Die Unternehmen von heute setzen zunehmend auf das PMO, um den Gewinn zu steigern. Eine unzureichende Ressourcenplanung erschwert die schnelle Bereitstellung innovativer Produkte, Dienstleistungen und Kundenerlebnisse. "Das Risiko mangelnder Kapazitäten ist die Unfähigkeit, Projekte zu finanzieren. Wir haben ein 'Bedürfnis nach Geschwindigkeit' und brauchen die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt im Lebenszyklus eines Projekts. Das ist es, was wir tun, um unsere Wachstumsziele zu erreichen."
Dieses Zitat eines Kunden von Planview, der weltweit im Bereich Konsumgüter tätig ist, charakterisiert die Herausforderungen und Risiken, denen Unternehmen bei der Ressourcenplanung gegenüberstehen. Wenn Sie sich nicht richtig auf die Ressourcenplanung konzentrieren, kommt es zu Projektverzögerungen, Umsatzeinbußen, geringer Produktivität, höheren Kosten, erhöhter Mitarbeiterfluktuation und vielem mehr. Wie lautet die Antwort? In dieser Blogserie zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Ressourcenplanung verbessern können, unabhängig davon, wie erfahren Sie in der Verwaltung von Ressourcen und der Planung von Kapazitäten für die Projekte, Programme und Initiativen Ihres Unternehmens sind.
Das Savvy PMO weist seinen Mitarbeitern konsequent die wertvollsten Aufgaben zu und passt Rollen, Mitarbeiter und Teamzuweisungen an, um die strategische Ausrichtung sicherzustellen. Wenn Sie unsere fünf Richtlinien befolgen, können PMOs auf jeder Ebene das Ressourcenmanagement verbessern, sich schneller an veränderte Prioritäten und Möglichkeiten anpassen und letztlich das Unternehmenswachstum beschleunigen.
Die ersten beiden Richtlinien, die in diesem Blog behandelt werden, betreffen Ihre Mitarbeiter.
1. Konzentrieren Sie sich zuerst auf Ihre wichtigsten Ressourcen
Für das Savvy PMO stehen die Menschen im Mittelpunkt. Die Beiträge, Fähigkeiten, Erfahrungen, Verfügbarkeit und das Potenzial Ihrer Mitarbeiter zu kennen, ist entscheidend für die Verbesserung der Ressourcenplanung. Sie müssen aber nicht alle auf einmal einbeziehen. Folgen Sie diesen drei Schritten, um loszulegen.
a. Sammeln Sie Ihre ersten Ressourcen
Wählen Sie bei der Zusammenstellung oder Zuweisung von Teams einige wenige Mitarbeiter aus. Ihre Kriterien könnten z.B. diejenigen sein, die die wertvollste und strategischste Arbeit leisten, oder diejenigen, die dazu neigen, übermäßig ausgelastet zu sein. Dann können Sie mit Ihrer ersten Reihe von Projekten und Arbeiten beginnen. Sobald Sie herausgefunden haben, welche Prozesse und Strategien am besten funktionieren, können Sie später weitere Ressourcen hinzufügen.
b. Identifizieren Sie Rollengruppen und bestimmen Sie interne und abrechenbare Sätze
Richten Sie Rollen entsprechend der Nomenklatur Ihres Unternehmens ein: Architekt, Projektmanager und Business Analyst, zum Beispiel. Interne und fakturierbare Tarife helfen bei der Kostenabschätzung und der Rationalisierung des Prozesses, wenn einem Projekt Rollen zugewiesen werden.
c. Ressource Kompetenzprofile zuweisen
Hier nehmen Sie individuelle Eigenschaften auf, wie z.B. die bisherigen Erfahrungen und besonderen Fähigkeiten eines Mitarbeiters. Je besser Sie diese Elemente kategorisieren können, desto einfacher wird Ihre Ressourcenplanung sein.
2. Zuweisen und Zuordnen von Ressourcenrollen und Teamzuweisungen
Sobald Sie Ihre erste Gruppe von Ressourcen und deren Rollen und Kompetenzprofile identifiziert haben, sind Sie bereit für die Zuweisungsphase. Es ist wichtig, hier flexibel zu bleiben, je nach den verschiedenen Arbeitsmethoden, Projekttypen und personellen Anforderungen. Die folgenden Schritte werden Ihnen dabei helfen, die richtige Arbeit mit den richtigen Leuten zusammenzubringen.
a. Planungsarbeiten
Mehrere Ansätze zur Ressourcenplanung helfen Ihnen dabei, Mitarbeiter entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens einzusetzen. Hier sind zwei, die Sie in Betracht ziehen sollten.
- Planung auf höchster Ebene
Verwenden Sie diesen Ansatz, wenn Sie:
- Sie kennen die benötigten Rollen, aber nicht unbedingt die Personen
- Sie müssen Rollen- und Ressourcenzuweisungen auf Projektebene zur weiteren Analyse und Genehmigung haben.
- Möglicherweise müssen Sie sich auf andere Personen im Unternehmen verlassen, um die Personalbesetzung abzuschließen oder Genehmigungen für die Personalbesetzung einzuholen.
- Sie müssen den Bedarf darstellen, bevor Sie eine detaillierte Struktur für die Projektaufgaben haben.
- Bottom-up, Planung auf Aufgabenebene
Verwenden Sie diesen Ansatz, wenn Sie:
- Sie benötigen eine Planung auf niedriger Ebene, möglicherweise für detaillierte Berichte oder zum Verständnis von CapEx vs. OpEx
- Sie verfügen über detaillierte Arbeitsaufteilungsstrukturen und müssen die Nachfrage auf diesen Informationen aufbauen.
- Sie haben bereits Genehmigungen oder müssen keinen Genehmigungsprozess für die Zuweisung Ihrer Ressourcen durchlaufen
- Sie haben einen detaillierten Aufgabenplan und möchten Ressourcen für diese Aufgaben einplanen
b. Darstellung des Arbeitsaufwands
Sobald Sie sich für eine Planungsmethode entschieden haben, wählen Sie aus, wie Sie den Bedarf ausdrücken möchten: in Kopfzahl (oder Vollzeitäquivalenten) oder Aufwand. Auch wenn das eine für bestimmte Projekte besser sein mag als das andere, ist dies ein Bereich, in dem die meisten PMOs konsistent bleiben.
- Drücken Sie den Bedarf in Headcount aus, wenn Sie es vorziehen, die Zuweisungen als Prozentsatz der Arbeitszeit der Ressource darzustellen. Einige Anwendungen unterstützen die Erstellung von Aufwandsprofilen auf niedrigeren Granularitätsebenen, um unterschiedliche Arbeitslasten über die gesamte Lebensdauer des Programms zu berücksichtigen.
- Drücken Sie die Nachfrage in Aufwand aus, wenn es für Ihr Unternehmen sinnvoller ist, die gesamte Arbeit Ihrer Projektressourcen darzustellen. Eine Ressource könnte z.B. für 80 Stunden für ein Projekt eingeteilt werden, so dass Sie genau wissen, wie viel ihrer Zeit für diese Arbeit aufgewendet wird.
c. Zuweisung der Arbeit
Der nächste Schritt ist die Wahl Ihrer Personalstrategie. Erfahrene PMOs entscheiden sich für eine oder eine Mischung aus den folgenden Möglichkeiten:
- Erlauben Sie Projektmanagern, direkt Mitarbeiter einzustellen
- Lassen Sie Ressourcenmanager Personalverantwortung übernehmen
- Setzen Sie ein zentrales Managementteam mit einem formellen Antragsverfahren ein
Wenn Sie sich für eine Direktanstellung entscheiden, ist es wichtig, dass Sie gut kommunizieren und klare Prozesse einrichten. Außerdem können Sie verschiedene Prozesse haben, die auf unterschiedlichen Ressourcen basieren. Eine stark nachgefragte funktionsübergreifende Rolle kann beispielsweise einen formelleren Genehmigungsprozess erfordern, um sicherzustellen, dass die Arbeit ordnungsgemäß zugewiesen und nach Prioritäten geordnet wird.
In Teil 2 dieser Blogserie werden wir die letzten drei Schritte der Ressourcenplanung behandeln:
- Führen Sie grundlegende Analysen durch und berücksichtigen Sie Finanzdaten
- Analysieren Sie Kapazität und Nachfrage
- Neu ausbalancieren, vorhersagen und Strategien für die Zukunft entwickeln
Für die Details zu allen fünf Schritten laden Sie das vollständige eBook herunter: "The Savvy PMO's Guide to Resource Planning."
