Die klassische Definition des Projektmanagements aus dem Projekt Management Institut ist "die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen". Das ist zwar im Wesentlichen richtig, aber es gibt noch ein weiteres Teil des Projektmanagement-Puzzles, das erfahrene Projektmanager nur zu gut kennen und neue Projektmanager schnell entdecken: Es gibt eine große Menge (sprich: eine übermäßige und anstrengende) Menge an Verwaltung. Das ist die schlechte Nachricht. Die gute Nachricht ist, dass die Arbeitsautomatisierung einen erheblichen Teil des Verwaltungsaufwands abnehmen und dazu beitragen kann, dass mehr Projekte pünktlich, innerhalb des Budgets und unter Einhaltung aller Geschäftsziele abgeschlossen werden.
Was ist Arbeitsautomatisierung?
Im Wesentlichen geht es bei der Arbeitsautomatisierung um die Anwendung von Technologien, Programmen, Prozessen und Robotern, um die gewünschten Ergebnisse mit minimalem - oder in manchen Fällen sogar ganz ohne - menschlichen Einsatz zu erzielen. Im Kontext des Projektmanagements besteht das Ziel der Arbeitsautomatisierung nicht darin, Projektmanager (und andere Teammitglieder) überflüssig zu machen. Vielmehr geht es darum, sie von der oben erwähnten administrativen Belastung zu befreien, damit sie sich auf hochwertige Aufgaben und Prioritäten konzentrieren können.
Über Work Automation Software
Es gibt viele Möglichkeiten, wie Tools zur Arbeitsautomatisierung den Erfolg des Projektmanagements unterstützen - was kein geringes Unterfangen ist, wenn man bedenkt, dass McKinsey & Company untersuchte über 5000 Großprojekte und stellte fest, dass 56% weniger Wert als erwartet lieferten, 45% das Budget überschritten und 17% so katastrophal waren, dass sie das Überleben des Unternehmens bedrohten.
Hier einige der wichtigsten Vorteile der Arbeitsautomatisierung, wenn sie von einem robusten System gesteuert wird Projektmanagement-Softwarelösung:
- Erfassen Sie wichtige Projektdaten in Echtzeit und senden Sie sie an die richtigen Personen/Gruppen.
- Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder Stundenzettel ausfüllen und einreichen (mehr dazu unten).
- Führen Sie Workflow-Regeln, benutzerdefinierte Aktionen und benutzerdefinierte Felder aus.
- Berichten Sie über den Projektstatus und verwalten Sie Budgets.
- Verbessern Sie das Ressourcenmanagement und die Rekrutierung.
- Identifizieren, überwachen und verwalten Sie Risiken.
- Füllen Sie automatisch einen neuen Projektplan mit vorlagenbasierten Aufgaben, Meilensteinen, Leistungen und Abhängigkeiten aus.
- Lösen Sie Compliance-Prüfungen aus, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Tools zur Arbeitsautomatisierung und Zeiterfassungsberichte
Projektmanager sind sich in vielen Dingen uneinig und führen lebhafte Debatten über alles, angefangen bei den Vorzügen des agilen Projektmanagements bis hin zu der Frage, ob Gantt-Diagramme bei komplexen Projekten eine Bereicherung oder eine Belastung darstellen (Profi-Tipp: Sie sind eine Bereicherung, vorausgesetzt, sie sind interaktiv und kann bei Bedarf mit allen internen/externen Beteiligten geteilt werden, unabhängig von ihrem physischen Standort).
Es gibt jedoch eine Sache, über die sich praktisch alle Projektmanager einig sind: Es ist ihnen ein Graus, Teammitglieder immer und immer wieder daran zu erinnern, Stundenzettel auszufüllen und einzureichen. Wir werden nicht auf die grausamen Details eingehen, aber der Ausdruck "Katzen hüten" kommt mir in den Sinn.
Um fair zu sein, die meisten Teammitglieder versuchen nicht, Probleme zu verursachen. Vielmehr sind sie uninteressiert und nicht bereit, regelmäßig Stundenzettel zu erstellen und einzureichen, weil sie es müssen:
- Stoppen Sie, was sie tun.
- Starten Sie Tabellenkalkulationen oder eine Zeiterfassungs-App.
- Suchen Sie nach den entsprechenden Aufgaben, Meilensteinen oder Projekten.
- Ihre Zeit- und Aktivitätsdetails manuell aufzeichnen - was zu menschlichen Fehlern führen kann und oft auch führt.
Wie passt also eine Software zur Arbeitsautomatisierung in dieses Szenario und kann sie alle retten? Indem Sie Teammitglieder mit einem autonomen Programm ausstatten, das mit Systemen oder Benutzern interagiert - besser bekannt als Bot - die sich mit ihrer kanalbasierten Nachrichtenplattform (z.B. Slack, Teams, etc.).
Als Ergebnis der Integration geben die Teammitglieder einfach grundlegende Befehle wie "log 1 Stunde auf Projektplanung." Sobald der Befehl empfangen wird, tritt der Bot in Aktion, identifiziert das entsprechende Projekt und übermittelt alle relevanten Zeiterfassungsdaten. Es gibt keine Unterbrechung der Konzentration oder der Dynamik, es besteht kein Risiko menschlicher Eingabefehler und die Projektmanager müssen sich nicht mit der Jagd nach Nachzüglern herumschlagen. Alle gewinnen - und das alles dank der Arbeitsautomatisierung!
Ideen zur Arbeitsautomatisierung und Entwicklung von Fertigkeiten
Die Automatisierung der Arbeit erhöht auch die Nachfrage nach Projektmanagern (und anderen Fachleuten), die neben fortgeschrittenen kognitiven und technischen Fähigkeiten auch über starke soziale und emotionale Kompetenzen verfügen. Wie bereits von McKinsey und Unternehmen: "Mit der Einführung fortschrittlicher Technologien am Arbeitsplatz wird auch der Bedarf an Arbeitnehmern mit fein abgestimmten sozialen und emotionalen Fähigkeiten steigen - Fähigkeiten, die Maschinen noch lange nicht beherrschen... Während einige dieser Fähigkeiten, wie z.B. Empathie, angeboren sind, können andere, wie z.B. fortgeschrittene Kommunikation, verfeinert und erlernt werden."
Die Quintessenz über Automatisierung und Arbeit
Im Projektmanagement - und auch in der allgemeinen Geschäftswelt - gibt es viel Gutes über die Arbeitsautomatisierung zu sagen. Wenn es effektiv entwickelt und eingesetzt wird und von einer robusten Projektmanagementlösung gesteuert wird, kann es sowohl die Prozesse als auch die Ergebnisse drastisch verbessern. Das bedeutet gesündere Projekte, produktivere Teams, zufriedenere Kunden und profitablere Unternehmen.
