Was ist die Kanban-Methodik und ihre Vorteile?

Bevor wir in eintauchen, was die Kanban-Methode ist und ihre Vorteile und Hauptmerkmale erkunden, ist es hilfreich, einen Schritt zurückzutreten und sich einen Moment lang auf ein verwandtes Konzept zu konzentrieren: Agile.

Laut der Agile Alliance, einer weltweiten gemeinnützigen Mitgliedsorganisation, die sich der Unterstützung von Menschen verschrieben hat, die agile Werte, Prinzipien und Praktiken erforschen und anwenden, ist Agile im Wesentlichen eine Denkweise, die Softwareentwicklungsteams dabei helfen soll, Veränderungen zu schaffen und darauf zu reagieren. Dieser Rahmen wird durch eine Reihe von 4 Grundwerten und 12 Grundprinzipien definiert und gesteuert.

Die 4 Grundwerte von Agile

Individuen und Interaktionen werden über Prozesse und Tools gestellt.
Funktionierende Software wird einer umfassenden Dokumentation vorgezogen.
Die Zusammenarbeit mit dem Kunden hat Vorrang vor Vertragsverhandlungen.
Auf Veränderungen zu reagieren ist wichtiger als einem Plan zu folgen.

Die 12 Kernprinzipien von Agile

Oberste Priorität hat die Zufriedenheit der Kunden durch die frühzeitige und kontinuierliche Bereitstellung wertvoller Software.
Änderungswünsche - auch solche in späteren Entwicklungsstadien - sind willkommen, da das Ziel darin besteht, den Wandel zu nutzen, um den Wettbewerbsvorteil des jeweiligen Kunden zu vergrößern.
Das Ziel ist es, häufig funktionierende Software zu liefern, in manchen Fällen sogar innerhalb von ein paar Wochen. Kürzere Zeitspannen sind größeren Zeitspannen vorzuziehen.
Geschäftsinteressenten und Entwickler sollten nicht isoliert arbeiten, sondern müssen während des gesamten Projekts regelmäßig zusammenarbeiten.
Die Personen, die an den Projekten arbeiten, müssen die Unterstützung, die Motivation, das Vertrauen und das Umfeld haben, das sie brauchen, um ihre Arbeit zu erledigen.
Es ist allgemein anerkannt, dass die effektivste und effizienteste Methode zur Übermittlung von Informationen mit und innerhalb eines Entwicklungsteams das Gespräch von Angesicht zu Angesicht ist (was durch Videokonferenzen erleichtert werden kann, wenn ein gemeinsamer Standort geographisch nicht möglich, finanziell nicht machbar oder aus Gründen der öffentlichen Gesundheit nicht zulässig ist).
Das wichtigste Maß für den Fortschritt ist funktionierende Software.
Alle Prozesse und Arbeitsabläufe sollten eine nachhaltige Entwicklung unterstützen, und alle Beteiligten, einschließlich der Entwickler, Sponsoren und Endbenutzer, sollten sich bemühen, im Laufe der Zeit ein konstantes Tempo beizubehalten.
Sowohl der Prozess als auch das Produkt werden durch gutes Design und kontinuierliche Aufmerksamkeit für technische Spitzenleistungen verbessert.
Einfachheit ist wichtig und wird als die Kunst definiert, die Menge an Arbeit zu maximieren, die nicht erledigt werden muss.
Selbstorganisierte Teams sind am besten in der Lage, die besten Architekturen, Anforderungen und Designs zu erstellen.
In regelmäßigen Abständen sollten die Teams analysieren, wie sie effizienter und effektiver werden können.

Diese Werte und Prinzipien beziehen sich auf "Entwickler" und "Software", denn Agile wurde eingeführt, um Softwareentwicklungsprojekte anzuleiten und zu verbessern. Im Laufe der Jahre hat sich Agile jedoch weit über den IT-Bereich hinaus ausgedehnt und wird nun auch von Teams im Marketing, in der Produktentwicklung, bei professionellen Dienstleistungen und vielen anderen Bereichen eingesetzt.

Nachdem wir nun die Grundlagen von Agile beleuchtet haben, können wir einen Gang höher schalten und die Frage beantworten: Was ist die Kanban-Methodik?

Die Geschichte der agilen Kanban-Methodik

Kanban - ein japanisches Wort, das ins Englische mit "Karte, die man sehen kann" übersetzt werden kann - wurde von Toyota in den 1940er Jahren zur Unterstützung der Just-in-Time-Bestandsverwaltung eingeführt. Bei diesem Ansatz wurden einfache physische Karten verwendet, um die einzelnen Schritte eines Prozesses zu kennzeichnen. So konnten die Teams schnell und einfach sehen, welche Arbeiten im Gange waren, welche abgeschlossen waren und was noch zu tun war.

Im Laufe der nächsten Jahrzehnte breitete sich Kanban im Bereich des allgemeinen Projektmanagements aus, und zu Beginn des 21 Jahrhunderts war es als agile Methode fest etabliert und weit verbreitet. Während die ersten Kanban-Befürworter und -Evangelisten die Methode im Bereich der Softwareentwicklung einsetzten, wird Kanban heute in einer Vielzahl von Bereichen und Anwendungsfällen effektiv eingesetzt - weshalb eine wachsende Zahl von Organisationen die Frage stellt, die wir gerade beantworten: Was ist die Kanban-Methode?

Kanban-Projektmanagement-Methodik

Als Projektmanagement-Methode basiert Kanban auf einer Reihe von sechs Kernelementen: Visualisierung von Arbeitsabläufen, Begrenzung der laufenden Arbeit, Verwaltung von Arbeitsabläufen, Prozessrichtlinien, Feedbackschleifen und kontinuierliche Verbesserung. Das Erfassen dieser Elemente trägt wesentlich dazu bei, die Grundlagen der Kanban-Methodik zu verstehen.

Arbeitsabläufe visualisieren
Obwohl sich Kanban seit seiner Einführung in den 1940er Jahren stark verändert und weiterentwickelt hat, ist es nach wie vor grundlegend in der Visualisierung von Arbeitsabläufen verwurzelt (d.h. wie die Arbeit von einer bestimmten Phase zur nächsten übergeht). Heutzutage verwenden die meisten Organisationen - und alle großen Unternehmen - virtuelle/Online-Boards, die für Teams (sowohl an einem Standort als auch aus der Ferne) viel leichter zugänglich sind und automatisch aktualisiert werden können, um Probleme mit der Versionskontrolle zu vermeiden.

Jede Tafel ist in Etappen unterteilt (z.B. To Do (Zu erledigen), Doing (In Arbeit), In Review (In Prüfung), Approved (Genehmigt), Published (Veröffentlicht)). Die Aufgaben enthalten grundlegende Informationen wie eine kurze Beschreibung, wer verantwortlich ist, die geschätzte Dauer und was erforderlich ist, um in die nächste Phase überzugehen. Einige Lösungen unterstützen auch zusätzliche umfangreiche und relevante Kanban-Tafeldaten, wie z.B. Checklisten, Dateien und In-Context-Konversationen (d.h. Teammitglieder kommunizieren über ein Diskussionsforum, das ausschließlich mit einer bestimmten Aufgabe verbunden ist).

Grenzen für laufende Arbeiten
WIP-Limits (Work in Progress) sind Einschränkungen, die verhindern, dass die Arbeit in die nächste Phase übergeht, wenn dadurch ein Engpass entstehen würde. Natürlich bringen WIP-Limits nur dann Vorteile, wenn sie optimiert werden. Wenn die WIP-Grenzen zu niedrig sind, sind die Mitarbeiter untätig und die Produktivität leidet. Wenn die WIP-Grenzen zu hoch sind, sind sie im Grunde bedeutungslos. Unternehmen, die die agile Methode Kanban verwenden, müssen in der Regel experimentieren, um die richtigen WIP-Levels für verschiedene Arbeitsstufen zu kalibrieren.

Arbeitsabläufe verwalten
Projektmanager müssen die Arbeitsabläufe ständig überwachen und Anpassungen auf der Grundlage einer Vielzahl von Faktoren wie WIP-Engpässen oder Überkapazitäten (wie oben beschrieben), veränderten Kundenanforderungen usw. vornehmen. Projektmanager sind auch dafür verantwortlich, dass ihre Teams motiviert und engagiert bleiben.

Prozess-Leitlinien
Damit der Kanban-Prozess funktioniert, sind klare und konsistente Richtlinien unerlässlich. Alle Teammitglieder müssen verstehen und akzeptieren, was es bedeutet, wenn eine Arbeit (zum Beispiel) "abgeschlossen" oder "in Prüfung" ist. Um Verwirrung, Konflikte und Chaos zu vermeiden, verwenden viele Unternehmen auch Checklisten, mit deren Hilfe sie bestimmen können, wann die Arbeit in die nächste Phase verschoben werden kann - und wann nicht.

Feedback-Schleifen
Der Erfolg oder Misserfolg der Kanban-Projektmanagement-Methode ist oft eine Geschichte - oder eine Horrorgeschichte - über Feedbackschleifen. Effiziente, organisierte und kontinuierliche Feedbackschleifen sind für Kanban absolut unerlässlich, da zukünftige Pläne in direktem Zusammenhang mit dem aktuellen Fortschritt und den zu erwartenden Problemen (sowohl positiven als auch negativen) stehen. Erinnern Sie sich, dass eines der 12 Prinzipien von Agile darin besteht, kürzere Zeiträume gegenüber längeren Zeiträumen zu bevorzugen.

Kontinuierliche Optimierung
Teams, die Kanban einsetzen, sollten regelmäßig über "das Gute, das Schlechte und das Hässliche" nachdenken und diese Erkenntnisse nutzen, um Verbesserungen vorzunehmen - im Kleinen wie im Großen. Diese Erkenntnisse sollten auch in der gesamten Organisation verbreitet werden. Dies ist ein bedeutender Unterschied zum herkömmlichen Projektmanagement, bei dem eine Lessons Learned-Analyse in der Regel erst am Ende eines Projekts erfolgt. Mit Kanban müssen diese Bemühungen kontinuierlich sein.

Vorteile der Kanban-Methodik

Es gibt mehrere wichtige Vorteile der Kanban-Methodik:

Größere Flexibilität, da sich die Arbeit nicht nach der Zeit richtet, sondern nach der Kapazität des Teams (siehe die obige Diskussion über WIP-Limits).
Erhöhte Sichtbarkeit, denn jeder kann ein Board einsehen und klar erkennen, was getan wird - und was nicht.
Weniger Engpässe, was sowohl für Kunden als auch für Teammitglieder ein großer Gewinn ist.
Gesteigerte Effizienz, da Projektmanager (und andere Mitglieder des Führungsteams) analysieren können, wie schnell oder langsam Aufgaben den Prozess durchlaufen, und dementsprechend Anpassungen vornehmen können - und so Best Practices für das, was funktioniert, einführen und das, was nicht funktioniert, korrigieren.
Zufriedenere Kunden, die von kürzeren Lieferzeiten profitieren.

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Produkttour

Das Wichtigste zum Kanban-Projektmanagement

Was ist die Kanban-Methodik? Nun, es ist kein Zauberstab oder eine Silberkugel, die Misserfolge sofort in Erfolg verwandelt. Wenn Kanban jedoch effektiv entwickelt, eingesetzt, verwaltet und optimiert wird, kann es die Zahl der Projekte, die pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen und alle erforderlichen Geschäftsziele erreicht werden, erheblich und nachhaltig erhöhen.