Kommunikationsplan des Projektmanagements

Ein solider und realistischer Kommunikationsplan für das Projektmanagement ist für den Projekterfolg unerlässlich. Dieser informative und leicht zu lesende Artikel befasst sich mit den grundlegenden Konzepten eines Kommunikationsplans für das Projektmanagement und enthält Beispiele, Strategien und bewährte Verfahren.

Es gibt mehrere Wege zum Projektruhm. Ein Merkmal, das alle erfolgreichen Projekte gemeinsam haben, ist jedoch eine effektive und effiziente Kommunikation. Oder, um es noch unverblümter und vielleicht einprägsamer zu sagen: Es gibt zwar viele Gründe für das Scheitern von Projekten, aber ein Mangel an qualitativ hochwertiger Kommunikation ist oft der größte Faktor. Eine Umfrage von unter mehr als 700 Projektmitarbeitern in großen Unternehmen auf der ganzen Welt ergab, dass schlechte Kommunikation das größte Hindernis für den Projekterfolg ist - noch vor organisatorischen Veränderungen und dem Budget. Deshalb ist ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement so wichtig und macht oft den Unterschied zwischen Triumph und Tragödie aus.

What is a Communication Management Plan?

Im Projektmanagement gibt ein Kommunikationsmanagementplan den Rahmen vor, wie die Kommunikation während eines Projekts gehandhabt werden soll. Zu den wichtigsten Funktionen und Vorteilen des Plans gehören:

• Einrichtung einer zentralen, standardisierten Referenz, die alle Beteiligten während des gesamten Projekts konsultieren können, um die Kommunikation zu rationalisieren und Verwirrung und Konflikte zu reduzieren oder zu vermeiden.
• Schaffung realistischer Erwartungen unter den Beteiligten hinsichtlich des Zeitpunkts und der Art und Weise der Kommunikation (z.B. sollte ein Projektsponsor keine täglichen Updates erwarten, wenn der vereinbarte Kommunikationsplan vorsieht, dass er wöchentliche Updates erhält).
• Erhöhung der Projekttransparenz, da die Stakeholder Feedback geben können - idealerweise vor dem Start des Projekts -, wenn sie eine falsche Ausrichtung vermuten.
• Steigendes Vertrauen, da die Beteiligten nicht befürchten müssen, dass sie nicht informiert sind.
• Steigern Sie die Produktivität, indem Sie Meetings effizienter und zielgerichteter gestalten.

Managementplan für die Projektkommunikation Prozesse

In seinem Project Management Body of Knowledge (PMBOK - 7^th Edition), identifiziert das Project Management Institute (PMI) drei grundlegende Prozesse des Projektkommunikationsmanagements:

• Planen Sie das Kommunikationsmanagement: der Prozess der Entwicklung eines Ansatzes und Plans für alle projektbezogenen Kommunikationsaktivitäten auf der Grundlage des Informationsbedarfs der einzelnen Stakeholder, der verfügbaren Ressourcen in der Organisation und der Anforderungen eines Projekts.
• Manage Communications : der Prozess des Erstellens, Sammelns, Verteilens, Speicherns, Abrufens, Verwaltens, Überwachens und Entsorgens von Projektinformationen.
• Monitor Communications: der Prozess, der sicherstellt, dass der Informationsbedarf der Projektbeteiligten und des Projekts erfüllt wird.

Was gehört zu einem Projektkommunikationsplan?

Im Allgemeinen sollte ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement die folgenden Schlüsselfragen beantworten:

• Was sind die Vision und die Ziele des Plans?
• Wer sind die Stakeholder, die die verschiedenen Mitteilungen erhalten werden, und was sind ihre Rollen und Verantwortlichkeiten?
• Welche Art von Informationen (z.B. Berichte, Aktualisierungen, Ankündigungen usw.) mit den Stakeholdern geteilt werden, und in welcher Häufigkeit?
• Welche Methoden (z.B.. Projektmanagementsoftware, Videokonferenz, E-Mail usw.) für die Kommunikation mit den Beteiligten verwendet werden?
• Wie wird die Wirksamkeit des Plans überwacht und gemessen?
• Wo wird der Kommunikationsplan für das Projektmanagement angesiedelt sein, so dass er entsprechend referenziert werden kann?

Bitte denken Sie daran, dass dies keine endgültige Liste sein soll. Jede Organisation - und in einigen Fällen auch jedes Projekt innerhalb einer Organisation - muss einen Kommunikationsplan entwickeln, der auf die spezifischen Bedürfnisse, Ziele und Erwartungen abgestimmt ist.

Beispiel für einen Projektkommunikationsplan

Im Folgenden finden Sie vier stark vereinfachte Beispiele für Projektkommunikationspläne. Die erste ist nach der Art der Kommunikation geordnet. Die zweite ist nach der Art der Kommunikation geordnet. Der dritte ist nach Interessengruppen gegliedert. Die vierte ist nach Häufigkeit geordnet.

Beispiel für einen Kommunikationsmanagementplan: Art der Kommunikation

Beispiel für einen Kommunikationsmanagementplan: Methode der Kommunikation

Beispiel für einen Kommunikationsmanagementplan: Publikum

Beispiel für einen Kommunikationsmanagementplan: Häufigkeit der Kommunikation

An diesen (wiederum stark vereinfachten) Beispielen für einen Projektmanagement-Kommunikationsplan sehen wir, dass jeder Plan auf denselben Daten basiert. Sie sind jedoch unterschiedlich organisiert. Es gibt keinen definitiven Standard, der besagt, dass eine Art von Ansatz überlegen und eine andere minderwertig ist. Der Ansatz, der am besten funktioniert, ist derjenige, der die Bedürfnisse der Projektbeteiligten erfüllt - derjenigen, die Mitteilungen senden, und derjenigen, die Mitteilungen empfangen. Einige Organisationen und/oder Projekte stellen auch mehrere Versionen eines Projektmanagement-Kommunikationsplans zur Verfügung (z.B. einen Plan nach Zielgruppe und einen anderen nach Art).

Verwendung einer RACIVS-Matrix zur Verbesserung des Projektkommunikationsmanagements

As noted earlier, one of the most important aspects of a project management communication plan is identifying the roles, responsibilities and requirements of different stakeholders. This objective may seem fairly straightforward, but as experienced project managers know (and new project managers quickly discover!) it can be difficult and stressful — essentially because some stakeholders may not appreciate or tolerate being “out of the loop” on some types of communications.

Ein beliebtes - und bei manchen Projektmanagern auch geliebtes - Werkzeug, das dabei helfen kann, ist RACIVS, ein Akronym, das für steht:

• Verantwortlich: die Person oder Gruppe, die für die Erstellung einer Leistung verantwortlich ist.
• Verantwortlich: die Person oder Gruppe, die für ein Ergebnis verantwortlich ist und für dessen Fertigstellung zuständig ist.
• Konsultiert: die Person oder Gruppe, die bei Bedarf während der Erstellung eines Deliverables konsultiert werden soll.
• Informiert: die Person oder Gruppe, die über das Endergebnis informiert wird, sobald ein Projekt abgeschlossen ist.
• Überprüft: die Person oder Gruppe, die eine Leistung überprüft und dem Projektmanager, Projektsponsor oder einer anderen Autorität empfiehlt, sie anzunehmen oder abzulehnen.
• Signs-Off : die Person oder Gruppe, die eine Leistung offiziell abzeichnet.

RACIVS ist ein vielseitiges Modell, mit dem Sie herausfinden können, wer, worüber und wann informiert werden sollte. Ebenso nützlich kann RACIVS den Beteiligten helfen, objektiv zu verstehen, warum sie nicht unbedingt über alle projektbezogenen Mitteilungen informiert werden sollten. Ein Projektsponsor beispielsweise, der darauf besteht, zu allen Sitzungen eingeladen zu werden und alle Aktualisierungen zu erhalten, kann mit Hilfe von RACIVS feststellen, dass dieses Maß an Beteiligung weder notwendig noch gerechtfertigt ist. Umgekehrt kann RACIVS dabei helfen, Stakeholder zu identifizieren, die zu bestimmten Sitzungen oder Mitteilungen hinzugefügt werden sollten, aber im ursprünglichen Verteilungsplan nicht berücksichtigt wurden.

Kommunikationsstrategien für das Projektmanagement

Hier finden Sie einige Strategien, die Ihnen dabei helfen, die Kommunikationsplanung im Projektmanagement reibungsloser und erfolgreicher zu gestalten:

• Ziehen Sie zwei Pläne in Erwägung: einen, der einen einfachen Überblicksplan der Kommunikation bietet, und einen, der einen detaillierteren Kommunikationsplan darstellt.
• Use top-rated project management software that equips teams with cloud-based tools that provide a real-time, 360-degree view of each project — so they spend less time talking about goals and more time achieving them.
• Standardisieren Sie den Kommunikationsprozess, aber seien Sie darauf vorbereitet, Taktiken und Ansätze nach Bedarf zu ändern.
• Halten Sie den Kommunikationsplan auf dem neuesten Stand! Ein veralteter Plan ist nicht nur nutzlos - er ist gefährlich.
• Verfügen Sie über Protokolle und Prozesse für die Übermittlung sensibler Informationen.
• Seien Sie sich der kulturübergreifenden Unterschiede bewusst und respektieren Sie diese, ebenso wie die unterschiedlichen Kenntnisse, Hintergründe und Erfahrungen. Berät das Project Management Institute: Projektmanager verbringen den größten Teil ihrer Zeit mit der Kommunikation mit Teammitgliedern und anderen Projektbeteiligten, sowohl intern (auf allen Organisationsebenen) als auch extern. Effektive Kommunikation schlägt eine Brücke zwischen verschiedenen Interessengruppen, die unterschiedliche kulturelle und organisatorische Hintergründe sowie unterschiedliche Fachkenntnisse, Perspektiven und Interessen haben können."
• Berücksichtigen Sie, dass einige Stakeholder mit technologiebasierten Kommunikationsmitteln sicherer und vertrauter sind (z.B. Videokonferenzen, kanalbasierte Plattformen, usw.) als andere.

Das letzte Wort zur Kommunikationsplanung im Projektmanagement

Effektive Kommunikation im Projektmanagement ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft: Letzteres, weil sie auf Konzepten, Standards und Strategien beruht, und Ersteres, weil sie durch Übung und Erfahrung verbessert werden kann. Ein solider Kommunikationsplan für das Projektmanagement spielt eine entscheidende Rolle bei der Herstellung von Verbindungen - und der Vermeidung von Chaos!

Ähnliche Beiträge

Projektportfoliomanagement Wer sind die Stakeholder des Projektmanagements? 4. April 2021

Projektportfoliomanagement Projektmanagement vs. Change Management: Was ist der Unterschied? 4. Februar 2021

Projektportfolio-Management Welche Interessengruppen sollte ich konsultieren, bevor ich ein neues Projekt starte? 11. Juni 2021