Wir sind uns alle einig, dass die jüngsten Innovationen im Bereich der Kommunikation radikale Veränderungen in der heutigen Geschäftslandschaft mit sich gebracht haben. Durch die Möglichkeit der sofortigen Übermittlung von Text und Zahlen und die Einrichtung eines ständigen Informationsflusses zwischen entfernten oder gemeinsam arbeitenden Kollegen ist die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten so einfach wie nie zuvor geworden.
Kommunikation ist für Teams lebenswichtig
Die meisten Projekte haben heutzutage ein virtuelles Element und erfordern oft die Zusammenarbeit mit professionellen Teammitgliedern auf der ganzen Welt. In einem solchen Kontext wird die Kommunikation innerhalb eines Projektteams noch komplexer und schwieriger. Zwar würde jeder Projektmanager die Kommunikation als einen der wichtigsten Faktoren für den Projekterfolg bezeichnen, aber es ist auch eine Tatsache, dass Kommunikation an sich nichts bedeutet, wenn sie nicht effektiv und effizient ist, was ebenfalls schwerwiegende Auswirkungen auf das Ergebnis eines Projekts haben kann. Laut dem Project Management Institute, 90% der Zeit in einem Projekt wird für die Kommunikation aufgewendet, und 30% aller Projektmisserfolge sind auf unzureichende Kommunikation zurückzuführen.
Auch wenn man sich der Notwendigkeit und Bedeutung einer ständigen Kommunikation bewusst ist, muss man auch praktisch und effektiv sein. Bei so vielen verschiedenen Kommunikations- und Berichtsmethoden kann es besonders anspruchsvoll und herausfordernd sein, die Dinge zu rationalisieren. Zum Glück gibt es viele Online-Tools die sich bei der Rationalisierung der Kommunikation bewährt haben. Diese Tools wurden speziell für die Bedürfnisse von Unternehmen entwickelt und helfen dabei, die Kommunikation zu verbessern und die Transparenz von Projekten zu erhöhen, und gleichzeitig eine Überlastung der Kommunikation vermeiden.
Finden Sie die richtigen Werkzeuge
Wenn Sie daran arbeiten, die Kommunikation zu rationalisieren und Projekttransparenz zu schaffen, sollten Sie zunächst einige Zeit in die Suche und das Testen geeigneter Tools investieren, die den besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen, und anschließend Ihr Projektteam in deren Anwendung schulen.
- Führen Sie einen Kommunikationsfluss ein, der allen Beteiligten die Möglichkeit bietet, in Echtzeit zu kommunizieren und zu chatten, um Ideen, Informationen und den Arbeitsstatus über Tools wie Slack.
- Wählen Sie ein sicheres und solides Tool zum Schutz und zur Freigabe von Projektdateien für Ihr Team, das die Möglichkeit bietet, den Zugriff auf die freigegebenen Inhalte zu verwalten, z. B. mit Tools wie Dropbox oder Box.
- Führen Sie ein gängiges Fernkommunikationsmittel ein, um Meetings und Telefonkonferenzen über eine sichere Leitung durchzuführen, wie z.B. GoToMeeting.
- Verwenden Sie ein Projektmanagement-Tool, das Ihnen hilft, Arbeitsabläufe zu verwalten, Aufgaben zuzuweisen, Fälligkeitsdaten zu definieren, Meilensteine festzulegen und die Entwicklung des Projekts zu verfolgen.
Obwohl diese verschiedenen Tools entwickelt wurden, um die interne Kommunikation effektiv zu rationalisieren und den Anforderungen jedes Unternehmens gerecht zu werden, zeigt die Erfahrung, dass es manchmal schwierig sein kann, all diese verschiedenen Plattformen zu kombinieren und den Überblick über alle Informationen zu behalten, die über diese Kanäle ausgetauscht werden. Die Mitarbeiter sind der Meinung, dass es notwendig ist, über die Schaffung zusätzlicher Kommunikationswege hinauszugehen und eine Methode anwenden, die die Koordination und Überwachung der Projektaktivitäten und -fortschritte erleichtern kann.
Planview AdaptiveWork kann helfen
Es besteht kein Zweifel daran, dass die Einführung neuer Technologien zur Rationalisierung der Kommunikation zwischen einem Projektteam und den Beteiligten von entscheidender Bedeutung sein kann. Es besteht jedoch ein Unterschied zwischen der Einführung verschiedener Kommunikationsmittel zur Erleichterung der Berichterstattung und der Verwaltung von Arbeitsabläufen und dem Aufbau eines effektiven und effizienten Kommunikationssystems, das alle diese wichtigen Prozesse an einem Ort zusammenfasst. Mehrere Online-Tools für die Zusammenarbeit, wie Planview AdaptiveWork, kombinieren diese Vorgänge in einer einzigen cloudbasierten Projektmanagement-Softwareplattform, die dem Projektmanager maximale Kontrolle bietet, während gleichzeitig die schnelle und effektive Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten unterstützt, die Zusammenarbeit im Team gefördert und die Projekttransparenz hergestellt wird.
