Die Gap-Analyse ist eine Methode, mit der Sie herausfinden können, ob Ihr Unternehmen oder Ihr Projekt so funktioniert, wie es sollte, und wie Sie die "Lücke" zwischen dem, wo Sie sind, und dem, wo Sie hinwollen, schließen können. Es kann sehr nützlich sein, um Bereiche zu identifizieren, die unterdurchschnittlich abschneiden, oder um zu entscheiden, wo man am besten investieren oder zusätzliche Ressourcen zuweisen sollte. Sie kann auf viele verschiedene Bereiche eines Unternehmens oder eines einzelnen Projekts angewandt werden, z.B. auf die Ausrichtung des Unternehmens, die Ressourcenkapazitäten oder das Umsatzpotenzial.
Was ist eine Gap-Analyse:
- Methode zum Verständnis der Leistung
- Vergleicht die aktuelle Situation mit der gewünschten Situation
- Identifiziert relative Stärken und Schwächen
- Hilft, bessere Prozesse zu schaffen
- Bietet Transparenz über Aktivitäten für alle Stakeholder
Da die Gap-Analyse ein so effektives Mittel für Projektmanager sein kann, um Probleme zu identifizieren und sie anderen Stakeholdern in einem verständlichen und von beiden Seiten anerkannten Format mitzuteilen, ist es für PMs wichtig zu wissen, was eine Gap-Analyse ist und wie man sie erfolgreich durchführt. Es gibt verschiedene Methoden für die Gap-Analyse , aber die grundlegendsten sind die folgenden Schritte.
- Klären Sie Ihre aktuelle Situation
Durch die zunehmende Verwendung von Daten ist es für Unternehmen viel einfacher geworden, ihre Leistung eindeutig zu bestimmen. Verschiedene Informationen wie Umsatz, Produktion, Arbeitsstunden usw. können kombiniert und mit Querverweisen versehen werden, um spezifische Datenpunkte zu erstellen, die Aufschluss über die Position und Leistung eines Unternehmens oder Projekts geben.
- Definieren Sie Ihre gewünschten Ziele.
Ihre Ziele und Zielsetzungen beschreiben, was Sie mit Ihren Projekten erreichen möchten und wo Sie Ihre Organisation haben möchten. Je klarer diese sind, desto einfacher ist es, herauszufinden, wie sie umgesetzt werden können und auch eine Lückenanalyse durchzuführen. Verwenden Sie eine Methode, wie zum Beispiel SMART-Ziele (Sspezifisch, Meinfach zu handhaben, Aerreichbar, Rwichtig, Time-bound), die es Ihnen ermöglichen, präzise Ziele zu setzen, so dass die "Lücke" für die Messung transparenter wird.
- Identifizieren Sie die Lücken
Wenn Sie die aktuelle Leistung Ihres Unternehmens mit der gewünschten Leistung vergleichen, können Sie die "Lücken" zwischen diesen beiden Punkten erkennen. Bei der Durchführung von Gap-Analysen über viele Bereiche in einer Organisation oder einem Projekt können diejenigen identifiziert und analysiert werden, die weiter von dem entfernt sind, wo sie sein sollten, um die Gründe dafür herauszufinden. Genaue Informationen sind bei der Abgrenzung von Lücken sehr wichtig, da eine unter- oder überschätzte Größe der Lücken zu einer Fehlleitung von Ressourcen oder dem Nichterkennen von Risiken führen kann.
- Beschreiben Sie den aktuellen Prozess, der verwendet wird
Dies ist eine Beschreibung dessen, was derzeit in der Organisation geschieht. Ein Unternehmen für digitales Marketing könnte zum Beispiel Komplettpakete auf zeitlich begrenzter oder monatlicher Basis anbieten, die alle Aspekte des Online-Marketings seiner Kunden abdecken.
- Schlagen Sie vor, wie Sie diese Lücken schließen wollen
Sobald Sie die Diskrepanzen zwischen Ihrer bevorzugten und Ihrer tatsächlichen Situation verstanden haben, besteht der nächste Schritt darin zu analysieren, warum diese Unterschiede auftreten und was Sie tun können, um Ihre Ziele zu erreichen. Dies kann durch eine Analyse von Prozessverbesserungen oder Brainstorming mit relevanten Interessengruppen darüber, wie bessere Ergebnisse erzielt werden können.
