Les PMO sont en état de transition : ils changent constamment pour soutenir différentes équipes, méthodes de travail, objectifs stratégiques, programmes de transformation, priorités, etc. Gérer ce niveau de complexité et de changement constant exige une approche moderne de la GPP - une approche qui positionne le BGP pour qu'il devienne un créateur plus stratégique de valeur commerciale.
"The Insider's Guide to Modern PPM" définit ce que cela signifie et les compétences nécessaires pour parcourir ce chemin avec confiance et efficacité. Digne d'une nouvelle approche, il s'agit d'un type différent de guide d'achat. Il se concentre sur la façon dont les PMO devraient évoluer dans le contexte de quatre dimensions du PPM moderne :
- Équipes renforcées
- Planification et financement adaptatifs du portefeuille
- Plan capacitaire flexible
- Visibilité améliorée et gouvernance rationalisée
Intrigué ? Le Guide de l'initié présente également les capacités essentielles à chaque dimension ainsi que les technologies qui peuvent faciliter le parcours. En attendant, voici un bref résumé des quatre dimensions.
Équipes renforcées
Des équipes responsabilisées apportent une valeur commerciale. Par conséquent, moderniser PPM signifie soutenir les équipes, quelle que soit la méthodologie qu'elles utilisent - des projets en cascade, aux approches collaboratives, en passant par les approches Lean-Agile de livraison du travail et au-delà.
Par exemple, une équipe de projet axée sur les tâches et les plans de projet a des besoins différents de ceux des équipes Agile axées sur le flux et le débit. Pour responsabiliser les équipes, il est essentiel de les équiper des bonnes technologies et applications en fonction des méthodologies choisies. Les PMO devraient également se concentrer sur la gestion des programmes afin de faciliter l'obtention de résultats de haute qualité au sein des équipes.
Les logiciels PPM modernes permettent aux PMO de relier tous les types de travaux aux plans intégrés de stratégie et de portefeuille. Ainsi, les parties prenantes conservent une visibilité sur l'état d'avancement, les dépendances et l'alignement stratégique - et peuvent s'adapter si nécessaire.
Planification et financement adaptatifs du portefeuille
Dans le PPM moderne, la planification de portefeuille se concentre sur les résultats et les avantages, plutôt que sur les tâches et les produits. Il s'agit d'une transition des projets vers les programmes et la livraison centrée sur le produit. La planification devient plus continue, et le financement plus flexible, ce qui permet aux PMO de se réaligner plus rapidement lorsque les choses changent.
Les PMO devraient explorer les solutions PPM qui peuvent faciliter le financement progressif et associer le financement à des résultats commerciaux définis. La planification de scénarios est également une capacité essentielle, comme la modélisation de la réaffectation des fonds et des capacités au sein des portefeuilles et entre eux pour comprendre les impacts et équilibrer les compromis.
Flexible Planification de la capacité
Avec le mouvement vers des équipes interfonctionnelles et autonomes, la planification des capacités devient davantage une question de soutien au niveau de l'équipe. Une planification moderne et flexible de la capacité des ressources ne consiste pas seulement à sélectionner les bonnes personnes et équipes et à les affecter au bon travail. Il s'agit également de procéder à des ajustements intelligents lorsque les demandes et les priorités changent - comme c'est souvent le cas.
Les logiciels PPM modernes peuvent faciliter la planification des capacités grâce à des fonctionnalités telles que la modélisation du réalignement des ressources et des équipes dans le portefeuille, en tenant compte du travail en cours. Les solutions avancées peuvent également aider à soutenir des équipes autonomes et à gérer les contraintes et les dépendances entre les équipes, les ressources partagées et les équipes d'équipes.
Visibilité améliorée et gouvernance rationalisée
Les équipes assumant davantage de responsabilités dans l'exécution quotidienne, les PMO sont dans une position privilégiée pour ouvrir la voie à une approche plus souple et plus rationnelle de la gouvernance. L'époque de la rigueur et du contrôle est révolue - le bon niveau de gouvernance permet une prise de décision plus rapide, souvent au niveau de l'équipe, ainsi que la livraison de produits et de services qui apportent une valeur ajoutée.
Les solutions PPM modernes fournissent les analyses et la visibilité nécessaires pour suivre les progrès, gérer les dépendances entre les équipes et atténuer les risques. Les équipes ont besoin d'être guidées sur les décisions qu'elles peuvent prendre et celles qui doivent être transmises à la direction. Les PMO augmentent la vitesse grâce à des lignes directrices claires et travaillent activement avec les parties prenantes pour créer une ligne de vue exécutive afin d'établir des KPI et des OKR qui peuvent rapidement identifier le besoin de pivoter, d'ajuster le financement ou la capacité, ou de déprioriser.
En affinant ces quatre dimensions - la prestation de l'équipe, la planification et le financement du portefeuille, la planification de la capacité, et la visibilité et la gouvernance - les PMO peuvent devenir meilleurs pour naviguer dans le changement. Cette approche PPM moderne permet à l'organisation de se réaligner rapidement sur les priorités changeantes et de s'adapter aux nouvelles méthodes de travail. Les PMO peuvent renforcer l'agilité organisationnelle et augmenter la réactivité tout en accélérant la livraison de la stratégie.
Le voyage commence par la propre évolution du PMO, qui devient un conseiller commercial plus stratégique, un facilitateur d'équipes et un moteur de valeur. Lorsque cet objectif est atteint, les outils et méthodologies PPM traditionnels ne suffisent tout simplement pas. Les logiciels PPM modernes fournissent l'intelligence et les capacités nécessaires pour que l'organisation continue à appliquer sa stratégie et à pivoter rapidement.
Effectuer cette transition de manière efficace, c'est aussi trouver le bon partenaire qui apprécie le caractère unique de chaque entreprise et qui a guidé de nombreuses entreprises dans ce parcours. Cherchez un partenaire qui :
- Comprendre où se trouve votre organisation aujourd'hui, les éléments clés qui doivent changer et les étapes réalisables de ce parcours.
- Peut s'adapter lorsque différentes parties de votre organisation sont à des stades différents
- Vous permet de créer une feuille de route pour guider avec succès votre parcours de transformation dans la réalité hybride d'aujourd'hui.
Utilisez "The Insider's Guide to Modern PPM" pour aider votre PMO à trouver la bonne solution.
