Unabhängig davon, ob Sie Projekte leiten oder einfach nur an ihnen arbeiten, ist Ihnen wahrscheinlich bewusst, dass Risikomanagement einer der wichtigsten Faktoren für den langfristigen Projekterfolg ist. Teams und Manager, die die Risiken ihrer Projekte erkennen und die notwendigen Schritte unternehmen, um diese Risiken zu vermeiden, haben eine viel bessere Chance, qualitativ hochwertige Ergebnisse pünktlich und im Rahmen des Budgets zu erzielen.
Da der beste Weg, ein Risiko zu vermeiden, darin besteht, es zu verstehen, sollten sich Projektmanager und Teammitglieder mit den häufigsten Kategorien von Risiken im Projektmanagement vertraut machen. Ein solides Verständnis des Projektrisikomanagements wird Ihnen helfen, die spezifischen Risiken für Ihre Projekte schneller und genauer zu identifizieren.
Risiken in Bezug auf Anforderungen und Umfang
Der sicherste Weg, ein Projekt in Gefahr zu bringen, ist eine falsche oder unzureichende Definition der Anforderungen und Ergebnisse. Ganz gleich, wie gewissenhaft der Manager und die Teammitglieder an ihren Aufgaben arbeiten, ein Projekt kann niemals erfolgreich sein, wenn es auf das falsche Ziel hinarbeitet. Auch die Ausweitung des Projektumfangs - das unkontrollierte Hinzufügen von Projektanforderungen und -ergebnissen - kann ein Projekt auf den Weg in den Ruin führen. Eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers in einem Unternehmen ist es, die Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern. Durch können PMs ein genaues und vollständiges Projektumfangsdokument erstellen und so die Erfolgschancen ihres Projekts drastisch erhöhen.
Die Schwierigkeiten bei der Definition von Projektanforderungen und die Probleme, die entstehen können, wenn sich die Anforderungen ändern, sind einige der Hauptgründe dafür, dass viele Unternehmen zu agilen Projektmethoden oder anderen Methoden übergegangen sind, die in der Anfangsphase mehr Flexibilität zulassen.
Zeitleiste Risiken
Wenn Projektaufgaben länger dauern als erwartet, kann es sehr schwierig sein, das Projekt wieder in den Zeitplan zu bringen. Der Versuch, nachfolgende Aufgaben im Eiltempo zu erledigen, kann zu Fehlern oder Qualitätsproblemen führen, die wiederum das Projekt noch weiter zurückwerfen.
Der beste Weg, die Risiken des Zeitplans zu bewältigen, besteht darin, mit einer realistischen Einschätzung der einzelnen Aufgaben eines Projekts zu beginnen und von den Teammitgliedern zu erfahren, wie viel Zeit für neue oder ungewohnte Aufgaben benötigt werden könnte. Dies ist ein Grund dafür, dass der "Bottom-up"-Ansatz für das Projektmanagement in den letzten Jahren immer beliebter geworden ist.
Budget-Risiken
Wenn Projekte über ihre geplante Zeit hinausgehen, überschreiten sie in der Regel auch ihr Budget, da die Teammitglieder zusätzliche Tage, Wochen oder Monate arbeiten. Probleme mit dem Zeitplan sind jedoch nicht der einzige Grund, warum ein Projekt das Budget überschreiten kann. Bei vielen Projekten kommt es zu Budgetüberschreitungen aufgrund von unerwartetem Beschaffungsbedarf, Schwankungen der Materialpreise und der Auslagerung von Projektaufgaben an teureres Personal.
Die Mitglieder des Projektteams und sogar die Projektmanager sind oft einen Schritt von den Budgetentscheidungen entfernt, die oft getroffen werden, bevor jemand dem Projekt zugewiesen wird. Die frühzeitige Erkennung von Budgetproblemen kann es jedoch sehr viel einfacher machen, die für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts erforderlichen zusätzlichen Mittel zu erhalten.
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