Es passiert ständig: Sie arbeiten an einem Projekt und werden gebeten, ein anderes zu übernehmen, dann ein anderes und dann noch ein anderes. Die Aussicht auf Multi-Projektmanagement kann einschüchternd sein und selbst die erfahrensten Projektmanager mit Angst erfüllen. Unabhängig davon, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass Sie bei der Verwaltung eines einzelnen Projekts Fehler machen, wird diese mit jedem neuen Projekt, das Sie übernehmen, noch größer.
Hier werfen wir einen Blick auf einige der häufigsten Fehler und was Sie tun können, um sie zu vermeiden:
Der Versuch, alles zu mikromanagen
Der Schlüssel zur Verwaltung mehrerer Projekte ist die Einsicht, dass Sie nicht alles alleine schaffen können. Wenn Sie sich dabei ertappen, dass Sie ständig E-Mails an Ihre Teammitglieder schicken, um zu sehen, wie es ihnen geht, oder ihnen über die Schulter schauen, um zu sehen, wie die Arbeit läuft, dann haben Sie wahrscheinlich ein Kontrollproblem.
Die Lösung Delegieren Sie Arbeit und legen Sie Wegpunkte für die Berichterstattung fest, während Sie Ihre Teammitglieder ermutigen, sich bei Problemen sofort an Sie zu wenden. Wenn Sie lernen, Arbeit abzugeben und anderen Verantwortung zu übertragen, haben Sie den Kopf frei und mehr Zeit für sich selbst. Vertrauen Sie den Menschen um Sie herum, dass sie ihre Aufgabe erfüllen, und hören Sie auf, sich jede Minute des Tages darüber Gedanken zu machen, was sie tun.
Trennen von Projektplänen
Wenn Sie Ihre Pläne und Informationen nicht zusammenführen, werden Sie am Ende körperlich und geistig zwischen verschiedenen Formaten, Zielen und Terminen hin- und herspringen. Das Ergebnis ist, dass Ihr Verstand bei der Verwaltung mehrerer Projekte versucht, diese Dinge für Sie zusammenzufassen, was dazu führt, dass Sie verwirrt werden oder Punkte in Ihrer Agenda vergessen.
Lösung : Nehmen Sie sich selbst den Druck, indem Sie eines der zahlreichen ausgezeichneten Projektmanagement-Tools verwenden, die verschiedene Zeitpläne mühelos integrieren können.
Schlechte Kommunikation
Vielleicht liegt es am Zeitdruck oder daran, dass nicht von Anfang an ein klarer Zeitplan für die Berichterstattung und die Besprechungen festgelegt wurde, aber schlechte Kommunikation führt unweigerlich zu Missverständnissen und verzögerten Zielen. Es ist schon schwierig genug, mehrere Projekte zu managen, ohne dass verschiedene Teile nicht wissen, was der andere tut.
Die Lösung Sie müssen eine starke und angemessene regelmäßige Kommunikation mit Ihrem Team und anderen Interessengruppen pflegen. Legen Sie einen klaren Plan für Treffen und Briefings fest. Sie können auch Online-Kommunikationstools verwenden, wie z.B. die Team Collaboration Software von Clarizen.
Unvernünftige Erwartungen
Jeder muss seine Grenzen kennen, um Clint Eastwood in Dirty Harry zu paraphrasieren. Sich selbst und Ihr Team zu maximaler Effizienz anzuspornen, ist von Vorteil und gehört zur Aufgabe eines Projektmanagers. Wenn Sie jedoch zu viel erwarten, kann dies zu unangemessenen Fristen, angespannten Beziehungen und möglicherweise zum Scheitern des Projekts führen. Dies gilt insbesondere für das Multiprojektmanagement.
Die Lösung Legen Sie zu Beginn Ihre Ressourcen und Fähigkeiten klar fest. Viele Menschen unterschätzen, wie viel Zeit etwas in Anspruch nehmen wird oder wie schwierig es ist, ein Ziel zu erreichen. Bei der Verwaltung mehrerer Projekte geht es darum, die Stärken und Schwächen Ihres Teams, den Umfang der Aufgabe und die Auswirkungen externer Faktoren auf die Ergebnisse zu erkennen. Seien Sie offen und klar mit sich selbst und anderen Beteiligten, dann werden Sie im weiteren Verlauf der Projekte davon profitieren.
Mit der richtigen Planung und den richtigen Prozessen können mehrere Projekte erfolgreich verwaltet werden. Vermeiden Sie Stress und Fallstricke bei der gleichzeitigen Verfolgung verschiedener Ziele, indem Sie sich bewusst machen, wo Probleme entstehen können. Wenn Sie feststellen, dass Ihnen immer noch Dinge über den Kopf wachsen und die Produktivität beeinträchtigen, finden Sie unter weitere Ratschläge zum Thema Multitasking, die wir unter veröffentlicht haben.
