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Virtuelle oder ferngesteuerte PI-Planung: Häufig gestellte Fragen

Veröffentlicht Von Emily Peterson

Virtuelle PI-PlanungMitwirkende: Jon Terry, Siraj Sirajuddin, Susan Gibson

Da Unternehmen versuchen, eine vollständig virtuelle Belegschaft einzurichten, wurden wir von unseren Kunden gefragt: Wie mache ich jetzt eine virtuelle oder Remote-PI-Planung? Wir wissen, dass unsere Kunden nicht die einzigen sind, die sich diese Frage stellen, und in der Tat sind nicht nur sie, sondern auch wir es. Da wir bei Planview PI Planning betreiben, haben wir beschlossen, unsere Erkenntnisse zusammen mit dem Fachwissen von Siraj und Susan auf Temenos+Agility zu nutzen und ein Webinar zu diesem Thema durchzuführen.

Während der Sitzung, die jetzt unter on-demand abrufbar ist, haben wir eine Reihe von Fragen zu verschiedenen Themen erhalten. In diesem Blog finden Sie die Fragen und Antworten, zu denen wir nicht gekommen sind, sowie die Fragen, die wir live beantwortet haben, im Detail. Lassen Sie uns gleich zur Sache kommen.

Unverzichtbare Checkliste - Wie Sie die virtuelle PI-Planung durchführen

Thema 1: Erste Schritte und Erleichterung der virtuellen oder ferngesteuerten PI-Planung

Frage: Was empfehlen Sie uns für den Einstieg in diese Art der Planung?

Das absolut Beste, was Sie tun können, um einen Release-Zug in Gang zu bringen, ist, die PI-Planung von Angesicht zu Angesicht durchzuführen. SAFe® empfiehlt, und wir stimmen dem zu, das Treffen zu planen, die Leute zusammenzubringen und rückwärts zu arbeiten, um herauszufinden, welche Vorbereitungen vor der Planung getroffen werden können. Es gibt einfach so viele Vorteile, die sich aus der Schaffung dieser hohen Bandbreite an Kommunikation ergeben, dass Sie sich dazu zwingen sollten, auch wenn es noch so entmutigend sein mag. Wir nennen dies Quick-Start ART.

Wenn Sie nicht alle Teams versammeln können, könnte es etwas schwieriger sein, einen neuen ART mit allen Mitarbeitern virtuell zu starten. Ich würde vielleicht zuerst eine Reihe von teamübergreifenden Führungstreffen ansetzen: Scrum Master, Product Owner, technische Leiter, usw. Konzentrieren Sie sich bei diesen Gesprächen auf WIP/Arbeitslast, Abhängigkeiten und Risiken. Das sind oft die größten Probleme, die für alle Teams wirklich wichtig sind. Lassen Sie es nicht zu einem Status-Meeting werden. Das Ziel ist das Lösen von Problemen.

Hoffentlich folgen Ihre Teams bereits ihren eigenen agilen Kadenzen. Diese teamübergreifenden Führungstreffen helfen den Mitarbeitern zu erkennen, wie viele teamübergreifende Probleme es gibt. Dies schafft eine Dynamik und Unterstützung für die Synchronisierung aller Ihrer Teams in einem gemeinsamen Rhythmus. Und wenn die Zeit reif ist, können Sie die ART persönlich zusammenbringen.

Frage: Was sind die Herausforderungen, die Sie bei der virtuellen PI-Planung erlebt haben?

Ich denke, das größte Problem bei virtuellen Meetings ist die Moderation. Menschen wissen in der Regel, wie und wann sie sich in ein persönliches Gespräch einschalten müssen. Und Moderatoren, RTEs und Scrum Master im Falle der PI-Planung wissen, wie sie die Menge im Auge behalten, das Engagement messen und die Leute einbeziehen können, wenn sie Leute sehen, die sich nicht zu Wort melden und dies vielleicht tun sollten. Online ist das schwieriger. Das soll nicht heißen, dass es nicht möglich ist. Es muss nur absichtlich und proaktiv sein.

Dies ist eine der Situationen, in denen die Frage "Können wir Scrum Master zwischen Teams teilen?" ganz klar beantwortet wird: Nein. Um eine hohe Produktivität von 5-12 Teams mit je 10 Personen zu erreichen, ist eine Menge Teamarbeit erforderlich. Und diese Teamarbeit kommt in der Regel nicht von alleine - insbesondere bei neuen Teams und ARTs.

​Frage: Welche Vorschläge haben Sie, um eine erfolgreiche virtuelle PI Planungsveranstaltung zu leiten und zu moderieren?

Wir haben kürzlich ein eBook mit dem Titel "Essential Checklist: How to do Virtual PI Planning?" zum Thema Moderation veröffentlicht, das auch eine Startpunkt-Agenda enthält. Persönliche PI Planning-Veranstaltungen erstrecken sich oft über zwei volle Tage, aber die Vorstellung, zwei Tage lang per Videokonferenz in Ihrem Stuhl zu sitzen, klingt für niemanden verlockend. Also haben wir die zweitägige Agenda in vier halbe Tage aufgeteilt, uns auf ein Ergebnis pro Tag konzentriert und sehr strukturierte Team-Breakout-Sitzungen angeboten. Der unverzichtbare Leitfaden enthält auch Dinge, an die Sie während der Vorbereitung denken sollten, aber auch Dinge, die Sie während und nach der Planung berücksichtigen sollten. In einer virtuellen Umgebung können Sie sich vor der PI-Planung vorbereiten, so viel Sie wollen, aber wenn Sie bei der Post-PI-Planung keine gute Arbeit leisten, ist all diese Mühe umsonst.

Es lohnt sich auch, ein Produkt zu finden, das den Teilnehmern die Möglichkeit bietet, ihre Arbeit zu visualisieren, wie sie es persönlich auf einem Whiteboard mit Haftnotizen tun würden.

Planview AgilePlace Boards sind ein großartiges Werkzeug für die Verwaltung der Arbeit eines Release Trains während einer PI. In diesen zwei Tagen entwickeln wir vielleicht einen großartigen Plan, aber in den verbleibenden Wochen der PI läuft es nie ganz nach Plan. Ein Programmbrett, das Ihnen einen teamübergreifenden Überblick über den Fluss der Funktionen bietet und mit den Brettern auf Teamebene verlinkt ist, um Probleme zu untersuchen, ist von unschätzbarem Wert für die Aufrechterhaltung der Abstimmung.

Wie im Webinar gezeigt, neigen wir dazu, unsere ART-Boards so aufzubauen, dass das PI Planning Canvas ein Teil des gesamten Boards ist. Die PI-Planung findet in den Backlog-Lanes statt, dann werden diese Karten in die Working Lanes der Karte verschoben, um den ART-Prozess zu durchlaufen. Das könnte so einfach sein wie To Do, Doing, Done, aber es könnte auch zeigen, welche Elemente zusammen mit dem Rest der Lösung demonstriert wurden, wo sich Dinge in einem noch nicht automatisierten Bereitstellungsprozess befinden und (wir raten dazu) wo sich Elemente in Ihrem Post-Deployment-Prozess befinden, d.h. welche in der Beta-Phase waren, für GA freigegeben wurden, vollständig vermarktet wurden, um eine breite Öffentlichkeit zu erreichen, und ob Erfolgsmetriken erfasst und analysiert wurden.

Wenn Sie daran interessiert sind, schnell ein ART einzurichten, empfehle ich Ihnen unseren Quick-Start ART , um zu sehen, wie Sie alle Ihre Teams in einem Board verbinden können.

Thema 2: Technische Details im Zusammenhang mit der Planung von virtuellen und persönlichen PIs

Frage: Kann ich verschiedene agile Teams mit Planview AgilePlace verbinden? ​

Erinnern Sie sich an die Quick-Start ART , die ich bereits erwähnt habe? Dazu gehört die Verbindung der visuellen Brillanz von Planview AgilePlace mit Jira, Azure DevOps von Microsoft, Rally Software (von Broadcom) und CollabNet VersionOne (jetzt Digital.ai). Wir bieten Pakete in verschiedenen Größen und mit unterschiedlichen Servicezeiten an, damit Sie schnell wieder einsatzbereit sind.

Diese Integrationen werden in der Regel auf der Ebene der Teamtafel eingerichtet, die "unterhalb" der ART-Programmtafel liegt, die wir uns im Webinar angesehen haben. Diese Funktionen und großen Story-Karten auf der Programmtafel würden mit den detaillierteren Story-Karten auf den Team-Tafeln verknüpft. Einige dieser Teams verwenden vielleicht Planview AgilePlace als native Arbeitsumgebung. Andere Teamtafeln könnten jedoch die Arbeit in einem integrierten System widerspiegeln. Auf diese Weise kann jedes Team in dem Tool arbeiten, das für sie am besten geeignet ist. Andere Teams und Führungskräfte, die nicht dasselbe technische Tool verwenden, können jedoch problemlos auf dem Laufenden bleiben und sich abstimmen.

Die Integration ist bidirektional und wird über eine leicht verständliche Benutzeroberfläche eingerichtet, für die in der Regel wenig bis gar keine Programmierung erforderlich ist. Wenn die Arbeit die Workflows auf Teamebene durchläuft (in Planview AgilePlace oder den anderen oben erwähnten ALM-Tools), wird die übergeordnete Programmtafel in Echtzeit aktualisiert.

Frage: Wie können wir Planview AgilePlace am besten bei der persönlichen PI-Planung einsetzen?

Planview AgilePlace verfügt über einen Bericht, mit dem Sie Papierkarten für alle Arbeiten an der Tafel ausdrucken und ausschneiden können. Jede Papierkarte enthält alle wichtigen Angaben aus dem elektronischen System und ist mit einem QR-Code versehen. Sie können Ihre elektronische Tafel ganz einfach an den Wänden des Raums für PI Planning nachbilden. Außerdem können die Benutzer die Karten scannen, um weitere Informationen zu erhalten, die nicht auf eine druckbare Karte passen würden, oder um die Karten schnell zu aktualisieren, anstatt sich Notizen zu machen und später an Aktualisierungen denken zu müssen. Planview AgilePlace ist so optimiert, dass es nativ auf mobilen Geräten funktioniert, so dass Sie keine spezielle App installieren müssen.

Wenn Sie Zugang zu großen Touchscreens haben, können Sie Ihr Board einfach mit in PI Planning nehmen und von dort aus arbeiten.

Frage: Sie haben die WIP-Limits nach Team für die gesamte PI gezeigt, aber können Sie auch WIP-Limits für jede Iteration festlegen? ​

Ja. Sie können WIP-Limits für jede Lane oder Sub-Lane auf einem Planview AgilePlace Board festlegen. In dem speziellen Szenario, nach dem der Fragesteller gefragt hat, könnten Sie also WIP-Limits für jede Iterations-Sub-Lane und für die Gesamtmenge der Lanes, die die PI darstellt, festlegen. Ein Team könnte über seinem Iterationslimit WIP-Limit liegen, aber nicht über seinem Gesamtlimit WIP-Limit, d.h. es kann die Arbeit wahrscheinlich noch erledigen, wenn es sein Timing überdenkt.

WIP-Limits können auf einer einfachen Kartenzählung basieren. Wir empfehlen dies auf Teamebene. Es ist besser, die Geschichten zu verkleinern, als sich Gedanken über die Größe zu machen. Aber das Tool erlaubt auch WIP-Limits auf Basis der Größe. Wir empfehlen die Verwendung von Größe für größere Arbeitseinheiten wie Epos, Features und die umfangreichen, noch nicht zerlegten Stories, die wir im Webinar verwendet haben. Wenn die Dinge noch nicht zerlegt sind, ist die Größenangabe eine nützliche Methode, um Arbeiten zu unterscheiden, die in ihrem Umfang sehr unterschiedlich sein können.

Thema 3: Die losen Enden zusammenfügen

Frage: Welche Erfahrungen haben Sie mit PI Planning gemacht, das nicht auf Softwareentwicklung basiert?

Wir bei Planview betreiben unsere Marketingteams als ART, einschließlich der Durchführung von PI Planning. Wir machen das seit etwa einem Jahr und haben festgestellt, dass es sich unglaublich positiv auf Produktivität, Innovation und Moral auswirkt. Außerdem können wir unsere Go-to-Market-Bemühungen vollständig auf das Produkt und den Vertrieb abstimmen, um sicherzustellen, dass wir vermarkten, was wir haben, und es anschließend auch verkaufen können.

Bevor Planview AgilePlace zu Planview kam, haben wir mehrere Jahre lang einen ähnlichen Prozess durchgeführt. In diesem Fall waren unsere Marketing-, Vertriebs-, Personal-, Finanz- und Betriebsteams Teil desselben ART wie unsere Entwicklungsteams. Wir haben alle sechs Wochen eine PI-Planung für alle diese Teams durchgeführt. Wir begannen unseren Prozess mit der physischen Anwesenheit aller Teilnehmer und gingen dann dazu über, jeden zu bitten, zweimal im Jahr physisch anwesend zu sein, wobei wir die restliche Zeit die physische Anwesenheit erlaubten, aber nicht darauf bestanden.

Wie geht es weiter?

Zwar sind sich die meisten einig, dass eine persönliche PI-Planung von unschätzbarem Wert ist, aber wir können dies im Moment einfach nicht tun. Und auch wenn einige Unternehmen beschließen, eine PI-Planungsveranstaltung auf der Strecke zu lassen, sind wir der Meinung, dass der Wert einer solchen Veranstaltung immer noch sehr hoch ist - auch wenn sie virtuell ist. Durch eine gute Vorbereitung, eine solide Moderation (sowohl durch den Moderator als auch durch ein benutzerfreundliches, visuelles Produkt) und eine vollständige Post-PI-Planungskadenz können Sie die Strategie mit der Umsetzung verbinden und Ihren Kunden einen Mehrwert bieten, wenn sie ihn am meisten brauchen.

Durch unsere Partnerschaft mit Temenos+Agility erhalten Planview-Kunden einen Rabatt für SAFe®-Zertifizierungen. Besuchen Sie den Schulungskalender und wenden Sie sich an Ihren Planview Account Executive, um Ihren Rabattcode zu erhalten.

Im Rahmen unseres umfassenden Partnerprogramms bieten wir AgilePlace-Lizenzen von Planview für Agile-Coaches und Berater kostenlos an. Wenden Sie sich für weitere Informationen direkt an Jon ( [email protected] ).

Vielen Dank an Jon Terry und Siraj Sirajuddin, Susan Gibson von Temenos+Agility für ihre Mitarbeit an diesem Blog.

Wichtige Checkliste: Durchführung einer virtuellen PI-Planung

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Geschrieben von Emily Peterson Sr. Demand Generation Manager

Emily Peterson ist Demand Gen Manager für die Enterprise Agile Planning Solution von Planview. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Agilität zu ihren Bedingungen und nach ihrem Zeitplan zu erreichen. Sie nutzt ihre berufliche Erfahrung im Bereich des agilen Marketings (als RTE), um neue Arbeitsweisen im gesamten Unternehmen zu fördern und alle Bereiche des Unternehmens mit den Gesamtzielen des Unternehmens zu verbinden.