In seinem Artikel "Wie man ein gescheitertes Projekt in ein erfolgreiches Programm verwandelt"Shay Shargal merkte an, dass einer der Gründe für das Scheitern von Projekten in der "Schlechte Kommunikation und Koordination zwischen den verschiedenen Beteiligten des Projekts: Kunden, Zulieferer, Lieferanten, Manager, Ressourcen und andere."
Wenn die Kommunikation zusammenbricht und die Auffassungen über Rollen und Verantwortlichkeiten nicht übereinstimmen, wird die daraus resultierende Arbeitsweise oft zu einem "Schuldspiel", bei dem Eskalationen "business as usual" sind. In diesem Artikel möchte ich Ihnen die Verwendung der RACIVS-Matrix (auch bekannt als die Matrix der Verantwortungszuweisung). Viele Projektmanager haben schon von dieser Projektmanagementtechnik gehört, aber ihr Wert wird im Allgemeinen unterschätzt. Die Verwendung von RACIVS ist eine hervorragende Möglichkeit, die Rollen und Zuständigkeiten der Beteiligten in Bezug auf bestimmte Ergebnisse (oder Aktivitäten) zu beschreiben, und sie bringt Sie einen Schritt weiter bei der Vermeidung schlechter Kommunikation und Koordination.
Hier erfahren Sie, wie Sie es anwenden. Listen Sie die Deliverables im Abschnitt Deliverables des Projektplans in einer Matrix auf. Die RACIVS-Elemente sollten für jedes Deliverable ausgefüllt werden. Dafür steht die RACIVS:
- Responsible: die Person oder Partei, die für die Erstellung des Deliverables verantwortlich ist, d.h. die die eigentliche Arbeit erledigt.
- Accountable: die Person oder Partei, die für die Erstellung der Leistung verantwortlich ist, d.h. die Person/Partei, an die Sie sich wenden können, wenn die Arbeit nicht erledigt wird. Hinweis: Es kann nur eine verantwortliche Person pro Liefergegenstand geben!
- Consulted: die Person oder Partei, die bei der Erstellung dieses Dokuments aktiv konsultiert wird.
- Informiert: die Person oder Partei, die über die (End-)Ergebnisse informiert wird.
- Verifiziert: die Person oder Partei, die das Ergebnis überprüft und der abzeichnenden Person/Partei empfiehlt, das Ergebnis anzunehmen oder abzulehnen.
- Signs-Off: die Person oder Partei, die das Ergebnis abzeichnet.
Betrachten wir ein Benutzerhandbuch. Wir könnten im Projektplan Folgendes festhalten: Da das Benutzerhandbuch im Rahmen des Projekts geliefert werden muss, ist der Projektleiter dafür verantwortlich, dass das Handbuch fertiggestellt wird. Der Senior Designer des Projektteams wird das Handbuch unter aktiver Beteiligung der Hauptnutzer verfassen. Der Helpdesk wird informiert (da er von der Existenz des Handbuchs wissen muss), und am Ende überprüfen die Key-User das Handbuch und geben dem Senior-User eine Empfehlung zur Annahme, der das Handbuch dann genehmigen kann.
Das sind eine ganze Menge Sätze! Wir können die gleichen Informationen auch in einer RACIVS-Matrix angeben, in der die Stakeholder in der entsprechenden RACIVS-Spalte für jedes Deliverable aufgeführt sind:
Lieferbar | R | A | C | I | V | S |
| Benutzerhandbuch | Senior Designer | Projektmanager | Wichtige Benutzer | Helpdesk | Wichtige Benutzer | Senior User |
Sehen Sie, wie leistungsfähig eine RACIVS-Matrix sein kann? Wenn Sie nur eine begrenzte Anzahl von Stakeholdern haben (oder mit Teams arbeiten), kann es auch sinnvoller sein, die Stakeholder in den Spalten aufzulisten und nur ein R, A, C, I, V oder S (oder eine Kombination davon) in die Stakeholder-Zellen für jedes Deliverable einzutragen:
Lieferbar | Entwicklungsteam | Kunde | Wichtige Benutzer |
| Benutzerhandbuch | RA | IS | CV |
Experimentieren Sie einfach damit, was für Sie am besten funktioniert. Beachten Sie, dass RACIVS-Elemente nicht immer zugewiesen werden müssen. So können Sie z.B. deutlich machen, dass einige Leistungen nicht formal abgezeichnet werden müssen.
Die Anwendung der RACIVS-Technik mag etwas umständlich erscheinen, aber sie erspart Ihnen eine Menge Diskussionen darüber, wer die Arbeit eigentlich hätte machen sollen. Ich lade Sie ein, diese Technik in Ihrem nächsten Projektplan zu verwenden und bin gespannt auf Ihre Erfahrungen.
