Ein erfolgreicher Projektmanager strebt immer wiederkehrende Arbeitsabläufe, Tools und Geschäftsbeziehungen an, muss aber auch in der Lage sein, Ad-hoc-Anfragen zu bearbeiten. Diese schnell umzusetzenden Projekte tauchen in der Regel aus heiterem Himmel auf und können den Arbeitsalltag erheblich stören.
Der Schlüssel zur fliegenden Bearbeitung von Anfragen ist die Fähigkeit, sich noch schneller vorzubereiten. Die Erzielung einer hohen Kapitalrendite in kürzeren Zeiträumen ist eine Fähigkeit, die oft durch Versuch und Irrtum erlernt wird. Das wahre Geheimnis liegt in der Tatsache, dass Sie kein Genie sein müssen, Sie brauchen nur ein wenig Struktur.
Die Etablierung eines Prozesses für etwas, das sich chaotisch anfühlt, kann eine der größten Herausforderungen im Projektmanagement sein. Um sich zurechtzufinden, müssen Sie also zunächst verstehen, was eine "Ad-hoc"-Anfrage wirklich ausmacht.
Was ist eine Ad-hoc-Anfrage?
Eine Ad-hoc-Anfrage in der Branche des Projektmanagements weist typischerweise auf eine Aufgabe oder einen Auftrag hin, der unerwartet und daher weitgehend ungeplant war. Es ist wie eine Überraschung, die mitten in Ihrer geschäftigen Arbeitswoche auftaucht. Ad-hoc-Projekte sind aus einigen der folgenden Gründe einzigartig:
Zeitspanne
Projekte mit schnellem Durchlauf haben einen engeren Zeitrahmen als normale Arbeiten. Deshalb ist es auch viel schwieriger, für sie zu planen. Wenn ein PM zuvor einen Standard für den Umgang mit Ad-hoc-Projekten festgelegt hat, ist er dem Spiel bereits einen Schritt voraus.
Lokalisierte Auswirkungen
Bei größeren Projekten sind in der Regel mehrere Geschäftseinheiten an der Verwaltung von Anfragen beteiligt. Sie können sogar Teil eines Portfolios von voneinander abhängigen Aufgaben sein. Ad-hoc-Projekte sind jedoch in der Regel auf ein einziges Ziel und/oder eine bestimmte Gruppe von Personen ausgerichtet.
Weniger ressourcenintensiv
Da diese Unternehmungen immer in letzter Minute stattfinden, kann es an Ressourcen mangeln. Ein Ad-hoc-Projekt erfordert sofortige Aufmerksamkeit, was nicht immer genügend Zeit für Networking lässt. "Ad hoc" erwartet, dass PMs in kurzen Fällen auf minimale Ressourcen zurückgreifen.
Verwaltung von Ad-hoc-Anfragen
Trotz der Notwendigkeit, einen eigenen, individuellen Plan zu entwickeln, gibt es bestimmte universelle Methoden zur Verwaltung von Ad-hoc-Anfragen. Hier sind nur einige Möglichkeiten, wie Sie den Stress eines vielbeschäftigten PMs bei der Bewältigung dieser Aufgaben lindern können:
Risiko priorisieren
Viele der traditionellen Verfahren des Projektmanagements werden durch die Ad-hoc-Anfrage abgeschnitten. Es ist wichtig, Schwachstellen und Anfälligkeiten bereits in der Planungsphase zu erkennen. Seien Sie vorsichtig bei den Risiken, die umgangen werden, um Zeit zu sparen. In dieser Situation ist es nur angebracht, Risiken zu bewerten die mit dem Wert verbunden sind. Andernfalls lassen Sie es einfach sein.
Flexibilität
Alles in letzter Minute zu erledigen, erfordert unglaubliche Geduld und Flexibilität. Die Fähigkeit, sich schneller an Veränderungen anzupassen und somit Ziele schneller zu erreichen, ist eine gemeinsame Eigenschaft erfolgreicher PMs. Dies kann durch ständige Transparenz, intuitive Schnittstellen und sorgfältige Delegation leicht erreicht werden. Eine vollständige Berichterstattung wird auch eine größere Transparenz ermöglichen.
Transparenz
Um das Chaos in einer chaotischen Situation zu beseitigen, muss man alles ans Licht bringen. Die Schaffung von Transparenz mit einem Ad-hoc-Projekt gewährleistet 24/7 Verantwortlichkeit und ist auch ein schneller Weg, um Vertrauen zu entwickeln. Die Verknüpfung von Menschen mit dem gesamten Kontext ihrer Arbeit wird immer die Effizienz steigern.
Klüger arbeiten
Cloud-basierte Projektmanagement-Software ist der Schlüssel, wenn Sie sich mehr vornehmen wollen, als Sie verkraften können. Denn wenn Aufgaben automatisiert werden, bleibt mehr Zeit, um Projekte entsprechend zu verwalten. Die Automatisierung einfacher Verwaltungsarbeiten durch ein intelligentes Programm bedeutet, dass die Übernahme von Ad-hoc-Aufgaben nicht mehr ganz so stressig ist, wie es früher der Fall war. Mit anderen Worten: Lassen Sie den Roboter die einfachen, aber zeitaufwändigen Aufgaben erledigen.
Das Schlimmste, was Sie tun können, ist "NEIN" zu mehr Aufträgen zu sagen. Wenn Sie also gerade einem weiteren Ad-hoc-Projekt zugestimmt haben, haben Sie bereits gewonnen. Die Fähigkeit, alles aufzufangen, was einem zugeworfen wird, ist das, was erfolgreiche Projektmanager ausmacht. Ad hoc sollte man nicht fürchten - man sollte es verehren. Und mit der richtigen Organisation und modernen Tools ist diese offene Akzeptanz ein Kinderspiel.
