnaie courante.

Vous pouvez facilement donner la priorité aux finances, aux ressources et aux performances du projet qui sont liées aux objectifs stratégiques de votre organisation. Et lorsque les professionnels de l'entreprise changent, vous pouvez pivoter rapidement en cas de besoin.

Le fait de disposer d'une solution PPM vous permettra également de gérer plus facilement les différents styles de travail de vos équipes. Vous pouvez leur donner des outils de livraison de travail hybrides pour exécuter le travail, de sorte que vous puissiez suivre les progrès de chaque équipe et gérer les conflits potentiels en temps réel concernant les ressources, les budgets ou la capacité. Vous pourrez également leur fournir des espaces de travail numériques partagés pour collaborer et faire avancer les choses.

5. Pivoter au besoin

En tant qu'organisation adaptable, vous devriez prévoir des points de contrôle trimestriels pour évaluer la santé de vos équipes et de vos projets. Utilisez ces points de contrôle pour évaluer ce qui apporte ou non une valeur commerciale, puis redéfinissez les priorités en conséquence.

Vous devez toujours donner la priorité aux projets qui apportent la plus grande valeur à l'entreprise, ce qui vous permettra de fournir les meilleurs résultats dans les moments difficiles.

Ayez la confiance d'agir et de prospérer au milieu de la tempête

Que peut faire une entreprise pour survivre à une crise économique ? Devenir une organisation adaptable qui s'adapte aux demandes changeantes du secteur, aux préférences des clients et aux objectifs de l'entreprise.

Le moment est venu pour les PMO de montrer la voie en adoptant une planification et une livraison continues et adaptatives. En surveillant la santé de vos projets et en les ajustant au besoin, vous pouvez vous assurer que vous aidez à guider votre organisation dans les moments difficiles.

Bien que cela puisse sembler décourageant pour les PMO habitués à la planification annuelle, une planification continue vous permettra d'obtenir le meilleur retour sur investissement dans un marché volatile. Les périodes d'incertitude sont celles où les décisions doivent être prises rapidement et efficacement. En faisant valoir la valeur que vous apportez en tant que PMO, vous vous assurez une place de choix au sein de votre organisation.

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Écrit par Angie Parsons Directeur senior du marketing produit & PPM GTM Chef d'équipe, Planview

Angie Parsons est responsable de la stratégie de mise sur le marché, du positionnement et de l'opérationnalisation de la solution de gestion de portefeuille de projets chez Planview, en dirigeant une équipe Agile de mise sur le marché globale et interfonctionnelle, composée du marketing produit, de la génération de demande, de la stratégie de contenu et du développement des ventes. En outre, Angie soutient la défense des intérêts des clients et les événements, ainsi que le programme des analystes de Planview. Faits amusants : Angie aime partager sa joie de PowerPoint pour la narration créative, et dans son temps libre, elle donne également des cours de fitness en groupe. Angie est diplômée de l'Université du Texas à Austin, Texas, USA.