Projektstatusberichte sind für jeden Projektmanager eine ständige Tatsache. Die meisten PMs erstellen mindestens einen Projektstatusbericht pro Projekt und Woche, aber diese Zahl kann sich schnell vervielfachen, wenn ein Manager häufiger Bericht erstatten muss oder verschiedenen Gruppen von Stakeholdern separat Bericht erstatten muss.
Wenn es um Statusberichte geht, macht Übung leider nicht immer den Meister. Selbst Projektmanager, die schon Hunderte von Berichten verfasst haben, machen sich das Leben oft selbst schwer, indem sie wichtige Informationen auslassen oder mehr Details als nötig aufnehmen. Bevor Sie sich hinsetzen, um Ihren nächsten Projektmanagement Statusbericht zu erstellen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um diese Tipps zu lesen.
Fügen Sie eine Zusammenfassung auf höchster Ebene ein
Wie sicher können Sie sein, dass Ihr Publikum Ihren Bericht bis zum Ende lesen wird? Wenn Sie eine Standardvorlage für Projektstatusberichte für alle Ihre Berichte verwenden, sollten Sie in der Nähe des oberen Randes ein Feld für eine kurze Zusammenfassung der Inhalte des Berichts einfügen. Ein oder zwei Sätze, die besagen, dass das Projekt weiterhin auf dem richtigen Weg ist, oder (falls erforderlich) einige wichtige Problembereiche hervorheben, können sicherstellen, dass die Beteiligten die wichtigen Informationen erhalten, die sie benötigen, selbst wenn sie abgelenkt werden, bevor sie den Rest lesen. Diese kurzen Zusammenfassungen können auch dazu beitragen, den richtigen Ton und die Erwartungen zu Beginn von Status-Update-Telefonaten oder Meetings festzulegen.
Liefern Sie die neuesten Zahlen
Abgesehen von Ihrer Zusammenfassung auf höchster Ebene sind die wichtigsten Informationen, die Sie in einem Statusbericht bereitstellen können, aktuelle Daten zu den finanziellen und zeitlichen Aspekten des Projekts. Welche Kennzahlen Sie im Einzelnen verwenden und wie detailliert Sie diese darstellen, hängt von Ihrer Zielgruppe und dem Projekt ab, aber jeder Statusbericht sollte die Teammitglieder und andere Beteiligte darüber informieren, wie das Projekt im Vergleich zu seinem Budget und Zeitplan abschneidet. Mit Projektmanagement-Lösungen wie Planview AdaptiveWork können Sie ganz einfach Echtzeitdaten in diesen Bereichen abrufen, so dass es keine Ausrede mehr gibt, sie in Ihren Berichten nicht zu berücksichtigen.
Identifizieren Sie Risikobereiche und Probleme
Jeder Projektmanager muss dem Risikomanagement besondere Aufmerksamkeit schenken. Neben der Identifizierung von Risiken sollten PMs ihren Teams dabei helfen, sich dieser Risiken ständig bewusst zu sein, indem sie Risikodiskussionen in die Tagesordnungen von Besprechungen und Projektstatusberichten aufnehmen. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie die neuesten Informationen über alle bereits aufgetretenen Probleme bereitstellen, einschließlich Anmerkungen dazu, wie das Team sie zu lösen gedenkt.
Leben Sie nicht in der Vergangenheit
Natürlich wird sich der Großteil Ihres Berichts mit Dingen befassen, die bereits geschehen sind, aber erfolgreiche PMs nutzen ihre Statusberichte auch, um den Plan für die kommende Woche zu kommunizieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die Aufgaben auflisten, deren Erledigung geplant ist, zusammen mit den Details zu wichtigen Meetings oder Meilensteinen, die zwischen Ihrem aktuellen Bericht und Ihrem nächsten (ebenso perfekten) Projektstatusbericht stattfinden werden.
Und seien Sie sich bewusst, dass die Zukunft für Projektmanager, die ihre Berichte mit einem modernen Projektmanagement-Tool wie Planview AdaptiveWork automatisieren können, rosig aussieht. Projektmanager können im wahrsten Sinne des Wortes "ihr Leben zurückbekommen", wenn sie sich vom manuellen Prozess der Berichtserstellung befreien. Möchten Sie mehr erfahren? Machen Sie noch heute eine Planview AdaptiveWork Produkttour .
