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Die richtige Kapazitätsplanung: Ressourcen auf die Nachfrage abstimmen

Erfahren Sie, wie Unternehmen heute "mit weniger mehr erreichen" und dabei die üblichen Herausforderungen der Kapazitätsplanung meistern

Veröffentlicht Von Miko Laforteza
Die richtige Kapazitätsplanung: Ressourcen auf die Nachfrage abstimmen

Heutzutage werden Unternehmen ständig aufgefordert, "mit weniger mehr zu erreichen".

Den meisten Unternehmen fehlt es jedoch an grundlegenden Ressourcenkapazitäten. Oft werden Pläne genehmigt, bevor die Ressourcenkapazität bewertet wurde, was dazu führt, dass Ziele verfehlt werden und Mitarbeiter aufgrund von Überbeanspruchung ausbrennen. Unternehmen benötigen eine effektive Strategie zur Kapazitätsplanung.

In diesem Blog heben wir einige Best Practices aus unserem jüngsten Webinar Getting Capacity Planning Right mit David Blumhorst und AJ Shavell von Planview hervor. Sie zeigen Beispiele aus der Zusammenarbeit mit Kunden, die ihre Kapazitäten richtig planen.

Ressourcenmanagement verstehen

Die Kapazitätsplanung kann unterschiedliche Formen annehmen, je nachdem, ob sie intern oder extern erfolgt. Das Ziel des internen Ressourcenmanagements (PPM) ist es, das Geschäft innerhalb des Unternehmens zu verbessern. Dazu müssen Sie oft mit Einschränkungen arbeiten, Ideen und Aufgaben nach Prioritäten ordnen und abschätzen, wie viele Sie übernehmen können.

Externes Ressourcenmanagement (PSA) beinhaltet die Arbeit für externe Kunden gegen eine Gebühr und den Ausgleich von Angebot und Nachfrage, während Sie sich durch die Opportunity-Eingänge arbeiten, ähnlich wie beim Verkaufstrichter. Das Verständnis für internes und externes Kapazitätsmanagement gibt den Ton für die Gesamtstrategie an.

Ressourcenmanagement ist die Grundlage für den Erfolg eines Unternehmens. Es ist schwierig, ein Unternehmen aufzubauen, das langfristig erfolgreich ist, wenn nicht die richtigen Voraussetzungen gegeben sind.

Befolgen Sie bei der Kapazitätsplanung die 80/20 -Regel: lösen Sie 80% des Kapazitätsplans, nicht die 20%, die noch nicht bekannt sind.

Die gemeinsamen Herausforderungen der Kapazitätsplanung

Die Kapazitätsplanung ist von entscheidender Bedeutung, aber sie ist nicht ohne Herausforderungen. Traditionelle Modelle folgen einem typischen Projektmanagementmodell, bei dem die Kapazität von den Stunden abhängt. In diesen Modellen erfolgt die Planung nach Monaten oder Quartalen, nicht nach Tagen. Andererseits ist agile Arbeit kontinuierlicher, mit Einschränkungen, die auf dem Team und nicht auf der Rolle basieren.

Die interne und externe Kapazitätsplanung steht oft vor der Herausforderung von Ressourcenengpässen. Unternehmen mit gemeinsam genutzten oder konkurrierenden Ressourcen haben eine zusätzliche Belastung für die Kapazitätsplanung. Interne Teams müssen auch das richtige Maß an Arbeit finden, um den Wert zu steigern, ohne die Mitarbeiter auszubrennen, und externe Teams müssen ein Gleichgewicht zwischen Umsatz und Kundenzufriedenheit finden.

Ein agiler Ansatz für die Kapazitätsplanung, bei dem ausgewogene, feste Teams eingesetzt werden, kann viele dieser Herausforderungen überwinden. Effizientes Arbeiten durch Priorisierung und Aufarbeitung des Rückstands innerhalb jedes Teams ermöglicht es, Projekte fortzusetzen, ohne dass das gesamte Team für jedes Projekt umstrukturiert werden muss.

Bewährte Praktiken der Kapazitätsplanung

Das wichtigste Prinzip der Kapazitätsplanung ist, dass es sich um einen Top-Down-Prozess handelt, nicht um einen Bottom-Up-Prozess. Da sich Projekte und Kapazitäten so schnell ändern können, ist es bei einem Bottom-up-Prozess schwierig, Anpassungen vorzunehmen. Die Verwendung eines Top-Down-Verfahrens ermöglicht einfachere Anpassungen.

Die Kapazitätsplanung ist ein mittelfristiges Problem, d.h. die Teams schauen oft drei bis sechs Monate voraus. Teams können nicht jedes Detail lösen, weil sie die Details nicht kennen - und das müssen sie auch nicht. Befolgen Sie bei der Kapazitätsplanung die 80/20 -Regel: Lösen Sie 80% des Kapazitätsplans, nicht die 20%, die noch nicht bekannt sind.

Die Kapazitätsplanung erfordert ständige Anpassungen. Während viele Unternehmen jährliche Planungsmeetings abhalten, um das gesamte Jahr auf einmal zu betrachten, bewegt sich das Geschäft heute zu schnell, um so langsam zu sein. Die erfolgreichsten Unternehmen sehen sich stattdessen mindestens monatlich ihren internen Kapazitätsplan an und passen ihn an die aktuelle Arbeit und Nachfrage an. Einige Teams, wie z.B. die Kapazitätsplanung für Dienstleistungen, müssen wöchentlich überprüfen und anpassen und die Pipeline im Auge behalten.

Die beste Praxis für die Kapazitätsplanung ist ein vierstufiger Prozess:

  1. Verstehen Sie Ihre Gesamtnachfrage, indem Sie sich den Auftragseingang und die Verkaufspipelines ansehen.
  2. Analysieren Sie Ihre aktuelle Kapazität und behalten Sie dabei die laufenden Projekte und die Nachfrage im Auge.
  3. Erwägen Sie Ihre Optionen mit einer Szenarioplanung.
  4. Passen Sie sich ständig an und entwickeln Sie sich weiter.

Letztlich ist die Kapazitätsplanung ein fortlaufender Prozess, der ständige Anpassungen erfordert. Um erfolgreich zu sein, müssen die Teams regelmäßig Zeit aufwenden, um den Kapazitätsplan zu überprüfen und anzupassen.

Nächste Schritte

Die richtige Kapazitätsplanung ermöglicht es Unternehmen, ihre Ressourcen zu maximieren und ihren Umsatz zu steigern. Eine effektive Strategie zur Kapazitätsplanung hilft Teams - sowohl internen als auch externen - mit weniger mehr zu erreichen und erfolgreich zu sein. 

Kapazitätsplanung ist ein kontinuierlicher Prozess. Wenn es gut gemacht ist, können sich die Teams auf Veränderungen bei Projekten und Nachfrage einstellen, so dass sie ihre Einnahmen maximieren und Mitarbeitern und Kunden den besten Service bieten können.

Sehen Sie sich das On-Demand-Webinar an, um mehr über die Vorteile der Kapazitätsplanung zu erfahren und darüber, wie das richtige Modell zu einer besseren Entscheidungsfindung bei der Einstellung von Ressourcen oder der Verschiebung/Genehmigung von Projekten beiträgt.

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Geschrieben von Miko Laforteza Product Marketing Specialist

Miko Laforteza is a Product Marketing Specialist responsible for driving go-to-market strategy, positioning, and operationalization of the Project Portfolio Management solution at Planview. He is a creative problem solver and is passionate about helping organizations on their technology maturity journey.