Die Sache ist die: Niemand will ineffiziente Geschäftsprozesse oder Standards haben. Sie entstehen auf natürliche Weise im Laufe der Zeit, entweder weil die Praktiken mit Eingaben und Überwachung aufgebläht werden und ihren ursprünglichen Zweck verlieren oder weil sie einfach veraltet sind. Selbst wenn sie nicht beabsichtigt waren, kosten betriebliche Ineffizienzen Sie in einigen Fällen wahrscheinlich gerade jetzt Zeit und Geld bis zu 20% oder 30% Ihres Jahresumsatzes.
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, wie sich Ineffizienzen in Ihr Unternehmen einschleichen können, aber sie aufzuspüren und zu beseitigen ist ein sehr wichtiger Teil der Arbeit eines erfolgreichen Projektmanagers. Das kann jedoch schwieriger sein, als es aussieht, denn oft sind es gerade die gängigsten Prozesse, die Sie seit Jahren verwenden, die jetzt am ineffizientesten sind.
Hier sind einige häufige betriebliche Ineffizienzen, auf die Sie achten sollten:
Spreadsheets
Sie sind allgegenwärtig und werden scheinbar seit Anbeginn der Zeit verwendet, und doch sind Tabellenkalkulationen eine der größten Ineffizienzen, die Unternehmen heute zu schaffen machen. Es ist nicht wirklich ihre Schuld, sie wurden einfach nie für die speziellen Aufgaben entwickelt, die ihnen jetzt aufgezwungen werden. Einzelne Tabellenkalkulationen wurden enthält 10tausende von Fehlern und sie können während ihrer Lebensdauer Hunderte von Iterationen durchlaufen.
Probleme, die durch Tabellenkalkulationen verursacht werden:
- Mangel an klarer Sicht
- Verzögerungen bei Aktualisierungen und beim Auffinden wichtiger Informationen
- Schlechte Regierungsführung
- Erschwert die Zusammenarbeit
- Keine automatische Freigabe von Updates
Natürlich, wenn Sie etwas benutzen, das nicht für diesen Zweck gebaut wurde wird nicht so effizient sein als etwas, das ist. Der Wechsel zu einem schnelleren, vollständig anpassbaren und leicht aktualisierbaren Projektmanagement-Software-System wird Ihre Kommunikation, Ihr Aufgabenmanagement und der gesamte Projektablauf viel reibungsloser ablaufen.
Schlechte Kommunikationskanäle
Zu viele Besprechungen können unproduktiv sein. Deshalb raten uns Management-Gurus seit Jahren, sie neu zu organisieren, sie im Stehen abzuhalten oder sie ganz zu streichen. Das ist alles schön und gut, aber die Leute müssen trotzdem wissen, was sie tun sollen, und Sie als Projektmanager müssen wissen, wie sie es tun.
Die Notwendigkeit einer guten Kommunikation liegt also auf der Hand, und das ist auch gut so, mit dem zunehmenden Einsatz von neuer Softwarekönnen die Benutzer alle Informationen erhalten, die sie benötigen, ohne mehr Zeit als nötig zu verschwenden.
Abgeschottete Teams
Wenn ein Projekt in vollem Gange ist, kann es ganz normal sein, dass sich die Teams trennen und sich auf ihre eigenen Aufgaben konzentrieren.Dies wird als "isoliert" bezeichnet.. Es mag zwar toll erscheinen, wenn jeder seine Zeit nur mit seinem speziellen Aufgabenbereich verbringt, aber in Wirklichkeit ist dies einer der ineffizientesten Geschäftsprozesse.
Der Grund dafür ist, dass Ihr Projekt als Ganzes möglicherweise nicht in der Lage ist, die geschaffenen Effizienzvorteile zu nutzen, oder, noch schlimmer, dass doppelte Arbeit geleistet wird. Um dies zu verhindern, sollten Sie versuchen, selbst zu einem Bindeglied zu werden, die mögliche Wissenslücke zu schließen und dafür zu sorgen, dass die verschiedenen Abteilungen zusammenbleiben und sich auf das Gesamtziel konzentrieren.
Veraltete Systeme
Wenn ein neues System installiert wurde, war es höchstwahrscheinlich auf dem neuesten Stand der Technik. Aber selbst nach ein paar Jahren wird es wahrscheinlich veraltet sein. Das Arbeitstempo wird nicht langsamer sein als vor ein paar Jahren, aber wenn ein Konkurrent auf dem Laufenden geblieben ist, wird er schneller sein als Sie. Wenn Sie nicht auf der Höhe der Zeit bleiben, werden Sie also nicht langsamer, sondern bleiben im selben Tempo, während alle anderen um Sie herum schneller werden.
