Plan de communication pour la gestion de projet

Un plan de communication de gestion de projet robuste et réaliste est essentiel à la réussite du projet. Cet article informatif et facile à lire examine les concepts de base d'un plan de communication pour la gestion de projet, et fournit des exemples, des stratégies et des meilleures pratiques.

Il existe plusieurs chemins vers la gloire des projets. Cependant, une caractéristique que tous les projets réussis ont en commun est une communication efficace et efficiente. Ou, pour dire les choses plus crûment, mais peut-être de façon plus mémorable : si les raisons de l'échec d'un projet sont nombreuses, le manque de communication de qualité est souvent le facteur le plus important. En effet, une enquête menée auprès de plus de 700 professionnels de projet dans de grandes entreprises du monde entier a révélé qu'une mauvaise communication était le principal obstacle à la réussite d'un projet - avant même les changements organisationnels et le budget. C'est pourquoi un plan de communication pour la gestion de projet est si vital, et fait souvent la différence entre triomphe et tragédie.

What is a Communication Management Plan?

Dans le cadre de la gestion de projet, un plan de gestion de la communication capture le cadre de la manière dont les communications seront traitées pendant un projet. Les fonctions et avantages clés du plan comprennent

• Établir une référence standardisée centralisée que toutes les parties prenantes peuvent consulter tout au long du projet pour rationaliser les communications et réduire ou éviter la confusion et les conflits.
• Créer des attentes réalistes parmi les parties prenantes concernant le moment et la manière dont les communications seront traitées (par exemple, un sponsor de projet ne doit pas s'attendre à des mises à jour quotidiennes si le plan de communication convenu établit qu'il recevra des mises à jour hebdomadaires).
• Augmenter la visibilité du projet, car les parties prenantes peuvent fournir un retour d'information - idéalement avant le lancement du projet - si elles soupçonnent un désalignement.
• Augmenter la confiance, car les parties prenantes ne s'inquiètent pas d'être "hors du coup".
• Stimuler la productivité en rendant les réunions plus efficaces et plus ciblées.

Processus du plan de gestion de la communication du projet

Dans son Project Management Body of Knowledge (PMBOK - 7^th Edition), le Project Management Institute (PMI) identifie trois processus fondamentaux de la gestion de la communication de projet :

• Planifier la gestion de la communication: processus consistant à élaborer une approche et un plan pour toutes les activités de communication liées à un projet, en fonction des besoins en information de chaque partie prenante, des ressources disponibles dans l'organisation et des besoins d'un projet.
• Gérer les communications : le processus de création, de collecte, de distribution, de stockage, d'accès, de gestion, de suivi et d'élimination des informations du projet.
• Surveiller les communications: le processus consistant à s'assurer que les besoins en information des parties prenantes du projet, ainsi que du projet, sont satisfaits.

Qu'est-ce qui est inclus dans un plan de communication de projet ?

De manière générale, un plan de communication pour la gestion de projet doit répondre aux questions clés suivantes :

• Quels sont la vision et les objectifs du plan ?
• Qui sont les parties prenantes qui recevront les diverses communications, et quels sont leurs rôles et responsabilités ?
• Quel type d'information (par ex. rapports, mises à jour, annonces, etc.) seront partagés avec les parties prenantes, et à quelle fréquence ?
• Quelles méthodes (par ex. logiciel de gestion de projet, vidéoconférence, courriel, etc.) seront utilisés pour communiquer avec les parties prenantes ?
• Comment l'efficacité du plan sera-t-elle contrôlée et mesurée ?
• Où se trouvera le plan de communication de la gestion de projet, afin qu'il puisse être référencé en conséquence ?

Gardez à l'esprit qu'il ne s'agit pas d'une liste définitive. Chaque organisation - et dans certains cas, chaque projet au sein d'une organisation - doit élaborer un plan de communication qui s'aligne sur les besoins, les objectifs et les attentes spécifiques.

Exemple de plan de communication de projet

Vous trouverez ci-dessous quatre exemples de plans de communication de projet très simplifiés. Le premier est organisé par type de communication. La seconde est organisée par le mode de communication. Le troisième est organisé par parties prenantes. Le quatrième est organisé par fréquence.

Exemple de plan de gestion de la communication : Type de communication

Exemple de plan de gestion de la communication : Méthode de communication

Exemple de plan de gestion de la communication : Audience

Exemple de plan de gestion de la communication : Fréquence de la communication

Nous pouvons constater, à partir de ces exemples (encore une fois très simplifiés) de plan de communication pour la gestion de projet, que chacun est construit avec les mêmes données. Cependant, ils sont organisés différemment. Il n'y a pas de norme définitive qui dise qu'un type d'approche est supérieur et un autre inférieur. L'approche qui fonctionne le mieux est celle qui répond aux besoins des parties prenantes du projet - celles qui envoient les communications et celles qui les reçoivent. Certaines organisations et/ou projets fournissent également plusieurs versions d'un plan de communication de gestion de projet (par exemple, un plan organisé par audience, et un autre organisé par type).

Utilisation d'une matrice RACIVS pour améliorer la gestion de la communication d'un projet

As noted earlier, one of the most important aspects of a project management communication plan is identifying the roles, responsibilities and requirements of different stakeholders. This objective may seem fairly straightforward, but as experienced project managers know (and new project managers quickly discover!) it can be difficult and stressful — essentially because some stakeholders may not appreciate or tolerate being “out of the loop” on some types of communications.

Un outil populaire - et pour certains chefs de projet, également adoré - qui peut aider dans cet effort est RACIVS, qui est un acronyme qui signifie :

• Responsable: l'individu ou le groupe qui est responsable de la production d'un livrable.
• Responsable: la personne ou le groupe qui a la propriété d'un produit livrable et qui est responsable de son achèvement.
• Consulté: la personne ou le groupe qui sera consulté si nécessaire pendant la production d'un livrable.
• Informé: la personne ou le groupe qui sera informé des résultats finaux une fois qu'un livrable est terminé.
• Vérifie: la personne ou le groupe qui examinera un livrable et conseillera le chef de projet, le sponsor du projet ou toute autre autorité pour l'accepter ou le rejeter.
• Signs-Off : la personne ou le groupe qui signera officiellement un livrable.

RACIVS est un modèle polyvalent qui peut aider à déterminer qui doit être informé, de quoi et quand. Tout aussi utile, le RACIVS peut aider les parties prenantes à comprendre objectivement pourquoi elles ne doivent pas nécessairement être informées de toutes les communications liées au projet. Par exemple, un sponsor de projet qui tient absolument à être invité à toutes les réunions et à recevoir toutes les mises à jour peut réaliser, avec l'aide de RACIVS, que ce niveau d'implication n'est ni nécessaire ni justifié. Inversement, RACIVS peut aider à identifier les parties prenantes qui devraient être ajoutées à certaines réunions ou communications, mais qui ont été oubliées dans le plan de distribution initial.

Stratégies de communication pour la gestion de projet

Voici quelques stratégies qui vous aideront à rendre la planification de la communication en matière de gestion de projet plus fluide et plus réussie :

• Envisagez d'avoir deux plans: l'un qui fournit un simple plan d'ensemble des communications, et l'autre qui représente un plan de communication plus détaillé.
• Use top-rated project management software that equips teams with cloud-based tools that provide a real-time, 360-degree view of each project — so they spend less time talking about goals and more time achieving them.
• Standardisez le processus de communication, mais soyez prêt à changer de tactique et d'approche si nécessaire.
• Maintenez le plan de communication à jour ! Un plan obsolète n'est pas seulement inutile - il est dangereux.
• Mettez en place des protocoles et des processus pour la communication d'informations sensibles.
• Soyez conscient et respectez les différences interculturelles, ainsi que les écarts de connaissances, de formation et d'expérience. Conseille le Project Management Institute: Les gestionnaires de projet passent la plupart de leur temps à communiquer avec les membres de l'équipe et les autres parties prenantes du projet, tant internes (à tous les niveaux de l'organisation) qu'externes à l'organisation. Une communication efficace jette un pont entre diverses parties prenantes qui peuvent avoir des antécédents culturels et organisationnels différents ainsi que des niveaux d'expertise, des perspectives et des intérêts différents."
• Tenez compte du fait que certaines parties prenantes peuvent être plus confiantes et familières avec les outils de communication basés sur la technologie (par ex. vidéoconférence, plateformes basées sur les canaux, etc.) que d'autres.

Le dernier mot sur la gestion de projet Planification de la communication

La communication efficace dans la gestion de projet est à la fois un art et une science : le second parce qu'il est ancré dans des concepts, des normes et des stratégies, et le premier parce qu'il peut être amélioré par la pratique et l'expérience. Un plan de communication solide pour la gestion de projet joue un rôle essentiel pour établir des liens - et éviter le chaos !

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