In der Literatur, die man über Projektmanagement und Effizienz am Arbeitsplatz liest, werden häufig Statistiken über die Zeit, die mit E-Mails und Meetings verbracht wird, als "verschwendet" und als einfacher Ort zur Produktivitätssteigerung angeführt. Dahinter steht die etwas fehlgeleitete Auffassung, dass die Kommunikation für den Projekterfolg von untergeordneter Bedeutung ist und dass der größte Teil der Kommunikation zwischen einem Projektteam sinnlos ist.
Kommunikation ist für die Entwicklung von Fähigkeiten, den Austausch von Informationen über Aufgaben und die Vermeidung von Risiken unerlässlich. Es kann zwar ärgerlich sein, in einen E-Mail-Thread einbezogen zu werden, der für Ihre Rolle wenig relevant ist, aber das Problem liegt in der Art und Weise, wie wir kommunizieren, nicht in der Kommunikation selbst. Die Lösung besteht also darin, zu wissen, wie man besser kommunizieren kann , anstatt sie einfach ganz zu entfernen.
Wie Kommunikation Fähigkeiten entwickelt
Für Teammitglieder verschiedener Dienstaltersstufen ist eines der ersten Male, dass sie ein Konzept kennenlernen, das über ihrer Gehaltsklasse liegt, wenn es in einer E-Mail zwischen Vorgesetzten enthalten ist. Dies ist ein ständiger Prozess, bis man ganz oben angekommen ist und nach und nach in höhere Rollen eingeführt werden kann. Zum Beispiel:
- Ein Praktikant, der gebeten wurde, Bilder zu einer PowerPoint-Präsentation hinzuzufügen, wird in die Diskussion über die Präsentation einer neuen Funktion für einen Kunden einbezogen.
- Die Person, die die Präsentation hält, bespricht mit dem zuständigen Kundenbetreuer die Hintergrundinformationen und den Fokuswinkel.
- Der Kundenbetreuer wird dem Kunden durch den Vertriebsleiter oder seinen eigenen Manager vorgestellt.
- Der Vertriebsleiter wird gebeten, einen Bericht über die Effektivität der Präsentation zu erstellen, den der CFO dem Vorstand vorlegt.
- Der CFO ist dafür verantwortlich, dem CEO und den Aktionären eine Veränderung der Marktdynamik zu erklären
Dieses ständige Aufsteigen in der Befehlskette beruht auf Kommunikation. Wenn der Praktikant nie erfährt, was der nächste Schritt ist, weiß er nicht, auf welche Fähigkeiten er sich konzentrieren muss oder was wichtig ist, um befördert zu werden.
Kommunikation verbessert die Sichtbarkeit
Wenn Sie den Projektfortschritt besprechen, sei es persönlich, in Meetings oder per E-Mail, verbessert das geteilte Wissen das allgemeine Bewusstsein für den Status eines Projekts. Bestimmte Dinge mögen zwar harmlos erscheinen, aber es ist viel besser, sie zu Beginn eines Trends zu erkennen, bevor etwas Ernsteres passiert. Wenn z.B. an einem Montag keine Besucher einer Website ihre Kontaktdaten hinterlassen, kann dies eine Anomalie sein. Wenn das Gleiche am Dienstag passiert, ist es wahrscheinlich etwas, das untersucht werden muss, z.B. eine Störung in der API. Wenn Sie diese Informationen jedoch erst am Freitag oder später erhalten, ist ein kleines Problem eskaliert und die Leads von einer Woche oder mehr könnten verloren sein.
Wie Sie besser kommunizieren
Da das Kernproblem der Kommunikation als Konzept ihre Ineffizienz zu sein scheint, sollte die naheliegende Lösung darin bestehen, diese zu verbessern. Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu erreichen, zum Beispiel:
- Klare Definition von Verantwortlichkeiten und Inputs (z.B. mit einem RACI-Diagramm)
- Verwendung einer klaren Vorlage für die Kommunikation
- Strengere Zeiterfassung bei Besprechungen
- Verabschiedung einer Kommunikationspolitik
- Informationen relevant halten
- Berücksichtigen Sie die Zeit für informelle Kommunikation und erklären Sie deren Bedeutung
Die Bedeutung der Kommunikation wird sehr oft unterschätzt und missverstanden. Der Einsatz von Online-Projektmanagement-Software kann die Qualität der Kommunikation Ihres Projektteams erheblich verbessern und den Austausch von Aufgabeninformationen optimieren. Sprechen Sie mit uns und organisieren Sie eine kostenlose Testversion, um zu sehen, wie Planview AdaptiveWork Ihrer Organisation helfen kann, besser zu kommunizieren.
