Es ist weithin bekannt - und mittlerweile sogar selbstverständlich -, dass die Zusammenarbeit (und Web Collaboration Software) für den Erfolg eines Unternehmens wichtig ist. Was jedoch oft übersehen wird, ist die Tatsache, wie stark sich die Zusammenarbeit auf die Leistung auswirkt. Eine Studie ergab, dass Organisationen, die eine effektive Zusammenarbeit praktizieren fünfmal produktiver als ihre weniger kooperativen Gegenstücke. Und trotzdem ergab eine separate Umfrage, dass 86% der Mitarbeiter schieben die Schuld für Misserfolge am Arbeitsplatz auf (ja, Sie haben es erraten) ineffektive oder praktisch nicht vorhandene Zusammenarbeit.
In Kürze werden wir uns mit der Schlüsselrolle befassen, die Web Collaboration Software bei der Verbesserung der Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen und mit externen Stakeholdern spielt. Zunächst ist es jedoch aufschlussreich, sich einen wichtigen - und unerwarteten - Grund anzusehen, warum so viele Unternehmen Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit haben: Chat-Apps.
Warum Chat-Apps keine effektiven Tools für die Webzusammenarbeit sind
Chat-Apps werden von verschiedenen Anbietern als ideale Tools für die Zusammenarbeit im Internet angepriesen. In der Tat zeigen die Marketingmaterialien Fotos von lächelnden Mitarbeitern, die engagiert, energiegeladen und begeistert von der Teamarbeit zu sein scheinen. Wie viele Organisationen - vor allem größere Unternehmen - festgestellt haben, sieht die Realität jedoch deutlich anders und weit weniger inspirierend aus.
Es gibt einige Gründe dafür Chat-Apps können Verwirrung stiften, anstatt Klarheit zu schaffen:
- Chat-Apps neigen dazu, andere Kommunikationsoptionen zu dominieren und zu verdrängen, die in einigen Fällen viel bessere Kanäle für die Zusammenarbeit sind, wie z.B. virtuelle Arbeitsräume und Videokonferenzen. Ja, es ist großartig, die Möglichkeit zu haben, eine schnelle SMS zu senden oder zu empfangen oder sich kurz, einfach und gezielt auszutauschen. Aber für komplexere Unterhaltungen oder solche, an denen mehrere Personen beteiligt sind, können Chat-Apps eher hinderlich als förderlich sein.
- Mitarbeiter, die nicht sofort auf Nachrichten reagieren, können fälschlicherweise so wahrgenommen werden, als würden sie ihre Arbeit nicht erledigen. Nur weil jemand "arbeitet", heißt das nicht, dass er für einen Chat verfügbar ist. Theoretisch sollten die Mitarbeiter in der Lage sein, dieses Problem zu lösen, indem sie ihren Status umschalten. In der Praxis wird jedoch jeder, der zu lange "beschäftigt" oder "abwesend" zu sein scheint, als Filter für bestimmte Kollegen wahrgenommen (so wie manche Mitarbeiter die Anrufer-ID prüfen, bevor sie entscheiden, ob sie einen Anruf annehmen oder auf die Mailbox sprechen).
- Chat-Apps sorgen für Ablenkung und können zu Erschöpfung führen. Und das ist der Grund: Wenn sich Arbeitnehmer auf eine Aufgabe konzentrieren, bewegen sich ihre Gehirnwellen entlang des präfrontalen Kortex in einer Auf-Ab-Richtung. Wenn sie jedoch auf äußere Reize aufmerksam gemacht werden - wie z.B. laufende Chat-App-Benachrichtigungen - bewegen sich ihre Gehirnwellen entlang des parietalen Kortex in Richtung von unten nach oben. Diese ständige Fluktuation zwischen aufwärts-abwärts und abwärts-aufwärts gerichteten Gehirnströmen ist nicht nur anstrengend, sondern führt auch zu ineffizienter und qualitativ schlechter Arbeit.
Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass Chat-Apps in der Tat eine Rolle im Software-Mix für die Online-Zusammenarbeit spielen, und die oben genannten Kritikpunkte sind keine Aufforderung, sie zu verbannen. Die Botschaft lautet vielmehr, dass Chat-Apps nicht als primäre webbasierte Tools für die Zusammenarbeit konzipiert wurden - und Unternehmen, die etwas anderes glauben, sind in der Regel diejenigen, die eine übermäßige Anzahl von Gesprächen, aber kaum eine effektive Zusammenarbeit.
Web Collaboration Lösungen
Führende Web-Collaboration-Lösungen vermeiden alle Fallstricke und Einschränkungen von Chat-Apps und ermöglichen eine effektive Zusammenarbeit auf verschiedene Weise, z. B:
- Die nahtlose Verknüpfung von E-Mails mit bestimmten Arbeitsaufgaben und -gegenständen stellt sicher, dass alle relevanten Personen - und nicht nur der Absender und der/die Empfänger der E-Mail - über relevante Informationen informiert sind.
- Ermöglicht es Managern, sich mit einzelnen Teammitgliedern oder größeren Gruppen zu verbinden, so dass jeder informiert ist - aber nicht abgelenkt wird. Dadurch wird auch automatisch ein Prüfprotokoll erstellt, auf das Sie später zurückgreifen können, und neue Teammitglieder können sich schnell einarbeiten.
- Ermöglicht Teammitgliedern die Bearbeitung und Aktualisierung von Dokumenten an einem zentralen Ort innerhalb der Web-Collaboration-Softwarelösung oder über beliebte Cloud-basierte Speicher-Tools (z.B. Google Docs, Box usw.). Dies verbessert die Zusammenarbeit erheblich und vermeidet Alpträume bei der Versionskontrolle.
- Verbindung interner Teams mit Kunden, Auftragnehmern, Freiberuflern und anderen externen Stakeholdern, so dass alle relevanten Parteien in den Kreislauf eingebunden sind und effiziente, sinnvolle Beiträge leisten können. Wie in einem Thought-Leadership-Artikel, der von der Projekt Management Institut (PMI): "Das Management von Stakeholdern ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Projekts."
Darüber hinaus wird die beste Software für die Online-Zusammenarbeit durch funktionsreiche und dennoch einfach zu bedienende mobile Apps ergänzt, die es den Mitarbeitern ermöglichen, die Arbeit auf verschiedenen Geräten fortzusetzen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die mobilen Apps das Gefühl und die Funktionalität der Web-Collaboration-Software (d.h. der Desktop-Version) widerspiegeln, damit die Mitarbeiter nicht mit ungewohnten Oberflächen und Bildschirmen konfrontiert werden - was nicht nur ärgerlich ist, sondern die Produktivität verlangsamt und zu Eingabefehlern und Missverständnissen führen kann.
Web-Zusammenarbeit: Bewährte Praktiken
Organisationen, die die Früchte einer effektiven Zusammenarbeit ernten möchten, sollten die folgenden Best Practices übernehmen:
- Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder - und auch alle externen Parteien wie Kunden und Berater - wissen, wie sie auf die Funktionen der webbasierten Collaboration-Software zugreifen können. Die besten Lösungen sind intuitiv und benutzerfreundlich und verfügen über ausgezeichnete Schulungsressourcen (sowohl On-Demand als auch mit Anleitung).
- Berücksichtigen Sie bei der Planung von Online-Meetings Standorte und Zeitzonen.
- Legen Sie Richtlinien für die Berichterstattung und Dokumentation fest und setzen Sie diese durch (entscheiden Sie z.B., welche Dokumentation in der Softwarelösung für die Webzusammenarbeit und welche in einem Online-Repository eines Drittanbieters gespeichert werden soll).
- Schauen Sie regelmäßig nach, wie es den Teammitgliedern geht. Hier geht es um die Förderung von Teamarbeit und Unterstützung und nicht um Mikromanagement. Als Gartner warnt: "[Manager] sind vielleicht besorgt und sogar frustriert, weil sie den ständigen Einblick in ihre Mitarbeiter verlieren, aber reagieren Sie nicht mit Mikromanagement. Das wird die ohnehin schon gestressten Mitarbeiter nur noch mehr ermüden."
- Setzen Sie eine rollenbasierte Zugriffskontrolle innerhalb der Web-Collaboration-Software durch, so dass Teammitglieder und externe Stakeholder Zugang zu den virtuellen Arbeitsplätzen und Dokumenten haben, die sie benötigen - aber nicht mehr. Das vereinfacht nicht nur die Dinge, sondern erhöht auch die Sicherheit.
Fazit
Effektive Zusammenarbeit ist entscheidend für optimale Leistung, Produktivität, Effizienz, Innovation, Kundenerfolg und Wettbewerbsvorteile. Doch wie bereits erwähnt, tun sich viele Unternehmen in diesem Bereich eher schwer als dass sie sich bemühen. Die Implementierung einer erstklassigen Software für die Zusammenarbeit im Internet und die Übernahme der wichtigsten Best Practices werden einen großen Beitrag dazu leisten, dieses Hindernis zu überwinden und den Weg für eine erfolgreichere - und kooperativere - Zukunft zu ebnen.
