Laut der jüngsten PMI-Umfrage Pulse of the Profession (PDF) haben Unternehmen in den letzten fünf Jahren bis zu 12% ihrer jährlichen Projektinvestitionen aufgrund schlechter Leistung verschwendet. Auch wenn PMs nach 100% Erfolg streben, ist es kein Geheimnis, dass Projekte manchmal scheitern. Aber ein gescheitertes Projekt muss nicht das Ende der Geschichte sein. Aus dem Scheitern von Projekten können Sie wertvolle Lehren für die zukünftige Projektplanung ziehen.
Wie können PMs also die Lehren aus gescheiterten Projekten besser in zukünftige Projekte einfließen lassen? Zunächst werden wir aufschlüsseln, warum Projekte scheitern, und dann untersuchen, wie Sie die Lehren aus den Problemen ziehen können.
Einige Gründe für das Scheitern von Projekten
Verlust von Wissen - Wissen ist Macht, wenn wir es teilen. PMs sollten ihre eigene Erfahrung, die kollektive Erfahrung des Teams sowie die Dokumentation vergangener Projekte nutzen, um bei der Planung neuer Projekte Risiken und potenzielle Rückschläge vorauszusehen. Aber wenn die Lektionen nicht dokumentiert werden, weder während noch nach einem steinigen Projekt, kann niemand aus ihnen lernen.
Kommunikationsprobleme - Manchmal kann die Zeit, die benötigt wird, um einen externen Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen, zu Kommunikations- und Wissenslücken führen, wenn sich Projekte schneller entwickeln. Auch die Aufrechterhaltung einer klaren Kommunikation und eines klaren Arbeitsablaufs zwischen den verschiedenen Persönlichkeiten im Team und den Interessengruppen kann ohne entsprechende Systeme eine Herausforderung sein.
Mangelndes Engagement der Ressourcen - Mangelndes Engagement des Teams in einem Projekt ist einer der Hauptgründe für schlechte Leistungen. Fördern Sie die Akzeptanz, indem Sie den Ressourcen Kontrolle und Verantwortung übertragen. Halten Sie die Kommunikationswege offen, damit sich die Ressourcen nicht mit Arbeit überlasten, die sie nicht erledigen können.
Fehlende Investitionen der Stakeholder - Wenn sich die Stakeholder nicht von Anfang an einbringen, können im Laufe der Zeit Lücken in den Erwartungen entstehen.
Lücken in den Fähigkeiten der Ressourcen - Der Erfolg eines Projekts hängt von einer guten Mischung der Fähigkeiten der Ressourcen ab. Dies gewährleistet eine bessere Anpassungsfähigkeit und Reaktionsfähigkeit, wenn sich der Projektumfang oder die Projektmanagementkultur ändert.
Probleme mit der Perspektive/Messung - Eine Konzentration auf die Ergebnisse und nicht auf die vorvertraglichen Leistungen kann eine verzerrte Sicht auf den Projekterfolg vermitteln, da sich mit der Entwicklung des Projektumfangs Unbekannte entwickeln können. Ebenso können Projekt-KPIs über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden. Wenn zum Beispiel die Projektgröße schwankt, ist es weniger sinnvoll, die Kosten als Indikator für den Erfolg zu verwenden. Was Sie während des Projekts messen, bestimmt, wie Sie die Leistungen des Projekts wahrnehmen.
Lösungen zur Messung von Erfolg und Misserfolg
Es ist alles eine Frage der Perspektive. Hier erfahren Sie, wie Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Kennzahlen für Ihr Projekt und/oder Ihre Methodik verwenden:
- Führen Sie in der Planungsphase ehrliche Gespräche über die Migration von Risiken und antizipieren Sie, wie sich Projekte von Phase 1 an verändern und weiterentwickeln können.
- Überlegen Sie sich Ihre Methodik genau. So funktioniert die Methode, die Sie für IT-Projekte verwenden - die oft länger dauern als erwartet - möglicherweise nicht so gut für Projekttypen, bei denen die Risiken leichter vorhersehbar sind. Ebenso kann die agile Methodik das Risiko erhöhen, z.B. wenn es keinen ausreichenden kommerziellen Ansatz für die Verwaltung der Lieferanten gibt.
- Legen Sie Wert auf eine Projektmanagementkultur und investieren Sie in gute Werkzeuge. Untersuchungen zeigen , dass PMs einen spürbaren Anstieg des Projekterfolgs feststellen, wenn sie bewährte Projektmanagementpraktiken anwenden. Dazu gehört auch, dass wir den neuesten technologischen Hilfsmitteln, wie der Projektmanagement-Software Planview AdaptiveWork, Priorität einräumen.
Gelernte Lektionen festhalten
Das Wichtigste, wenn Sie aus Ihren Fehlern lernen wollen, ist, dass Sie ein System zur Aufzeichnung der gewonnenen Erkenntnisse schaffen und sich daran halten .. Dann müssen PMs und Teams entscheiden, an wen die Lektionen gerichtet werden sollen (d.h. sollen sie intern, mit dem Kunden oder mit beiden geteilt werden?) und Anreize zum Nachdenken schaffen.
Erfassen Sie Fortschritte, Probleme und Feedback in allen Projektphasen. In agile und Scrum-Methoden können Führungskräfte das Feedback täglich verfolgen und Änderungen schneller umsetzen, so dass sie das Feedback erfassen können, solange es noch frisch in den Köpfen der Mitarbeiter ist. Einige Experten empfehlen, das Projektteam zu versammeln und die wahrscheinlichen Szenarien des Projekts durchzugehen. Anschließend sollte ein Workshop abgehalten werden, in dem anhand von Projekten mit ähnlichem Umfang und Thema besprochen wird, wie man am besten für die schlimmsten Fälle plant.
Denken Sie nach wenn Sie Lektionen erteilen und darüber nachdenken. Sowohl die Anfangs- als auch die Endphase von Projekten können nützliche Orte sein, an denen die gewonnenen Erkenntnisse besprochen und Probleme auf der Grundlage dieser Erkenntnisse vorweggenommen werden können. In der Planungsphase können die Teams Änderungen auf der Grundlage von Interessengruppen, Anforderungen, Budget und Leistungsindikatoren erörtern und diese Auswirkungen dann in das Design einfließen lassen. Auf diese Weise werden die Lehren allmählich Teil der zukünftigen Planung und Verwaltung.
Die Nachprojektphase ist auch ein guter Zeitpunkt, um Projektabschlussberichte zu erstellen (und zu lesen) oder Umfragen zum Projektabschluss über einen E-Mail-Dienst wie Mail Chimp durchzuführen. Die Führungskräfte können dann Diskussionsrunden abhalten und die Erkenntnisse in die Planungsphase künftiger Projekte einfließen lassen.
Berücksichtigen Sie Interessengruppen und Kunden. Verschiedene Kunden benötigen verschiedene Arten von Bewertungen. Einige Interessengruppen fordern eine 360-gradige Überprüfung der Projekte, während andere eine Bewertung von Fall zu Fall bevorzugen. Tun Sie Ihr Bestes, um die Beteiligten frühzeitig einzubeziehen, damit es später nicht zu überraschenden Rückschlägen kommt.
Mit guten Systemen für Feedback und Reflexion ist es möglich, Misserfolge in der Vergangenheit in zukünftige Projekterfolge umzuwandeln. Die Einführung von Projektmanagement-Software ist ein guter Anfang.
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