Wir alle kennen das: Unser Posteingang quillt über vor Projekten und Aufgaben, die erledigt werden müssen. Vielleicht haben Sie bestimmte E-Mails mit Flaggen versehen, um sich zu merken, dass einige dringender sind als andere. Vielleicht haben Sie sogar ein ganzes Farbleitsystem. So oder so ist diese Art, Aufgaben zu verwalten, weder effizient noch verantwortungsvoll. Eine große Welle von E-Mails könnte Ihre Erinnerung an eine der Aufgaben, die ganz unten auf dem Stapel liegen, völlig wegspülen. Bei einem ständigen Zustrom von E-Mails und neuen Aufgaben, bei denen die nächste dringender ist als die letzte, ist E-Mail einfach kein produktiver Weg, um den Überblick über Ihre To-Dos zu behalten.
Glücklicherweise gibt es Projektmanagementsoftware Optionen, die all diese wichtigen Aufgaben an einem Cloud-basierten Ort erfassen können. Sie können nach Priorität geordnet werden, mit anderen verwandten Aufgaben verknüpft werden und Sie werden nicht alle paar Minuten von einer neuen E-Mail (oder Aufgabe) unterbrochen, die Ihre Aufmerksamkeit von der Aufgabe ablenkt, an der Sie bereits arbeiten. Es ist wichtig, E-Mails von der Aufgabenverwaltung zu trennen, damit Sie keine Zeit mit dem Durchsuchen von E-Mails verbringen und mehr Zeit für die eigentliche Arbeit an Projekten gewinnen.
Abgesehen davon, dass E-Mails ein ineffizienter Weg sind, um Aufgaben zu verfolgen, greifen viele Menschen auf Tabellenkalkulationen zurück, um alles in Ordnung zu halten. Die Technologie hat einen langen Weg zurückgelegt, seit wir Listen in einer Excel-Datei führen und diese per E-Mail im Büro versenden. Die Verteilung eines bearbeitbaren Dokuments wie diesem wirft mehrere Probleme auf:
- Es ist möglich, dass Sie eine alte oder veraltete Version sehen
- Jemand könnte eine Änderung vornehmen und vergessen, sie abzuschicken
- Wichtige Informationen könnten übersehen werden, wenn jemand Daten überspeichert oder nicht einträgt.
- Sie haben immer noch ein E-Mail-Postfach voller Aufgaben
- Fehlkalkulationen können Kosten, Zeitplan und Projektintegrität gefährden
Cloud-basiertes Projektmanagement die Aufgabenverwaltungstools anbietet können Sie den Wert von E-Mail und Aufgabenverwaltung schätzen und gleichzeitig beides voneinander trennen. Mit der Aufgabenverwaltungssoftware haben Sie nicht nur alle Aufgaben, die Sie erledigen müssen, an einem Ort, sondern können auch Aufgaben als erledigt, in Bearbeitung oder unvollständig markieren und sind für das gesamte Team sichtbar. Unternehmen müssen einen systematischen Aufgabenverwaltungs-Workflow einführen, um Zeit, Ressourcen und Kosten effektiv zu verwalten.
Laut dem 2012 Pulse of the Profession In-Depth Report von PMI: Organizational Agility, 84% der Zeit waren es die effektivsten Organisationen, die eine Vereinfachung der Projektaufgaben durchführten. Sie fanden heraus, dass Unternehmen, die Risikomanagement-Praktiken wie die Rationalisierung von Aufgaben effektiv einsetzen, insgesamt agiler sind. Außerdem nutzen Unternehmen mit hoher Agilität in 22% der Fälle die Vereinfachung von Projektaufgaben. Sie haben festgestellt, dass Unternehmen, die standardisierte Verfahren wie die Vereinfachung von Aufgaben anwenden, insgesamt agiler sind.
Beenden Sie die Gewohnheit, To-Do-Listen per E-Mail zu versenden, mit Cloud-basiertem Projektmanagement
Der Einsatz einer Projektmanagement-Software in Ihrem Unternehmen erleichtert nicht nur die Organisation von Aufgaben, sondern rationalisiert auch das Tagesgeschäft und verbessert die Effizienz in allen Bereichen. Eine transparente Plattform ermöglicht es jedem, der an dem Projekt arbeitet, Aufgaben in Bereichen wie Fortschritt, Notizen und soziale Zusammenarbeit zu aktualisieren. Projektmanager können auch Aufgaben für das Team nach Prioritäten ordnen, um sicherzustellen, dass alle auf das gleiche Ziel hinarbeiten. Ein System, das alle projektbezogenen Aufgaben in den Arbeitsbereichen der Benutzer zentralisiert, verhindert, dass wichtige Aufgaben aus dem Blickfeld geraten, was bei der Aufgabenverwaltung per E-Mail häufig der Fall ist. Die Projektmanager können dann den Fortschritt aller Aufgaben überwachen und bei Bedarf neu zuweisen oder Probleme besprechen, bevor das gesamte Projekt beeinträchtigt wird.
E-Mails sollten Ihr tägliches Arbeitspensum unterstützen, nicht behindern. Auch wenn eine Projektmanagement-Software den Bedarf an E-Mails potenziell völlig eliminieren kann, mag es für Mitarbeiter, die sich an sie gewöhnt haben, extrem erscheinen, sie ganz abzuschaffen. Aber es ist nicht der richtige Ort für die Aufgabenverwaltung. Die Mitarbeiter mit ins Boot holen Unternehmensprojektmanagement-Software wird für Transparenz im gesamten Unternehmen sorgen. Dies ist vor allem für Unternehmen ideal, die von mehr als einem Büro aus operieren oder möchten, dass ihre Kunden einen gewissen Einblick in ihre Projekte haben. Mit einer Vielzahl von intuitiven, benutzerfreundlichen und leistungsstarken Tools wie Dashboards, Aufgabenabläufen, Genehmigungsprozessen, angepassten Vorlagen und mehr können Unternehmen:
- Aktualisieren Sie jede Aufgabe über ihren aktuellen Stand im Lebenszyklus, während sie bearbeitet wird.
- Ermöglichen Sie die Festlegung von Aufgaben und die schrittweise Planung
- Zuweisung und Überwachung von Ressourcen zu Aufgaben
- Erstellen Sie eine Berichtsstruktur für Aufgaben
- Erstellen Sie eine Struktur zur Visualisierung von Aufgaben in jeder Phase
Letztendlich können Unternehmen einen systematischen und flexiblen Aufgabenmanagement-Workflow implementieren, um Projekte genau zu verfolgen, anstatt sich auf verlorene E-Mails und ungenaue Tabellen zu verlassen.
