Jedes Projekt ist eine Lektion und das Überspringen der Abschlussphase in dem Lebenszyklus eines Projekts ist so, als würde man nie die Abschlussprüfung ablegen. Ob es nun ein Erfolg oder ein Misserfolg ist, ein Unternehmen kann aus jedem Vorhaben etwas lernen. Es sei denn, Sie versäumen es, die letzte Phase zu dokumentieren oder die Liefertermine einzuhalten.
Das Hauptziel der Projektabschlussphase ist es, sicherzustellen, dass alle losen Enden verbunden sind und dass die Arbeit des Projektmanagers genehmigt wird. Um dies zu erreichen, sollte ein Projektmanager einen Abschlussprozess einrichten, der am Ende eines jeden Projekts durchgeführt wird. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren für die Abschlussphase und wie Sie sicherstellen können, dass die Arbeit wirklich erledigt wird.
Bestätigen Sie, dass die Arbeit abgeschlossen ist
Vor den Treffen mit den Beteiligten oder dem endgültigen Austausch von Geldern muss der Projektmanager sicherstellen, dass alle Leistungen erbracht wurden. Dies kann jede der folgenden Aufgaben umfassen:
- Übergabe von Waren
- Übertragen von Deliverables
- Dokumentation der Abrechnung
- Erbringung vereinbarter Dienstleistungen
- Ein Endprodukt abliefern
Während des endgültigen Projektmanagement-Lebenszyklus gibt es eine Menge Kontrollen und Abgleiche, die berücksichtigt werden müssen. Das Projekt gilt als abgeschlossen, wenn alles, was versprochen wurde, geliefert wurde.
Abschluss der Beschaffung und förmliche Annahme
Alle verbleibenden Zahlungen an Lieferanten oder Partner sollten getätigt und alle Beschaffungen abgerechnet werden. Außerdem müssen alle Verträge unterschrieben werden und Sie sollten von Ihrem Kunden eine formelle schriftliche Bestätigung erhalten, dass er mit der Arbeit zufrieden ist. Dies wird mögliche künftige Klagen oder das Zurückziehen des Wortes der Zufriedenheit verhindern.
Dies ist bei weitem der kritischste Aspekt der Abschlussphase, da er sicherstellt, dass Sie rechtlich abgesichert sind und dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen. Es bedeutet, dass alle Beteiligten damit einverstanden sind, dass alle Ziele erreicht wurden und die Arbeit ausreichend geleistet wurde.
Abschließende Leistungsberichte und Analysen
Jetzt ist die Zeit zum Nachdenken. Die endgültige Leistung des Projekts sollte berechnet und geliefert werden. Dazu gehören Faktoren wie:
- Zeitplan Leistung
- Kostenleistung
- Qualität
- Ressourcen
Wurde das Budget für das Projekt über- oder unterschritten? Bei der Analyse werden die einzelnen Phasen des Projektmanagements durchlaufen, um festzustellen, wie gut das Team gearbeitet hat und was noch verbessert werden kann.
Die endgültige Leistung und Analyse wird Ihnen auch dabei helfen, Ressourcen für andere Projekte umzuverteilen, sobald die Abschlussphase beendet ist. Die gesamte Dokumentation sollte geordnet, beschriftet und ordnungsgemäß archiviert werden, damit Sie bei Bedarf später darauf zurückgreifen können.
Auch wenn die Abschlussphase eines Projekts nicht immer so aufregend ist wie der Beginn eines Projekts, ist sie doch für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Die Abschlussphase ist der entscheidende Punkt im Lebenszyklus eines Projekts, an dem ein Projektmanager nicht nur sicherstellt, dass er seine Aufgabe erfüllt, sondern auch, dass er aus den Fehlern, die er macht, lernt.
Zu den bewährten Praktiken der Projektmanagement-Abschlussphase gehört es, sicherzustellen, dass alle Arbeiten erledigt sind, alle Papiere unterzeichnet sind und alle Beteiligten zufrieden sind. Wenn das nicht der Fall ist, muss das diskutiert werden. Wenn ein System zur kontinuierlichen Verbesserung eingeführt wird, werden Sie sehen, wie die Erfolgsquote Ihrer Projekte steigt.
