Wenn sich das Ende eines Projekts nähert, können die Gefühle gemischt sein. Oft schwanken sie zwischen Freude über die geleistete Arbeit und Erleichterung darüber, dass es endlich vorbei ist. Was jedoch oft übersehen wird, in der Phase der Übergabe der endgültigen Arbeitsergebnisse oder ein Enddatum naht, ist das, was eigentlich ganz am Ende passieren sollte, der "Licht aus"-Moment, der das Projekt angemessen abschließt.
Die Projektabnahme ist nicht unbedingt schwierig, aber wenn sie schlecht gemacht wird, kann sie langfristige Auswirkungen haben. Wenn sie gut gemacht wird, kann sie einen erheblichen Mehrwert für das abgeschlossene Projekt bedeuten. Es ist also leicht zu verstehen, warum das Wissen, wie man ein Projekt abzeichnet, zu einer notwendigen Fähigkeit für einen PM wird, auch wenn man es nur relativ selten aus erster Hand erfährt.
Wie Sie ein Projekt absegnen
Überprüfen Sie Ihre Checklisten und To-Do-Notizen
In der Eile, ein Projekt abzuschließen, kann es überraschend einfach sein, kleine (oder sogar größere) Leistungen oder Elemente des Projekts zu vergessen. Diese sind oft in Abklärungen und Kundengesprächen enthalten und schaffen es nie, in einen Projektplan aufgenommen zu werden. Es ist immer gut, die Notizen zu solchen Besprechungen und die Checklisten für die einzelnen Aufgabenstränge noch einmal durchzugehen, um sicherzustellen, dass der Kunde alles bekommt, was versprochen wurde.
Unterschrift des Kunden anfordern
Nachdem Sie dies überprüft haben, können Sie sich mit den relevanten Beteiligten auf der Client-Seite in Verbindung setzen, um sie zu bitten, die gleichen Überprüfungen auf ihrer Seite durchzuführen und, wenn sie zufrieden sind, die Projekt absegnen für die Ergebnisse und den Gesamtvertrag.
Führen Sie eine Projektprüfung durch
Eine hervorragende Möglichkeit, mehr aus dem Projekt herauszuholen, ist die Durchführung eines Post-Mortem mit den Teamleitern, dem gesamten Team oder anderen Beteiligten. Dadurch erhalten Sie wichtige Informationen über die Prozesse und ihre Funktionsweise, z. B. was gut funktioniert hat, was nicht und was in Zukunft anders gemacht werden sollte.
Kundenfeedback anfordern
Nachdem sie das Projekt von ihrer Seite aus abgezeichnet haben, kann es auch sehr vorteilhaft sein, den Kunden zu bitten, ein ehrliches Feedback über den Verlauf des Projekts zu geben. Ein Blick von außen auf die Arbeit Ihres Teams kann von unschätzbarem Wert sein, wenn es darum geht, Ihre Arbeitsweise weiter zu verbessern.
Lassen Sie Ihr Team frei
Ein Team ist eine Ansammlung von Ressourcen mit den spezifischen Fähigkeiten, die für die Ausführung der Aufgabe erforderlich sind. Nach der Abnahme des Projekts besteht jedoch kein Bedarf mehr für diese spezielle Teamzusammensetzung. Dies ist eine ausgezeichnete Gelegenheit, allen für ihre harte Arbeit zu danken und sogar zu feiern richtig, indem Sie eine Party oder zumindest etwas Lustiges im Büro veranstalten, bevor sich das Team aufteilt und mit neuen Projekten beginnt.
Dokumente archivieren
Auch wenn es den Anschein haben mag, dass viele der während des Projekts verwendeten Dokumente kaum noch von Bedeutung sind, wird Ihnen die Erfahrung zeigen, dass dieselben Situationen und Strukturen mit ziemlicher Sicherheit wieder auftreten werden. Nehmen Sie sich die Zeit, alles, was Sie benutzt haben, eindeutig zu identifizieren und aufzubewahren. A Cloud-basiertes Projektmanagement-Tool wie Planview AdaptiveWork ist ideal für den schnellen und einfachen Zugriff auf Projektdokumente.
Schreiben Sie einen kurzen Bericht
Um den Prozess der Projektabnahme abzuschließen, schreiben Sie einen kleinen Bericht für sich selbst und andere Beteiligte oder Führungskräfte. Beschreiben Sie kurz, wie genau sich das Projekt an den ursprünglichen Projektplan gehalten hat, welche Risiken oder Probleme aufgetreten sind und ob das Projekt im Allgemeinen ein Erfolg war.
