Projektstatusberichte sind das wichtigste Kommunikationsmedium zwischen Ihrem Projekt und seinen verschiedenen Interessengruppen. Die Regelmäßigkeit der Berichterstattung kann zwischen wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich oder zu bestimmten Meilensteinen im Projektverlauf variieren. Wann auch immer er erstellt und weitergegeben wird, das Wichtigste ist, dass Sie als Projektmanager die Gelegenheit nutzen, effektive Projektberichte zu liefern.
Die Vorteile von Projektstatusberichten sind vielfältig und helfen Ihnen, eine zusätzliche Übersicht über den Projektfortschritt und eine implizite Freigabe zu erhalten. Ein guter Bericht informiert die Beteiligten über den Stand des Projekts in Bezug auf das Budget, die erreichten Meilensteine und die geleistete Arbeit, weist aber auch auf potenzielle Risiken hin und sorgt für Transparenz bei Entscheidungen und Aktivitäten innerhalb des Projekts.
Um sicherzustellen, dass Sie die Zeit, die Sie für die Erstellung von Berichten aufwenden, und die Zeit, die andere für die Überprüfung der Berichte aufwenden, optimal nutzen, finden Sie hier eine einfache Aufschlüsselung dessen, was in effektive Projektberichte eingeht.
- Projektname, Kundenname, Datum und Umfang
Dies sind grundlegende Angaben, die während des gesamten Projektverlaufs gleich bleiben (abgesehen vom Datum natürlich). Sie erleichtern die Identifizierung des Projekts und helfen den Leuten, sich an den Schwerpunkt des Projekts und die Ziele des Projekts zu erinnern.
- Aktueller Projektstatus
Geben Sie ein kurzes Update zum Projektstatus, so that at a glance team members and other stakeholders can get a rough idea of how the project is performing. You can provide this with a simple Poor, Average, Good rating, based on a key metric or performance indicator. For example, if you had budgeted to have spent 60% of your available time by that point and to have 60% of the project complete but had actually spent 50 % of your budgeted time and had 55% of your project completed then the project would be Good as it is significantly under budget, but it would be important to note that it was also behind schedule.
- Was wurde erreicht?
Sobald der Leser einen Überblick über den Projektfortschritt hat, können Sie beginnen, die Projektdetails aufzuschlüsseln. Gehen Sie zunächst auf die Leistungen des Projektteams seit dem letzten Bericht ein und geben Sie an, was zu erledigen war und was innerhalb des Zeitrahmens erledigt wurde.
- Aktuelle und zukünftige Aufgaben
Sprechen Sie an, woran das Team derzeit arbeitet und was die nächsten Aufgaben sind. Dies dient dazu, die Beteiligten darüber zu informieren, was sie in Zukunft von Ihrem Team und den nächsten Projektstatusberichten erwarten können.
- Identifizieren Sie aktuelle Probleme und mögliche Risiken
Als Teil eines jeden Risikomanagementplansist es wichtig, dass Sie potenzielle Projektrisiken und deren Eintrittswahrscheinlichkeit erkennen können. Informieren Sie die Beteiligten in diesem Abschnitt Ihres Statusberichts über aktuelle Probleme, die aufgetreten sind und wie mit ihnen umgegangen wird, sowie über mögliche künftige Probleme und den Plan für das Risikomanagement, um sie zu bewältigen, falls sie auftreten sollten.
- Vergangene, aktuelle und zukünftige Liefertermine
Jedes Projekt hat vordefinierte Meilensteine, in denen die Termine festgelegt sind, bis zu denen bestimmte Aufgaben erledigt oder Leistungen erbracht werden müssen. In diesem Abschnitt können Sie eine eine aktualisierte Liste, welche Meilensteine wann erreicht wurdensowie alle zukünftigen Meilensteine und wann diese Ihrer Meinung nach im Vergleich zu den geplanten Terminen erreicht werden sollen.
- Wichtige Hinweise und Kommentare
Nicht alles lässt sich in Zahlen und Fakten fassen. Um Ihren Bericht abzurunden, können Sie daher einen beschreibenden Bericht darüber verfassen, wie das Projekt Ihrer Meinung nach voranschreitet und ob es Risiken gibt, die Ihrer Meinung nach eskaliert und von den relevanten Interessengruppen überprüft werden sollten.
