Auch wenn wir die Kontrolle darüber haben sollten, kann die persönliche Produktivität eine der schwierigsten beruflichen Herausforderungen sein, mit denen viele Menschen konfrontiert sind. Ganz gleich, ob es darum geht, die Arbeit in der gewünschten Zeit zu erledigen oder persönliche Ziele zu erreichen, die über die reguläre Arbeitszeit hinausgehen - Ihre persönliche Produktivität wirkt sich darauf aus, wie Sie sich selbst fühlen und auch darauf , wie andere Beteiligte (d.h. Ihr Chef, Ihre Kunden, Ihre Kollegen) Ihre berufliche Entwicklung sehen.
Und nicht nur das: Wenn Sie sich zu sehr in bestimmte Richtungen drängen, kann dies auch zu Burnout führen. Wenn Sie sich ständig auf dieselben Faktoren konzentrieren, entsteht eine schwer zu durchbrechende Schleife, in der Sie gestresst sind, weil Sie aufgrund des Stresses nicht die gewünschten Dinge erledigen können.
Persönliches Kanban: Eine persönliche Produktivitätslösung
Es gibt verschiedene Methoden, um die eigene Produktivität zu verwalten, zu messen und zu verbessern, aber eine der beliebtesten ist die Verwendung eines persönlichen Kanban-Boards, um die eigene Arbeit zu planen und zu verfolgen.
Kanban wurde ursprünglich als Liefer- und Produktionsmethodik für den Autogiganten Toyota in Japan entwickelt, kann aber heute durch seine bemerkenswertesten Merkmale definiert werden, nämlich die Verwendung von einfachen Karten und Spalten zur Visualisierung der Arbeit.
Die Autoren des Buches Personal Kanban, Jim Benson und Tonianne Barry, schlagen vor, dass es bei Personal Kanban nur zwei Regeln gibt :
- Visualisieren Sie Ihre Arbeit
- Begrenzen Sie Ihre laufenden Arbeiten
Was das in der Praxis bedeutet, müssen Sie allerdings erst noch herausfinden, was für Sie am besten funktioniert. Als Beispiel sehen wir uns an, wie eine gewöhnliche Kanban-Tafel aussieht. Es sollten mindestens drei Spalten sein (aber auch bis zu sechs können funktionieren, ohne dass es zu kompliziert wird), die auf einem Whiteboard oder einem Flussdiagramm aufgezeichnet werden können. Diese könnten sein:
Erledigen Erledigen Erledigen
Die Titel sollten immer einfach und selbsterklärend sein. Das Ziel ist es, nicht so viel Zeit mit der Definition von Bezeichnungen zu verbringen wie mit den eigentlichen Aufgaben. Der nächste Schritt besteht darin, Karten zu erstellen, die eine Aufgabe auf einfache Weise ausdrücken (dies können einfache Post-it-Zettel sein). Die Karten sollten eine einheitliche und einfache Sprache verwenden, z.B. mit einem Aktionsverb und einem Substantiv, z.B.. 'Neuen Blog schreiben' oder 'Interviewnotizen zusammenfassen'.
Die Karten werden auf dem Spielbrett in der entsprechenden Spalte platziert. So erhalten Sie einen Überblick darüber, worauf Sie sich jetzt konzentrieren müssen, was als Nächstes ansteht und was Sie bereits erreicht haben. Ein zentrales Konzept von Personal Kanban ist die "Begrenzung der laufenden Arbeit", was bedeutet, dass Sie so wenig Karten wie möglich in der Spalte "Erledigt" ablegen. Auch wenn manche sagen, dass das unmöglich ist, weil sie so viel zu tun haben, sagen Benson und Barry, dass genau das der Punkt ist: Prioritäten zu setzen ist am effektivsten, wenn man sich auf ein oder zwei Aufgaben beschränkt und alles andere eine Ablenkung ist.
Erledigte Arbeit mit Kanban quittieren
Wenn Sie mit der Funktionsweise des Systems besser vertraut sind, können Sie die Kanban-Tafel an die spezifischen Details Ihrer Arbeit anpassen. Kanban bietet auch die Möglichkeit der Anerkennung an dem Punkt, an dem Sie eine Karte von 'In Arbeit' auf 'Erledigt' verschieben. Das mag vielleicht nicht wie ein großes Ereignis erscheinen, aber es ist wichtig, dass wir eine abgeschlossene Arbeit anerkennen, selbst wenn es sich um uns selbst handelt und nur für ein paar Sekunden.
Als Meister der Produktivitätssteigerung, sei es auf organisatorischer oder persönlicher Ebene, freut sich Planview AdaptiveWork, unseren Benutzern einen anpassbaren Kanban-Modus in Planview AdaptiveWork Go anbieten zu können. Ein Online-Tool zur Unterstützung Ihres Prozesses bedeutet, dass Sie Ihr persönliches Kanban-Board überallhin mitnehmen und sich stets auf Ihre Produktivität konzentrieren können. Sprechen Sie noch heute mit unserem Team, um mehr darüber zu erfahren, wie Planview AdaptiveWork Kanban für Sie nutzbar machen kann.
