Les logiciels de gestion de la demande aident les entreprises à améliorer leur productivité, à réduire les goulets d'étranglement et à prendre des décisions mieux informées. Il peut transformer la façon dont les organisations planifient et exécutent les projets.
Mais il y a un piège. Si les employés ne savent pas comment utiliser cette technologie, il est inutile de la mettre en œuvre. Malgré tout le temps et les ressources que les organisations investissent dans de nouveaux logiciels, elles sont souvent confrontées à un défi similaire : une résistance au changement de l'intérieur.
Nous allons examiner comment le PMO Delivery Lead d'une entreprise mondiale de télécommunications a mis en œuvre avec succès un logiciel de gestion de la demande. Vous apprendrez trois meilleures pratiques pour améliorer la réussite de votre parcours de gestion du changement.
La voie vers une mise en œuvre réussie
Cette société de télécommunications de premier plan compte plus de 105,000 employés et sous-traitants, qui opèrent dans 21 pays différents. Les membres du département Service et technologie informatiques du groupe répondent à environ 134 demandes mensuelles - et peuvent avoir jusqu'à 250 projets actifs à tout moment.
En dehors des feuilles de calcul, des notes et des e-mails, leurs équipes ne disposaient pas d'une solution standardisée pour gérer leur flux de travail.
Nous avions besoin d'un moyen de gérer et de fournir une visibilité de la demande tout au long de son cycle de vie", se souvient le responsable de la prestation du PMO pour les services et technologies informatiques du groupe. Nous voulions également favoriser la simplification et la productivité, en réduisant le temps consacré aux réunions de compte-rendu et à la recherche de ce qui se passe dans les projets.
Responsable de l'exécution du PMO, leader mondial des télécommunications
La société s'est tournée vers Planview Planview AdaptiveWorkTM pour trouver un logiciel de gestion de la demande qui améliorerait la façon dont elle gère son portefeuille de projets. Mais d'abord, ils ont dû surmonter un obstacle majeur lors de l'introduction de la solution. Ils ont dû convaincre les équipes de l'adopter.
Selon la Harvard Business Review, environ trois quarts des efforts de changement organisationnel échouent. L'un des facteurs les plus courants de l'échec des efforts de changement est l'incapacité à obtenir l'adhésion.
Le responsable de l'exécution du PMO a reconnu la nécessité de rallier les employés aux changements cruciaux apportés aux modes de fonctionnement de l'organisation. Si vous vous trompez dans cette partie, vous risquez de provoquer une vague de repoussoirs ou de scepticisme à l'égard du changement et de sa valeur.
Voici comment elle a fait en sorte que les équipes de toute l'organisation s'investissent dans le logiciel de gestion de la demande.
1. Démontrer la valeur de la solution
Dire non au changement est facile.
Accepter le changement signifie plus de travail. C'est pourquoi tant de personnes au sein d'une organisation résisteront au changement, même s'il s'agit d'une excellente initiative ou d'une idée novatrice.
Lorsque vous êtes le moteur du changement, il est essentiel que votre public cible sache pourquoi il devrait s'intéresser à ce que vous proposez. Le PMO a pris le temps de communiquer les avantages que ce changement apportait aux équipes et a adapté ces avantages à leurs rôles respectifs.
"Nous avons mis en place des sessions de formation basées sur les différents rôles professionnels afin de présenter les utilisateurs et de les guider à travers les fonctionnalités", a déclaré le PMO Delivery Lead.
Elle et son équipe ont également créé de courtes vidéos contenant des instructions sur la manière de réaliser certaines activités. Ces vidéos ont porté sur la façon de gérer efficacement la capacité et de mieux suivre le cycle de vie de la demande.
Ces ressources ont aidé les membres de l'équipe à s'habituer à utiliser le logiciel de gestion de la demande, tout en montrant la valeur que Planview AdaptiveWork apporte à l'organisation.
Les principaux avantages étaient d'offrir une meilleure visibilité, de favoriser la prise de décision au sein de l'organisation - notamment en ce qui concerne la compréhension des principaux risques et problèmes, et de prioriser le travail pour les équipes d'ingénierie.
Responsable de l'exécution du PMO, leader mondial des télécommunications
2. Obtenez le soutien de toute l'organisation
Ensuite, le département a recruté des volontaires dans chaque secteur d'activité et leur a demandé de désigner un champion pour soutenir la solution. Ces champions étaient responsables de :
- Créer des lignes de communication ouvertes entre les services et technologies informatiques du groupe et les autres départements.
- Fournir des mises à jour et transmettre des informations à leurs collègues.
- Transmettre le retour d'information, les questions et les préoccupations de leurs départements au service informatique et à la technologie du groupe.
Nous avons constaté que la participation des utilisateurs clés dès le début est indispensable. Nous leur avons donc demandé de ramener des informations aux équipes sur certaines des capacités et des fonctionnalités qui allaient sortir de l'outil. Et aussi, pour qu'ils nous fassent ensuite part de leurs réactions, en s'assurant que nous répondions aux besoins de l'entreprise.
Responsable de l'exécution du PMO, leader mondial des télécommunications
La stratégie consistant à recruter des champions a fonctionné de manière exceptionnelle. Les champions ont veillé à ce que leurs équipes comprennent la valeur du logiciel de gestion de la demande et se sentent à l'aise pour l'utiliser.
3. Encouragez votre parcours de gestion du changement
Une réponse naturelle à la résistance des employés est de simplement imposer de nouvelles règles et des sanctions. Mais cette stratégie risque d'envoyer un message erroné et de créer des frictions à long terme en conséquence.
Le PMO Delivery Lead a compris que créer une incitation à soutenir le parcours de changement est plus efficace que de maintenir des règles rigides et de pénaliser ceux qui résistent. Elle a donc mené des campagnes de marketing visant à fournir des informations sur la mise en œuvre de Planview Planview AdaptiveWork. Elle a même distribué des autocollants, des cordons et des dépliants d'information dans toute l'organisation pour encourager les gens à assister aux sessions d'information de type "lunch-and-learn" parrainées par l'entreprise.
"Nous avons organisé un concours avec des prix tout au long du processus pour inciter les gens à participer aux appels. Nous leur avons donné des prix supplémentaires s'ils faisaient une présentation dans le cadre de leurs réunions d'équipe mensuelles sur ce qui allait arriver", a déclaré le PMO Delivery Lead. "Je pense que c'est la chose la plus efficace que nous ayons faite pour aider tous les utilisateurs à suivre le parcours et à comprendre ce qui se passe."
Les incitations sont l'un des principaux liens entre les personnes et le changement. L'objectif n'était pas de forcer la conformité, mais de pousser les employés à vivre des expériences différentes qui susciteront leur intérêt et leur enthousiasme pour les nouveautés.
Planview Planview AdaptiveWork est définitivement devenu le centre de notre organisation. Et ce succès n'aurait pas pu être réalisé sans l'adhésion de la population.
Responsable de l'exécution du PMO, leader mondial des télécommunications
Ayez un plan pour votre parcours de gestion du changement
Cette entreprise de télécommunications de premier plan s'est efforcée de former ses équipes et de démontrer les avantages de l'adoption de Planview AdaptiveWork comme logiciel de gestion de la demande.
Le résultat ? Un cycle de vie de la demande rationalisé avec une visibilité accrue, de meilleurs rapports sur les ressources et la capacité, et une meilleure prise de décision concernant la priorisation du travail. En suivant un processus similaire, vous pouvez obtenir le soutien dont vous avez besoin pour mettre en œuvre le changement au sein de votre organisation.
Regardez notre démo à la demande pour voir comment Planview Planview AdaptiveWork peut aider votre organisation à maximiser les résultats de ses projets.
